Lourdes Health System er en helseorganisasjon som betjener lokalsamfunn i hele det sørlige New Jersey gjennom sykehus og akuttmottak. De kliniske tjenestene omfatter hjertebehandling, onkologi, nevrologi, ortopedi, obstetrikk og gynekologi, kirurgi, transplantasjonsbehandling og akutt behandling, mens telemedisin og virtuelle konsultasjoner gir bedre tilgang til helsehjelp. I tillegg til pasientbehandling støtter organisasjonen folkehelsen gjennom mobile tjenester, helseopplæring, ernæringsstøtte og gratis kreftscreeninger. Arbeidet er rettet mot å bygge tillitsfulle relasjoner med pasientene og tilby helhetlig og omsorgsfull behandling.
Administrativ assistent II
Gi administrativ støtte til ledere hos Virtua Health, et helsesystem i det sørlige New Jersey. Håndter kalendere, kontordrift, budsjetter, rapporter, fakturaer og konfidensielle dokumenter.
Beskrivelse
- Gi ledere avansert administrativ støtte og kontortjenester.
- Sørg for at kontordriften går som den skal, og løs problemer i arbeidsflyten.
- Koordiner avdelingsarrangementer og gi administrativ støtte til særskilte prosjekter.
- Ta imot og vurdere telefoner og besøkende, henvise dem til rett sted og besvare rutinemessige henvendelser.
- Avtal timer, møter og konferanser, og vedlikehold kalendere.
- Utarbeid referater, korrespondanse, notater, presentasjoner, rapporter og spesialrapporter.
- Ordne reiser og holde reiseplaner oppdatert.
- Bidra til avdelingens budsjetter, forretningsplaner og tilhørende planlegging.
- Utarbeid rapporter over kontorutgifter og følg opp fakturaer.
- Forbered og behandle avdelingens lønn ved behov.
- Vedlikehold avdelingens filer og dokumenter, inkludert konfidensiell og sensitiv informasjon.
- Led eller bidra til opplæring av kontor- og administrativt støttepersonell.
- Oppdater kontorrutiner når organisasjonens behov endrer seg.
- Vikarier for annet administrativt støttepersonell ved behov.
- Gi generell og avansert sekretærstøtte.
- Koordiner rutinemessig kontakt med interne og eksterne parter.
Krav
- Ha 3–5 års erfaring med sekretærarbeid for ledere eller administrativ støtte; utlysningen angir fem år med videregående skole eller tre år med utdanning innen økonomi eller sekretærarbeid.
- Ha videregående utdanning og fem års erfaring med sekretærarbeid for ledere eller administrativ støtte, eller utdanning innen økonomi/sekretærarbeid og tre års erfaring med sekretærarbeid eller administrativ støtte.
- Beherske Excel, Word, PowerPoint, Outlook og internett.
- Kommunisere godt muntlig og skriftlig, og være en god lytter.
- Ha gode organisatoriske evner og arbeide proaktivt når prioriteringene endres.
- Kjenne organisasjonens retningslinjer og rutiner, eller kunne lære og følge dem raskt.
- Erfaring med å støtte flere ledere samtidig er sterkt ønskelig.
Fordeler
- Sykeforsikring og forsikring for reseptbelagte legemidler
- Tannforsikring
- Synsforsikring
- Fleksible utgiftskontoer for helsetjenester og omsorg for forsørgede
- 403(b)-ordning; 401(k) i henhold til gjeldende tariffavtale
- Betalt fri
- Betalt sykefravær i henhold til gjeldende delstatslige og lokale lover
- Korttids uføreforsikring
- Valgfri langtids uføreforsikring
- Livsforsikring for ansatte og deres forsørgede
- Supplerende livs- og ulykkesforsikring (AD&D)
- Utdanningsstøtte
- Ansattstøtteprogram med gratis rådgivningstimer