WeAssist.io biedt uitbestede virtuele assistentiediensten aan bedrijven die meer capaciteit willen creëren voor werk met een hoge toegevoegde waarde. Het team ondersteunt de dagelijkse bedrijfsvoering met diensten zoals leadgeneratie, beheer van inbox en agenda, verwerking van onkosten en facturen, socialmediastrategie, onderzoek en gegevensinvoer. Het bedrijf richt zich erop ondernemers en zakelijke teams te helpen de administratieve werkdruk te verlagen en de operationele productiviteit te verbeteren.
Tweetalige executive assistant voor verzekeringen – op afstand vanuit Mexico
Ondersteun een commerciële verzekeringsagent bij offertes, polisafsluitingen, betalingen, certificaten, verlengingen en het beheer van de inbox. Communiceer in het Engels en Spaans met Spaanstalige klanten in het kleinbedrijf.
Beschrijving
- Binnenkomende intakeformulieren van klanten beoordelen en valideren
- Nauwkeurige klantgegevens bijhouden in het agentschapsbeheersysteem
- Aanvraaggegevens invoeren in offerteportalen van commerciële verzekeraars en wholesalebrokers
- Contact opnemen met klanten om bedrijfsgegevens te verzamelen die nodig zijn voor acceptatie
- Aanvullende vragenlijsten van verzekeraars invullen en de voltooide documenten uploaden
- De offertestatus volgen en de eigenaar van het agentschap informeren wanneer offertes gereed zijn
- Procedures voor het afsluiten van polissen met verzekeraars beheren
- Financieringsovereenkomsten voorbereiden en de verwerking van gestorte cheques volgen
- Digitale facturen en betaallinks naar klanten sturen
- Ondersteunen bij de overgang van het oude financiële systeem naar het nieuwe digitale platform
- Rapporten opstellen voor polissen die op annulering wachten
- Klanten bellen over achterstallige betalingen en helpen bij het verwerken ervan
- Aansprakelijkheidsverzekeringscertificaten opstellen
- Certificaatpakketten samenstellen voor aanvragen van bouwvergunningen
- Endorsements voor aanvullende verzekerden verwerken
- Afstandsverklaringen voor werknemerscompensatie voorbereiden en ter ondertekening verzenden
- Zes weken voor het verlopen van een polis beginnen met de opvolging voor verlenging en opnieuw contact opnemen met klanten
- Aflopende polissen opnieuw offreren en opties van andere verzekeraars vergelijken
- De gedeelde Gmail-inbox beheren
- Routinevragen beantwoorden en zaken die de aandacht van de eigenaar vereisen doorverwijzen
- Klantgesprekken in het Engels en Spaans voeren
- Afspraken en vergaderverzoeken doorsturen naar de frontoffice-assistent
- Dagelijks contact onderhouden met de eigenaar van het agentschap
Vereisten
- Vloeiende beheersing van het Engels en Spaans, zowel mondeling als schriftelijk
- Bij voorkeur 2–5 jaar ervaring als Insurance CSR, administratief medewerker of virtueel assistent binnen de Amerikaanse commerciële verzekeringssector
- Praktisch inzicht in dekkingslimieten, certificaten, offertes en verlengingen
- Warme, geduldige en benaderbare telefonische houding
- Duidelijke en professionele Engelse e-mails kunnen schrijven
- Een drukke inbox met een groot berichtenvolume kunnen beheren
- Snel en procesgericht kunnen leren en repetitief werk nauwkeurig en consequent uitvoeren
- Eerlijk en transparant zijn en de discipline hebben om fouten direct te melden
- Ervaring met een printer en scanner is sterk gewenst
- Ervaring met een agentschapsbeheersysteem en offerteportalen van Amerikaanse verzekeraars of wholesalebrokers is gewenst
- Bereidheid om AI-tools te gebruiken
- Business-casual kleding voor vergaderingen
- Een schoon strafblad, betrouwbare camera, kwaliteitsmicrofoon en sterke wifi
- Fulltime beschikbaar van 09:00 tot 17:00 uur Eastern Time (EST/EDT)
Voordelen
- 13e-maandbonus
- Permanente werkregeling vanuit een thuiskantoor
- Zorgverzekering
- Tandartsverzekering
- Verzekering voor geestelijke gezondheid
- Concurrerend startsalaris
- Mogelijkheden voor loopbaangroei
- Salarisverhogingen op basis van prestaties
- Prijzen en extra bonussen
- Ondersteunend en flexibel management
- Mogelijkheid tot professionele ontwikkeling
- Kans om de eerste externe functie van het bedrijf mede vorm te geven
- Mogelijkheid om diepgaandere expertise in commerciële verzekeringen op te bouwen