管理アシスタント II
ニュージャージー州南部の医療システム、Virtua Healthで上級管理職を事務面から支援します。 スケジュール、オフィス運営、予算、報告書、請求書、機密記録を管理します。
仕事内容
- 上級管理職に高度な事務・オフィス業務のサポートを提供します。
- オフィスの円滑な運営を支え、業務フローの問題を解決します。
- 部門行事を調整し、特別プロジェクトの事務を支援します。
- 電話や来訪者を取り次ぎ、適切な担当者につなぎ、定型的な問い合わせに対応します。
- 予約、会議、カンファレンスを設定し、スケジュールを管理します。
- 議事録、書簡、メモ、プレゼンテーション、報告書、専門報告書を作成します。
- 出張を手配し、旅程を管理します。
- 部門予算、事業計画、関連する計画策定を支援します。
- オフィス経費報告書を作成し、請求書を追跡します。
- 必要に応じて部門の給与計算を準備し、処理します。
- 機密情報や慎重な取り扱いが必要な情報を含む、部門のファイルや記録を管理します。
- 事務・管理サポートスタッフの研修を主導または支援します。
- 組織のニーズの変化に応じてオフィス手順を更新します。
- 必要に応じて、他の管理サポートスタッフの業務を代行します。
- 一般的な秘書業務から高度な秘書業務まで対応します。
- 社内外の関係者との日常的な連絡を調整します。
応募要件
- エグゼクティブ秘書または管理事務サポートの経験が3～5年あること。求人情報では、高校卒業資格の場合は5年、ビジネスまたは秘書関連の学校修了の場合は3年の経験が必要とされています。
- 高校卒業資格とエグゼクティブ秘書または管理事務サポートの経験5年、またはビジネス／秘書関連の学校修了と秘書・管理事務サポートの経験3年を有すること。
- Excel、Word、PowerPoint、Outlook、インターネットを熟練して使用できること。
- 会話、文書、傾聴の各面で効果的にコミュニケーションできること。
- 優れた組織力を備え、優先事項の変化に応じて主体的に行動できること。
- 組織の方針や手順を理解しているか、迅速に習得して遵守できること。
- 複数の幹部を同時にサポートした経験がある方を特に歓迎します。
福利厚生
- 医療・処方薬保険
- 歯科保険
- 眼科保険
- 医療および扶養家族ケアのフレキシブル支出口座
- 403(b)プラン。401(k)は団体交渉協定の対象者に適用
- 有給休暇
- 適用される州・地域の法律に基づく有給病気休暇
- 短期障害保険
- 任意加入の長期障害保険
- 従業員および扶養家族向け生命保険
- 追加生命保険および傷害死亡・後遺障害保険
- 学費補助
- 無料カウンセリングを利用できる従業員支援プログラム