資料中心交付資深行政助理
為 IREN 再生能源資料中心交付主管提供高階行政支援與專案協調。\n負責行事曆、差旅、報告、採購行政事務及領導團隊溝通。
說明
- 為多位副總裁和總監管理複雜行事曆，協調衝突，並預留時間進行現場訪視和里程碑審查。
- 安排頻繁差旅，包括預訂偏遠園區附近的住宿並協調現場進出。
- 編製並核對費用報告、公司信用卡帳單和里程報銷申請。
- 起草、校閱並排版往來信函、公司公告、簡報和說明資料。
- 在授權範圍內篩選和處理部門主管的收件匣。
- 組織並主持領導團隊會議、專案階段關卡和里程碑審查、全員會議及利害關係人更新會議。
- 準備議程和會前閱讀資料，協調會議安排，記錄決議和待辦事項，並確保後續工作完成。
- 彙整專案管理、工程和財務團隊提供的資訊，編製月度和季度報告。
- 協調領導團隊參與高階主管、董事會、投資人和客戶簡報會。
- 擔任部門與內部團隊、外部顧問、工程採購施工（EPC）公司、總承包商及供應商之間的主要聯絡人。
- 處理現場進出、採購單、發票、到職、系統權限、設施和 IT 方面的日常問題。
- 協助採購、預算監控、人數和承包商名單管理，以及成本提列。
- 與法務和採購團隊協作，管理顧問和承包商的到職文件。
- 整理文件儲存庫並進行版本控管，同時維護標準範本和追蹤工具。
- 協調到職、離職和面試安排。
- 安排現場訪視、高階主管和客戶參訪、全員大會及團隊活動。
- 提供日常辦公支援，代理協助同事，並指導行政團隊成員。
職位要求
- 具備至少七年逐步晉升的行政工作經驗。
- 具備至少三年直接支援副總裁級別或更高階主管的經驗。
- 有同時支援多位高階主管並為相互競爭的需求排定優先順序的成功經驗。
- 具備工商管理、辦公室行政或專案管理等相關領域的高等教育經歷者尤佳。
- 持有高中畢業證書或同等學歷。
- 熟悉 Microsoft Office，包括 Word、Excel、PowerPoint、Visio、SharePoint 和 Outlook。
- 具備採購和財務系統經驗或相關接觸經歷，例如 SAP、Oracle、Coupa、NetSuite 或 Workday。
- 具備專案交付工具經驗或相關接觸經歷，例如 Procore、Primavera P6、Microsoft Project 或 Smartsheet。
- 書面和口語溝通清晰，並展現積極聆聽能力。
- 具備扎實的研究和問題解決能力，包括處理影響全公司的複雜專案。
- 具備優異的時間管理和多工處理能力。
- 具備出色的組織、優先順序安排和批判性思考能力。
- 能獨立工作，並在商定的權限範圍內替主管做出決策。
- 以絕對謹慎的態度處理機密商業、客戶和人事資訊。
- 擁有資料中心、建築或 EPC、能源、公用事業、採礦或其他資本專案密集型產業經驗者優先考慮。
- 擁有為快速成長團隊建立行政流程的經驗者優先考慮。
- 須符合任職前背景查核和現場進出要求。
福利待遇
- 整體薪酬包括底薪、年度績效獎勵和股權計畫。
- 可能依錄取者的個人情況提供搬遷協助。
- 公司全額負擔員工的醫療、牙科和視力保險費用，並負擔眷屬保費的 75%。
- 公司支付的人壽和失能保險。
- 可選的人壽、重大疾病和意外保險。
- 參加高自付額健康計畫的員工可使用健康儲蓄帳戶。
- 員工協助計畫和健康福祉資源。
- 提供公司提撥配比的 401(k) 退休計畫。
- 財務健康工具和資源。
- 帶薪休假和帶薪假日。
- 彈性工作安排。
- 職涯晉升和內部轉調機會。
- 培訓和個人發展機會。
- 公司活動和團隊建立活動。