1 – 10 Mitarbeitende
BildungThe Ohio State University, Main Campus ist eine öffentliche Forschungsuniversität in Columbus, Ohio, die 1870 gegründet wurde. Ihre akademische Gemeinschaft umfasst Bachelor-, Master- und berufliche Studiengänge sowie Forschungsinitiativen und Partnerschaften, die Studierende, Lehrende und Kooperationspartner aus der Wirtschaft miteinander verbinden. Die Universität unterstützt außerdem das Campusleben mit akademischen, Freizeit- und Gesundheitsangeboten und fördert gesellschaftliches Engagement, die Entwicklung von Führungskompetenzen sowie ein inklusives Umfeld an ihren Standorten in Ohio.
Verwaltungsassistenz, kardiovaskuläre Medizin – Ohio State Hybrid
Hybride Verwaltungsstelle zur Unterstützung der Lehrkräfte der kardiovaskulären Medizin an der Ohio State University. Die Aufgaben umfassen klinische Terminplanung, Reisen, Finanzen, Personalwesen, Einrichtungen, Kommunikation und Veranstaltungen.
Beschreibung
- Klinische Zuordnungen in QGenda, IHIS und Outlook korrekt pflegen
- Urlaub von Ärztinnen und Ärzten sowie die Öffnung und Schließung von Ambulanzen koordinieren
- Spesenabrechnungen für Ärztinnen und Ärzte innerhalb der vorgeschriebenen Frist von 60 Tagen vorbereiten und einreichen
- Geschäftsreisen organisieren sowie Ausgabengenehmigungen und erforderliche Unterlagen einreichen
- Beim Onboarding, Offboarding und bei Rollenwechseln von Lehrkräften unterstützen
- Beim Onboarding von Mitarbeitenden und bei Personalprozessen mitwirken
- Kalender, Kommunikation, Besprechungen, Konferenzen, Workshops und besondere Veranstaltungen koordinieren
- Tagesordnungen, Besprechungsunterlagen und nachgelagerte Kommunikation vorbereiten und verteilen
- Den Bedarf von Lehrkräften und Mitarbeitenden an Einrichtungen und Räumlichkeiten bearbeiten
- Die Entwicklung und Pflege der klinischen Dienst- und Bereitschaftspläne der Abteilung mithilfe von Planungs- und Vorlagensoftware leiten
- Ärztinnen und Ärzte über Planungsdetails, Orte und Terminplanungsprobleme informieren
- Dringende Terminwünsche und besondere Terminwünsche von Patientinnen und Patienten sowie prioritäre Terminplanungsprojekte verwalten
- Vorlagenaktualisierungen, verfügbare Zugänge und die Einhaltung der Vorgaben des Erlöszyklus nachverfolgen
- Lehrkräfte aus der Elektrophysiologie und Kardiologie bei Kalender- und Reiseangelegenheiten unterstützen
- Finanzielle, personalbezogene, aufsuchende und marketingbezogene Aktivitäten sowie Aktivitäten zu Einrichtungen und Räumlichkeiten koordinieren
- Verwaltungsrichtlinien und -verfahren umsetzen, bewerten und überarbeiten
- Informationen für Abteilungsberichte, strategische Planung und Entscheidungsfindung recherchieren und zusammenstellen
- Reise-, eRequest- und Personalmaßnahmen einleiten und als Schnittstelle zu Universitätsstellen, Lehrkräften, Mitarbeitenden und externen Agenturen fungieren
Anforderungen
- Bewerberinnen und Bewerber, die in die engere Auswahl kommen, müssen erfolgreich eine Hintergrundprüfung absolvieren
- Nach einem Angebot kann eine Drogenuntersuchung oder körperliche Untersuchung erforderlich sein
- Bereitschaft, jede Woche 40 geplante Arbeitsstunden zu leisten
- Fähigkeit, administrative, operative, terminbezogene, finanzielle, personalbezogene und einrichtungsbezogene Aufgaben sowie Kommunikations- und Veranstaltungslogistik zu unterstützen
Zusatzleistungen
- Reguläre Beschäftigungsstelle
- Arbeitszeit in der Frühschicht
- Arbeitgeber mit Chancengleichheit, einschließlich für Veteraninnen und Veteranen sowie Menschen mit Behinderungen