IREN ontwikkelt en exploiteert hoogwaardige AI-datacenters en GPU-cloudservices in Noord-Amerika. De infrastructuur is ontworpen voor veeleisende AI-trainings- en inferentieworkloads en combineert turnkey-datacenters, colocatie voor hardware van klanten en beheerde toegang tot GPU's. Het verticaal geïntegreerde model omvat faciliteitenbeheer en 24/7 ondersteuning op locatie. De datacenters worden aangedreven door hernieuwbare energie en certificaten voor hernieuwbare energie. De groeiende infrastructuurportfolio van IREN omvat locaties in de Verenigde Staten en Canada en ondersteunt grootschalige AI-capaciteit op operationele locaties, locaties in aanbouw en locaties in ontwikkeling.
Senior Executive Assistant voor de oplevering van datacenters
Ondersteun de leidinggevenden van IREN die datacenters op basis van hernieuwbare energie opleveren met managementondersteuning en projectcoördinatie. Beheer agenda’s, reizen, rapportages, inkoopadministratie en communicatie met de leiding.
Beschrijving
- Beheer complexe agenda’s voor meerdere vicepresidenten en directeuren, los conflicten op en reserveer tijd voor locatiebezoeken en mijlpaalbeoordelingen.
- Regel frequente reizen, waaronder accommodatie in de buurt van afgelegen campussen en coördinatie van de toegang tot locaties.
- Stel onkostendeclaraties, overzichten van zakelijke creditcards en kilometerdeclaraties op en reconcilieer deze.
- Stel correspondentie, bedrijfsmededelingen, presentaties en briefingmateriaal op, redigeer deze en verzorg de opmaak.
- Sorteer en prioriteer de inboxen van afdelingsleiders binnen de gedelegeerde bevoegdheden.
- Organiseer en leid leiderschapsvergaderingen, projectpoorten- en mijlpaalbeoordelingen, bijeenkomsten voor alle medewerkers en updates voor belanghebbenden.
- Stel agenda’s en leesmateriaal vooraf op, coördineer de vergaderlogistiek, leg besluiten en actiepunten vast en bewaak de opvolging.
- Stel maand- en kwartaalrapportages samen met input van projectmanagement, engineering en financiën.
- Coördineer de deelname van leidinggevenden aan briefings voor directie, bestuur, investeerders en klanten.
- Fungeer als belangrijkste contactpersoon van de afdeling voor interne teams, externe consultants, engineering-, inkoop- en bouwbedrijven (EPC), hoofdaannemers en leveranciers.
- Los routinematige zaken op rond locatietoegang, inkooporders, facturen, onboarding, systeemrechten, faciliteiten en IT.
- Ondersteun inkoop, budgetbewaking, personeels- en aannemerslijsten en kostenaccruals.
- Beheer onboardingdocumenten van consultants en aannemers in overleg met Legal en Inkoop.
- Houd documentarchieven geordend en versiebeheerd en onderhoud standaardtemplates en trackingtools.
- Coördineer onboarding, offboarding en sollicitatiegesprekken.
- Regel locatiebezoeken, rondleidingen voor leidinggevenden en klanten, personeelsbijeenkomsten en teamevenementen.
- Bied dagelijkse ondersteuning op de werkplek, vervang collega’s en begeleid administratieve teamleden.
Vereisten
- Je hebt minimaal zeven jaar steeds uitgebreidere ervaring in administratieve functies.
- Je hebt minimaal drie jaar directe ervaring met ondersteuning van senior leidinggevenden op vicepresidentniveau of hoger.
- Je hebt aantoonbaar meerdere leidinggevenden tegelijk ondersteund en concurrerende prioriteiten beheerd.
- Een opleiding na het voortgezet onderwijs in een relevant vakgebied, zoals bedrijfskunde, officemanagement of projectmanagement, is een pre.
- Je hebt een diploma voortgezet onderwijs of gelijkwaardig.
- Je hebt ruime ervaring met Microsoft Office, waaronder Word, Excel, PowerPoint, Visio, SharePoint en Outlook.
- Je hebt ervaring met of kennis van inkoop- en financiële systemen zoals SAP, Oracle, Coupa, NetSuite of Workday.
- Je hebt ervaring met of kennis van tools voor projectoplevering zoals Procore, Primavera P6, Microsoft Project of Smartsheet.
- Je communiceert helder, mondeling en schriftelijk, en kunt aantoonbaar actief luisteren.
- Je past grondige onderzoeks- en probleemoplossende vaardigheden toe, ook bij complexe projecten met impact op de hele organisatie.
- Je beheert je tijd uitstekend en kunt meerdere taken tegelijk uitvoeren.
- Je beschikt over sterke vaardigheden op het gebied van organisatie, prioritering en kritisch denken.
- Je werkt zelfstandig en neemt binnen afgesproken grenzen beslissingen namens leidinggevenden.
- Je gaat uiterst discreet om met vertrouwelijke commerciële, klant- en personeelsinformatie.
- Ervaring in datacenters, bouw of EPC, energie, nutsvoorzieningen, mijnbouw of een andere sector met veel kapitaalintensieve projecten is zeer gewenst.
- Ervaring met het opzetten van administratieve processen voor een snelgroeiend team is zeer gewenst.
- Je voldoet aan de vereisten voor de screening voorafgaand aan indiensttreding en toegang tot locaties.
Voordelen
- Het totale beloningspakket omvat een basissalaris, jaarlijkse prestatiebonussen en aandelenprogramma’s.
- Afhankelijk van de omstandigheden van de gekozen kandidaat kan verhuisvergoeding beschikbaar zijn.
- De werkgever betaalt de ziektekosten-, tandarts- en oogzorgverzekering volledig voor medewerkers en voor 75% voor hun gezinsleden.
- Door de werkgever betaalde levens- en arbeidsongeschiktheidsverzekering.
- Optionele levens-, kritieke-ziekte- en ongevallenverzekering.
- Health Savings Accounts zijn beschikbaar bij het zorgplan met hoog eigen risico.
- Programma voor medewerkerondersteuning en welzijnsvoorzieningen.
- 401(k)-pensioenregeling met werkgeversbijdrage.
- Hulpmiddelen en informatie voor financiële gezondheid.
- Betaald verlof en betaalde feestdagen.
- Flexibele werkregelingen.
- Mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling en interne doorgroei.
- Mogelijkheden voor training en persoonlijke ontwikkeling.
- Bedrijfsevenementen en teambuildingactiviteiten.