数据中心交付高级行政助理
为 IREN 可再生能源数据中心交付负责人提供高管行政支持和项目协调。\n负责日程、差旅、报告、采购行政事务及领导层沟通。
描述
- 为多位副总裁和总监管理复杂日程，协调冲突，并为现场考察和里程碑评审预留时间。
- 安排频繁差旅，包括预订偏远园区附近的住宿并协调现场准入。
- 编制并核对费用报告、公司信用卡账单和里程报销申请。
- 起草、校对并排版往来函件、公司公告、演示文稿和简报材料。
- 在授权范围内筛选和处理部门领导的收件箱。
- 组织并主持领导层会议、项目阶段关口和里程碑评审、全员会议及利益相关方沟通会。
- 准备议程和会前阅读材料，协调会议安排，记录决议和待办事项，并确保后续工作完成。
- 汇总项目管理、工程和财务团队提供的信息，编制月度和季度报告。
- 协调领导层参加高管、董事会、投资者和客户简报会。
- 作为部门与内部团队、外部顾问、工程采购施工（EPC）公司、总承包商及供应商的主要联系人。
- 处理现场准入、采购订单、发票、入职、系统权限、设施和 IT 方面的常规问题。
- 协助采购、预算监控、员工人数及承包商名单管理和成本计提。
- 与法务和采购团队协作，管理顾问和承包商的入职文件。
- 整理文档存储库并进行版本控制，同时维护标准模板和跟踪工具。
- 协调入职、离职和面试安排。
- 安排现场考察、高管和客户参观、全员大会及团队活动。
- 提供日常办公支持，代班协助同事，并指导行政团队成员。
任职要求
- 具备至少七年逐步晋升的行政工作经验。
- 具备至少三年直接支持副总裁级别及以上高级领导的经验。
- 有同时支持多位高管并为相互竞争的需求排定优先顺序的成功经验。
- 具备工商管理、办公室管理或项目管理等相关领域的高等教育经历者优先。
- 持有高中毕业文凭或同等学历。
- 熟练使用 Microsoft Office，包括 Word、Excel、PowerPoint、Visio、SharePoint 和 Outlook。
- 具备采购和财务系统经验或相关接触经历，例如 SAP、Oracle、Coupa、NetSuite 或 Workday。
- 具备项目交付工具经验或相关接触经历，例如 Procore、Primavera P6、Microsoft Project 或 Smartsheet。
- 书面和口头表达清晰，并展现出积极倾听能力。
- 具备扎实的研究和解决问题能力，包括处理影响全公司的复杂项目。
- 具备出色的时间管理和多任务处理能力。
- 具备出色的组织、优先级安排和批判性思维能力。
- 能够独立工作，并在商定的权限范围内为领导作出决策。
- 以绝对谨慎的态度处理机密商业、客户和人事信息。
- 拥有数据中心、建筑或 EPC、能源、公用事业、采矿或其他资本项目密集型行业经验者优先考虑。
- 拥有为快速发展团队建立行政流程的经验者优先考虑。
- 须满足入职前背景调查和现场准入要求。
福利待遇
- 全面薪酬包括基本工资、年度绩效激励和股权计划。
- 根据成功候选人的具体情况，可能提供搬迁援助。
- 公司全额承担员工的医疗、牙科和视力保险费用，并承担家属保费的 75%。
- 公司支付的人寿和伤残保险。
- 可选的人寿、重大疾病和意外保险。
- 参加高免赔额健康计划的员工可使用健康储蓄账户。
- 员工援助计划和健康福祉资源。
- 提供公司配比缴款的 401(k) 退休计划。
- 财务健康工具和资源。
- 带薪休假和带薪节假日。
- 灵活的工作安排。
- 职业晋升和内部流动机会。
- 培训和个人发展机会。
- 公司活动和团队建设活动。