Bristol Myers Squibb ist ein global tätiges biopharmazeutisches Unternehmen, das Arzneimittel für schwere Erkrankungen erforscht, entwickelt und bereitstellt. Die Arbeit des Unternehmens umfasst Herz-Kreislauf-Gesundheit, Zelltherapie, Immunologie und Onkologie und bringt große internationale Teams mit Forschenden, Gesundheitsdienstleistern und anderen Partnern zusammen. Im Mittelpunkt stehen die Weiterentwicklung der medizinischen Wissenschaft und die Verbesserung der Behandlungsergebnisse für Patientinnen und Patienten durch innovative Therapien.
Executive Assistant, Patientensicherheit bei Bristol Myers Squibb – Princeton, NJ
Sie leisten hochrangige administrative Unterstützung für Führungskräfte im Bereich Patientensicherheit bei Bristol Myers Squibb in Princeton. Sie koordinieren Kalender, Meetings, Reisen, Standortabläufe und vertrauliche Aufgaben der Führungsebene.
Beschreibung
- Kalender und Prioritäten der zugewiesenen Führungskräfte proaktiv verwalten
- Aufkommende Themen erkennen, Terminkonflikte lösen und bei wechselnden Prioritäten Maßnahmenpläne umsetzen
- Führungsmeetings, Teamveranstaltungen, Sitzungen mit großen Gruppen und Standortaktivitäten koordinieren, einschließlich Veranstaltungsorten, Tagesordnungen, Materialien, Technologie, Catering und Logistik
- Komplexe nationale und internationale Reisen organisieren, einschließlich Aktualisierungen von Reiseplänen und damit verbundener Unterstützung
- Besucher, Zutritt, Verbrauchsmaterialien, Arbeitsplatzbedarf, lokales Onboarding und Offboarding sowie weitere administrative Aufgaben am Standort verwalten
- Workday-Anforderungen und administrative Transaktionen bearbeiten und dabei genaue Abteilungsaufzeichnungen führen
- Professionell mit Führungskräften und verschiedenen Stakeholdern kommunizieren und vertrauliche Informationen schützen
- Aktivitäten an den Abteilungszielen ausrichten und dabei konkurrierende Prioritäten, Ressourcen und dringende Anfragen ausbalancieren
- Terminliche und logistische Herausforderungen selbstständig mit begrenzter Aufsicht lösen
- Mit dem Team für administrative Unterstützung zusammenarbeiten und bei wichtigen Aufgaben Vertretung übernehmen
- Engagierte administrative Unterstützung für leitende Führungskräfte im Bereich Patientensicherheit innerhalb der Organisation Business Capabilities & Excellence leisten
Anforderungen
- Abitur oder gleichwertiger Schulabschluss erforderlich; Hochschulkurse oder eine weiterführende technische Ausbildung sind von Vorteil
- Fünf bis sieben Jahre zunehmend verantwortungsvolle administrative Berufserfahrung
- Umfangreiche Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und in der Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit, Liebe zum Detail und zuverlässige Umsetzung
- Fähigkeit, sich in einem dynamischen, matrixartigen Umfeld an geschäftliche Anforderungen anzupassen
- Ausgeprägte Fähigkeiten zum Aufbau von Beziehungen und serviceorientierte Arbeitsweise
- Sicheres und professionelles Auftreten im Umgang mit Führungskräften und anderen Stakeholdern
- Fähigkeit, vertrauliche Informationen und sensible Situationen diskret und professionell zu behandeln
- Nachgewiesene Problemlösungskompetenz und zuverlässige Umsetzung in einem matrixartigen Umfeld
- Technisches Verständnis und Bereitschaft, Tools für Geschäftsabläufe, Datenmanagement, Berichterstattung und standardisierte Arbeitsabläufe zu erlernen
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365, virtuellen Meeting-Plattformen, Dokumentenablagen und relevanten Unternehmenssystemen
Zusatzleistungen
- Das umfassende Leistungspaket kann Unterstützung für das Wohlbefinden, Programme zur Altersvorsorge und finanziellen Absicherung sowie eine Kranken-, Zahn-, Seh-, Lebens- und Berufsunfähigkeitsversicherung umfassen
- Flexible bezahlte Freistellung ohne festgelegte Anspargrenze für berechtigte, in den USA ansässige außertarifliche Beschäftigte
- 11 bezahlte Unternehmensfeiertage pro Jahr
- 160 bezahlte Urlaubsstunden pro Jahr für berechtigte neue Beschäftigte ohne Tarifbindung, RayzeBio-Beschäftigte oder Beschäftigte mit Sitz in Puerto Rico
- Drei optionale Feiertage für berechtigte Beschäftigte ohne Tarifbindung, RayzeBio-Beschäftigte und Beschäftigte mit Sitz in Puerto Rico
- Bezahlter Krankenurlaub vorbehaltlich der Anspruchsberechtigung
- Bis zu zwei bezahlte Freiwilligentage pro Jahr
- Flexible Arbeitszeiten im Sommer
- Urlaubsprogramme für medizinische, persönliche, elterliche, pflegende, Trauer- oder militärische Bedürfnisse
- Jährliche globale Betriebsschließung vom ersten Weihnachtstag bis zum Neujahrstag für berechtigte Beschäftigte
- Angemessene Anpassungen oder Vorkehrungen am Arbeitsplatz sowie fortlaufende Unterstützung für Menschen mit Behinderungen