
遠端高階領導主管助理
Aledade 招募遠端主管助理,支援 3 至 4 位高階副總裁級領導,負責行事曆、溝通、會議、差旅及 AI 賦能的營運工作。
說明
- 作為策略性執行業務夥伴,支援 3 至 4 位指定的高階副總裁級領導
- 最佳化複雜的高階主管行事曆,擔任日程把關者與時間管理夥伴
- 解決涉及多方利害關係人的大量會議中的排程衝突
- 協調離場活動、靜修會及外部聚會的審查與核准流程
- 負責虛擬及實體會議後勤,包括差旅協調與會議室安排
- 管理從規劃到後續追蹤的完整會議流程,包括議程、會前資料、會議紀錄與行動事項
- 協助董事會會議、演講活動及員工會議
- 排定高階主管電子郵件與部門 Slack 訊息的優先順序,並草擬適當回覆
- 準備、編輯及整合高階主管溝通資料、電子報、簡報與正式備忘錄
- 擔任內部團隊及重要外部利害關係人的主要聯絡人
- 透過第三方差旅平台安排複雜的差旅行程
- 在 Expensify 中處理費用,並擔任直屬下屬的核准代理人
- 協調到職與離職、權限、組織架構圖及 PTO 核准
- 使用 Ironclad 等工具管理例行營運流程與合約
- 協調硬體與軟體需求,並與 IT 部門合作處理基本存取問題
- 支援跨職能溝通與策略性期限
- 使用 Gemini 和 Claude 等 AI 工具自動化交付成果、簡化工作流程並提升生產力
職位要求
- 至少六年相關專業經驗
- 至少三年擔任執行行政助理或執行業務夥伴的直接經驗
- 願意跨時區工作,並在需要時偶爾超出標準工作時間
- 展現適應力及學習包括 AI 平台在內新興技術的積極意願
- 深入了解高階主管團隊營運與企業環境
- 具備管理複雜行事曆及協調多位高階主管日程的進階技能
- 出色的書面與口頭溝通能力,包括精緻的簡報格式處理能力
- 具備優秀的組織、解決問題及時間管理能力,並高度重視細節
- 處理機密及敏感資訊時具備良好判斷力與謹慎態度
- 實際使用 Google Workspace、AI 工具(最好是 Claude)、Navan、Expensify 及 UKG 的經驗
- 具備使用 AI 驅動工具改善行政流程與團隊生產力的經驗
- 能長時間保持坐姿並大量使用電腦與鍵盤,偶爾需要走動與搬運物品
- 願意跨時區工作,並在需要時偶爾超出標準工作時間
福利待遇
- 許多職位提供彈性排程與遠端工作選項
- 員工、家屬及同居伴侶的醫療、牙科與視力保險最高可獲 80% 費用支付
- 員工可享有充足的休假計畫,第一年包括 21 天 PTO
- 提供兩天帶薪志工假與 11 天帶薪假日
- 所有新手父母均可享有 12 週帶薪育嬰假
- 服務滿六年後,員工可享有六週帶薪休假
- 提供教育補助與臨床員工報銷計畫
- 401(k) 提撥包含最高 4% 的公司配對提撥
- 包含股票選擇權
- Aledade 提供平等就業機會,並推動多元共融的工作環境








