Lourdes Health System is een zorgorganisatie die gemeenschappen in South Jersey bedient via ziekenhuizen en spoedzorgcentra. Het klinische zorgaanbod omvat hartzorg, oncologie, neurowetenschappen, orthopedie, verloskunde en gynaecologie, chirurgie, transplantatiezorg en spoedbehandelingen. Telezorg en virtuele consulten bieden aanvullende toegang tot zorg. Naast patiëntenzorg ondersteunt de organisatie de gezondheid van de gemeenschap met mobiele diensten, gezondheidsvoorlichting, voedingsondersteuning en gratis onderzoeken naar kanker. De organisatie richt zich op het opbouwen van vertrouwde relaties met patiënten en het bieden van uitgebreide, betrokken zorg.
Administratief medewerker II
Bied administratieve ondersteuning aan senior leidinggevenden bij Virtua Health, een zorgstelsel in Zuid-New Jersey. Beheer agenda’s, kantoorprocessen, budgetten, rapporten, facturen en vertrouwelijke dossiers.
Beschrijving
- Ondersteun senior leidinggevenden met geavanceerde administratieve en kantoorservices.
- Zorg dat kantoorprocessen soepel verlopen en los problemen in werkstromen op.
- Coördineer afdelingsbijeenkomsten en bied administratieve ondersteuning bij speciale projecten.
- Neem telefoontjes en bezoekers in ontvangst, verwijs hen door en beantwoord routinematige vragen.
- Plan afspraken, vergaderingen en conferenties en beheer agenda’s.
- Stel notulen, correspondentie, memo’s, presentaties, rapporten en gespecialiseerde rapporten op.
- Regel reizen en houd reisplanningen bij.
- Ondersteun afdelingsbudgetten, bedrijfsplannen en aanverwante planning.
- Stel onkostendeclaraties voor kantooruitgaven op en volg facturen.
- Stel zo nodig de salarisadministratie van de afdeling op en verwerk deze.
- Beheer afdelingsbestanden en -gegevens, waaronder vertrouwelijke en gevoelige informatie.
- Leid trainingen voor administratief en ondersteunend personeel of help daarbij.
- Werk kantoorprocedures bij wanneer de behoeften van de organisatie veranderen.
- Vervang zo nodig andere medewerkers in administratieve ondersteuningsfuncties.
- Bied algemene en geavanceerde secretariële ondersteuning.
- Coördineer routinematige contacten met interne en externe relaties.
Vereisten
- Je hebt 3–5 jaar ervaring met secretariële ondersteuning van leidinggevenden of administratieve ondersteuning; de vacature vermeldt vijf jaar met een middelbareschooldiploma of drie jaar met een bedrijfsadministratieve of secretariële opleiding.
- Je hebt een middelbareschooldiploma en vijf jaar ervaring met secretariële ondersteuning van leidinggevenden of administratieve ondersteuning, of een bedrijfsadministratieve/secretariële opleiding en drie jaar ervaring met secretariële of administratieve ondersteuning.
- Je werkt vlot met Excel, Word, PowerPoint, Outlook en internet.
- Je communiceert effectief in gesprekken en schriftelijk en luistert goed.
- Je werkt georganiseerd en proactief en past je aan wanneer prioriteiten veranderen.
- Je kent organisatiebeleid en procedures, of kunt deze snel leren en volgen.
- Ervaring met gelijktijdige ondersteuning van meerdere leidinggevenden heeft sterk de voorkeur.
Voordelen
- Medische verzekering en dekking van geneesmiddelen op recept
- Tandartsverzekering
- Oogzorgverzekering
- Flexibele uitgavenrekeningen voor gezondheidszorg en zorg voor afhankelijke personen
- 403(b)-regeling; 401(k) onder voorbehoud van de collectieve arbeidsovereenkomst
- Betaald verlof
- Betaald ziekteverlof volgens toepasselijke staats- en lokale wetgeving
- Kortetermijnarbeidsongeschiktheidsverzekering
- Optionele langetermijnarbeidsongeschiktheidsverzekering
- Levensverzekering voor medewerkers en hun gezinsleden
- Aanvullende levensverzekering en AD&D-verzekering
- Studiekostenvergoeding
- Medewerkersbijstandsprogramma met gratis counselingsessies