Το Lourdes Health System είναι ένας οργανισμός υγείας που εξυπηρετεί κοινότητες σε όλο το Νότιο Νιου Τζέρσεϊ μέσω νοσοκομείων και κέντρων επείγουσας φροντίδας. Οι κλινικές υπηρεσίες του περιλαμβάνουν καρδιολογική φροντίδα, ογκολογία, νευροεπιστήμες, ορθοπεδική, μαιευτική και γυναικολογία, χειρουργική, μεταμοσχευτική φροντίδα και επείγουσα θεραπεία, ενώ η τηλειατρική και οι εικονικές επισκέψεις διευρύνουν την πρόσβαση. Παράλληλα με τη φροντίδα των ασθενών, ο οργανισμός υποστηρίζει την υγεία της κοινότητας μέσω κινητών υπηρεσιών, εκπαίδευσης υγείας, διατροφικής βοήθειας και δωρεάν προληπτικών ελέγχων για τον καρκίνο. Το έργο του επικεντρώνεται στην οικοδόμηση σχέσεων εμπιστοσύνης με τους ασθενείς και στην παροχή ολοκληρωμένης, ανθρώπινης φροντίδας.
Διοικητικός/ή Βοηθός II
Παροχή διοικητικής υποστήριξης σε ανώτερα στελέχη της Virtua Health, ενός συστήματος υγείας στο Νότιο Νιου Τζέρσεϊ. Διαχείριση ημερολογίων, λειτουργιών γραφείου, προϋπολογισμών, αναφορών, τιμολογίων και εμπιστευτικών αρχείων.
Περιγραφή
- Παροχή προηγμένων διοικητικών υπηρεσιών και υπηρεσιών γραφείου σε ανώτερα στελέχη.
- Διασφάλιση της ομαλής λειτουργίας του γραφείου και επίλυση ζητημάτων ροής εργασιών.
- Συντονισμός εκδηλώσεων του τμήματος και παροχή διοικητικής υποστήριξης σε ειδικά έργα.
- Διαλογή κλήσεων και επισκεπτών, κατάλληλη παραπομπή τους και απάντηση σε συνήθη ερωτήματα.
- Προγραμματισμός ραντεβού, συσκέψεων και συνεδρίων και διαχείριση ημερολογίων.
- Σύνταξη πρακτικών, αλληλογραφίας, σημειωμάτων, παρουσιάσεων, αναφορών και εξειδικευμένων αναφορών.
- Οργάνωση ταξιδιών και διατήρηση δρομολογίων.
- Υποστήριξη των προϋπολογισμών του τμήματος, των επιχειρηματικών σχεδίων και του σχετικού σχεδιασμού.
- Σύνταξη αναφορών εξόδων γραφείου και παρακολούθηση τιμολογίων.
- Προετοιμασία και διεκπεραίωση της μισθοδοσίας του τμήματος όταν χρειάζεται.
- Τήρηση των αρχείων και των φακέλων του τμήματος, συμπεριλαμβανομένων εμπιστευτικών και ευαίσθητων πληροφοριών.
- Καθοδήγηση ή συνδρομή στην εκπαίδευση υπαλλήλων γραμματειακής και διοικητικής υποστήριξης.
- Επικαιροποίηση των διαδικασιών γραφείου καθώς εξελίσσονται οι ανάγκες του οργανισμού.
- Κάλυψη άλλων υπαλλήλων διοικητικής υποστήριξης όταν χρειάζεται.
- Παροχή γενικής και προηγμένης γραμματειακής υποστήριξης.
- Συντονισμός συνήθων επαφών με εσωτερικούς και εξωτερικούς συνεργάτες.
Απαιτήσεις
- 3–5 χρόνια εμπειρίας σε εκτελεστική γραμματειακή ή διοικητική υποστήριξη· η αγγελία ορίζει πέντε χρόνια με απολυτήριο λυκείου ή τρία χρόνια με σπουδές σε σχολή επιχειρήσεων ή γραμματειακής υποστήριξης.
- Απολυτήριο λυκείου και πέντε χρόνια εμπειρίας σε εκτελεστική γραμματειακή ή διοικητική υποστήριξη, ή σπουδές σε σχολή επιχειρήσεων/γραμματειακής υποστήριξης και τρία χρόνια εμπειρίας σε γραμματειακή ή διοικητική υποστήριξη.
- Άριστη χρήση των Excel, Word, PowerPoint, Outlook και του διαδικτύου.
- Αποτελεσματική επικοινωνία στον προφορικό και γραπτό λόγο και στην ακρόαση.
- Ισχυρές οργανωτικές δεξιότητες και προληπτική εργασία καθώς αλλάζουν οι προτεραιότητες.
- Γνώση των πολιτικών και διαδικασιών του οργανισμού ή δυνατότητα ταχείας εκμάθησης και τήρησής τους.
- Η εμπειρία υποστήριξης πολλών ανώτερων στελεχών ταυτόχρονα προτιμάται ιδιαίτερα.
Παροχές
- Ιατρική ασφάλιση και κάλυψη συνταγογραφούμενων φαρμάκων
- Οδοντιατρική ασφάλιση
- Ασφάλιση όρασης
- Ευέλικτοι λογαριασμοί δαπανών για υγειονομική περίθαλψη και φροντίδα εξαρτώμενων μελών
- Πρόγραμμα 403(b)· το 401(k) υπόκειται στη συλλογική σύμβαση εργασίας
- Άδεια μετ’ αποδοχών
- Αναρρωτική άδεια μετ’ αποδοχών σύμφωνα με την ισχύουσα πολιτειακή και τοπική νομοθεσία
- Βραχυπρόθεσμη ασφάλιση ανικανότητας
- Προαιρετική μακροπρόθεσμη ασφάλιση ανικανότητας
- Ασφάλιση ζωής για εργαζομένους και εξαρτώμενα μέλη
- Συμπληρωματική ασφάλιση ζωής και ασφάλιση θανάτου από ατύχημα και ακρωτηριασμού (AD&D)
- Οικονομική ενίσχυση για δίδακτρα
- Πρόγραμμα υποστήριξης εργαζομένων με δωρεάν συνεδρίες συμβουλευτικής