Lourdes Health System — медична організація, що обслуговує громади Південного Джерсі через лікарні та центри невідкладної допомоги. Її клінічні послуги охоплюють кардіологію, онкологію, неврологію, ортопедію, акушерство й гінекологію, хірургію, трансплантологію та невідкладне лікування; додатковий доступ забезпечують телемедицина й віртуальні візити. Окрім лікування пацієнтів, організація підтримує здоров’я громад завдяки мобільним медичним послугам, освітнім програмам, продовольчій допомозі та безкоштовним онкологічним обстеженням. Її робота ґрунтується на побудові довірливих відносин із пацієнтами та наданні комплексної, турботливої медичної допомоги.
Адміністративний асистент II
Надавайте адміністративну підтримку керівникам вищої ланки у Virtua Health — системі охорони здоров’я Південного Джерсі. Ведіть календарі, координуйте роботу офісу, бюджети, звіти, рахунки та конфіденційні документи.
Опис
- Надавайте керівникам вищої ланки розширену адміністративну й офісну підтримку.
- Забезпечуйте безперебійну роботу офісу та розв’язуйте проблеми з робочими процесами.
- Координуйте заходи відділу й надавайте адміністративну підтримку спеціальним проєктам.
- Відповідайте на дзвінки та зустрічайте відвідувачів, спрямовуйте їх до потрібних осіб і відповідайте на типові запити.
- Призначайте зустрічі й конференції та ведіть календарі.
- Готуйте протоколи, листи, службові записки, презентації, звіти та спеціалізовані звіти.
- Організовуйте поїздки й ведіть маршрути.
- Допомагайте складати бюджети й бізнес-плани відділу та планувати пов’язану діяльність.
- Готуйте звіти про офісні витрати й відстежуйте рахунки.
- За потреби готуйте й обробляйте нарахування заробітної плати відділу.
- Ведіть файли й документи відділу, зокрема конфіденційну та чутливу інформацію.
- Керуйте навчанням офісного й адміністративного персоналу або допомагайте в ньому.
- Оновлюйте офісні процедури відповідно до змін потреб організації.
- За потреби підміняйте інших працівників адміністративної підтримки.
- Надавайте загальну й розширену секретарську підтримку.
- Координуйте регулярну взаємодію з внутрішніми та зовнішніми контактами.
Вимоги
- Мати 3–5 років досвіду роботи виконавчим секретарем або в адміністративній підтримці; в оголошенні зазначено п’ять років за наявності атестата про середню освіту або три роки після бізнесової чи секретарської школи.
- Мати атестат про середню освіту й п’ять років досвіду роботи виконавчим секретарем або в адміністративній підтримці чи закінчити бізнесову або секретарську школу та мати три роки досвіду секретарської чи адміністративної роботи.
- Упевнено користуватися Excel, Word, PowerPoint, Outlook та інтернетом.
- Ефективно спілкуватися усно й письмово та вміти слухати.
- Мати сильні організаційні навички й діяти проактивно, коли змінюються пріоритети.
- Знати організаційні правила й процедури або вміти швидко їх вивчити та дотримуватися.
- Досвід одночасної підтримки кількох керівників буде значною перевагою.
Переваги
- Медичне страхування та страхування рецептурних препаратів
- Стоматологічне страхування
- Страхування зору
- Гнучкі рахунки витрат на медичне обслуговування та догляд за утриманцями
- План 403(b); план 401(k) — відповідно до колективного договору
- Оплачувана відпустка
- Оплачувана відпустка через хворобу згідно із застосовним законодавством штату й місцевих органів влади
- Страхування на випадок короткострокової непрацездатності
- Додаткове страхування на випадок довгострокової непрацездатності
- Страхування життя для працівників та їхніх утриманців
- Додаткове страхування життя та від нещасних випадків зі смертю або каліцтвом
- Допомога з оплатою навчання
- Програма допомоги працівникам із безкоштовними консультаціями