Bristol Myers Squibb is een wereldwijd opererend biofarmaceutisch bedrijf dat geneesmiddelen voor ernstige aandoeningen onderzoekt, ontwikkelt en beschikbaar maakt. Het werk van het bedrijf omvat cardiovasculaire gezondheid, celtherapie, immunologie en oncologie en brengt grote internationale teams samen met onderzoekers, zorgverleners en andere partners. De organisatie richt zich op het bevorderen van de medische wetenschap en het verbeteren van behandelresultaten voor patiënten door middel van innovatieve behandelingen.
Executive Assistant Patiëntveiligheid bij Bristol Myers Squibb – Princeton, NJ
U biedt hoogwaardige administratieve ondersteuning aan leiders op het gebied van patiëntveiligheid bij Bristol Myers Squibb in Princeton. U coördineert agenda’s, vergaderingen, reizen, locatieactiviteiten en vertrouwelijke prioriteiten van het management.
Beschrijving
- Agenda’s en prioriteiten van toegewezen senior leiders proactief beheren
- Opkomende kwesties signaleren, planningsconflicten oplossen en actieplannen uitvoeren wanneer prioriteiten veranderen
- Leiderschapsvergaderingen, teamevenementen, sessies voor grote groepen en locatieactiviteiten coördineren, inclusief locaties, agenda’s, materialen, technologie, catering en logistiek
- Complexe binnenlandse en internationale reizen regelen, inclusief wijzigingen in reisplannen en aanverwante ondersteuning
- Bezoekers, toegang, benodigdheden, werkplekbehoeften, lokale onboarding en offboarding en andere administratieve zaken op de locatie beheren
- Workday-aanvragen en administratieve transacties verwerken en daarbij nauwkeurige afdelingsregistraties bijhouden
- Professioneel communiceren met senior leidinggevenden en uiteenlopende stakeholders en vertrouwelijke informatie beschermen
- Activiteiten afstemmen op de afdelingsdoelstellingen en concurrerende prioriteiten, middelen en urgente verzoeken in balans brengen
- Plannings- en logistieke uitdagingen zelfstandig oplossen met beperkte begeleiding
- Samenwerken met het administratieve ondersteuningsteam en essentiële taken waarnemen
- Toegewijde administratieve ondersteuning bieden aan senior leiders op het gebied van patiëntveiligheid binnen de organisatie Business Capabilities & Excellence
Vereisten
- Een middelbareschooldiploma is vereist; een deel van een hbo- of universitaire opleiding of een geavanceerde technische opleiding is een pré
- Vijf tot zeven jaar administratieve ervaring met toenemende verantwoordelijkheid
- Ruime ervaring met het ondersteunen van senior leidinggevenden en het werken met externe stakeholders
- Sterke organisatorische vaardigheden, oog voor detail en goede opvolging
- Vermogen om zich in een dynamische, matrixorganisatie aan bedrijfsbehoeften aan te passen
- Sterke vaardigheden in relatieopbouw en een servicegerichte aanpak
- Zelfverzekerd en professioneel in het contact met senior leidinggevenden en andere stakeholders
- Vermogen om vertrouwelijke informatie en gevoelige situaties discreet en professioneel te behandelen
- Aantoonbare probleemoplossende vaardigheden en betrouwbare uitvoering in een matrixorganisatie
- Technische aanleg en bereidheid om tools voor bedrijfsactiviteiten, gegevensbeheer, rapportage en gestandaardiseerde werkprocessen te leren
- Goede beheersing van Microsoft 365, virtuele vergaderplatforms, documentopslagplaatsen en relevante bedrijfssystemen
Voordelen
- Het uitgebreide arbeidsvoorwaardenpakket kan ondersteuning voor welzijn, pensioen- en financiële beschermingsprogramma’s en medische, tandheelkundige, oog-, levens- en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen omvatten
- Flexibel betaald verlof zonder vaste opbouwlimiet voor in aanmerking komende vrijgestelde werknemers in de Verenigde Staten
- 11 betaalde bedrijfsfeestdagen per jaar
- 160 uur betaald vakantieverlof per jaar voor in aanmerking komende nieuwe niet-vrijgestelde werknemers, RayzeBio-werknemers of werknemers in Puerto Rico
- Drie optionele feestdagen voor in aanmerking komende niet-vrijgestelde werknemers, RayzeBio-werknemers en werknemers in Puerto Rico
- Betaald ziekteverlof, afhankelijk van de voorwaarden om hiervoor in aanmerking te komen
- Maximaal twee betaalde vrijwilligersdagen per jaar
- Flexibele werktijden in de zomer
- Verlofregelingen voor medische, persoonlijke, ouder-, mantelzorg-, rouw- of militaire behoeften
- Jaarlijkse wereldwijde bedrijfssluiting van eerste kerstdag tot en met nieuwjaarsdag voor in aanmerking komende werknemers
- Redelijke aanpassingen op de werkplek en voortdurende ondersteuning voor mensen met een beperking