Aledade, Inc.
Aledade, Inc.
Aledade, Inc. ist ein Unternehmen für Gesundheitstechnologie und Gesundheitsdienstleistungen, das unabhängige Hausarztpraxen mit Lösungen für eine wertorientierte Versorgung und Accountable Care Organizations (ACOs) unterstützt. Als gemeinwohlorientierte Kapitalgesellschaft verbindet das Unternehmen datengestützte Erkenntnisse, klinische Unterstützung und betriebswirtschaftliche Ressourcen, um Praxen dabei zu helfen, Behandlungsergebnisse zu verbessern, ihre finanzielle Nachhaltigkeit zu stärken und ihre klinische Unabhängigkeit zu bewahren. Aledade arbeitet mit Hausarztpraxen, kommunalen Gesundheitszentren und ACO-Netzwerken in 45 US-Bundesstaaten zusammen. Das Netzwerk umfasst mehr als 20.000 medizinische Fachkräfte, die über 2,5 Millionen Patientinnen und Patienten versorgen. Im Mittelpunkt stehen die Verringerung einer fragmentierten Versorgung und die Verbesserung der Erfahrungen von Patientinnen und Patienten sowie medizinischen Teams.

Remote-Assistenz der Geschäftsleitung

Aledade sucht eine Remote-Assistenz der Geschäftsleitung zur Unterstützung von 3–4 Führungskräften auf SVP-Ebene bei Kalendern, Kommunikation, Meetings, Reisen und KI-gestützten Abläufen.

Beschreibung

  • Unterstützung von 3–4 zugewiesenen Führungskräften auf SVP-Ebene als strategische Assistenz der Geschäftsleitung
  • Optimierung komplexer Führungskräftekalender sowie Wahrnehmung einer Filter- und Zeitmanagementfunktion
  • Lösung von Terminkonflikten bei einer großen Zahl von Meetings mit mehreren Beteiligten
  • Koordination von Prüfungs- und Genehmigungsprozessen für Offsites, Klausurtagungen und externe Veranstaltungen
  • Überwachung der Logistik für virtuelle und persönliche Meetings, einschließlich Reiseorganisation und Raumplanung
  • Betreuung von Meetings von der Planung bis zur Nachbereitung, einschließlich Tagesordnungen, Vorbereitungsunterlagen, Protokollen und Maßnahmen
  • Unterstützung bei Vorstandssitzungen, Auftritten und Teammeetings
  • Priorisierung von E-Mails der Führungskräfte und Nachrichten in den Abteilungs-Slack-Kanälen sowie Erstellung geeigneter Antworten
  • Vorbereitung, Bearbeitung und Zusammenführung von Mitteilungen der Führungskräfte, Newslettern, Präsentationen und formellen Memos
  • Zentrale Ansprechperson für interne Teams und wichtige externe Stakeholder
  • Organisation komplexer Reisepläne über Reiseplattformen von Drittanbietern
  • Bearbeitung von Ausgaben in Expensify sowie Tätigkeit als Genehmigungsdelegierte für direkt unterstellte Mitarbeitende
  • Koordination von Onboarding und Offboarding, Berechtigungen, Organigrammen und PTO-Genehmigungen
  • Verwaltung routinemäßiger operativer Abläufe und Verträge mit Tools wie Ironclad
  • Koordination von Hardware- und Softwareanfragen sowie Abstimmung mit der IT bei grundlegenden Zugangsproblemen
  • Unterstützung der funktionsübergreifenden Kommunikation und strategischer Fristen
  • Einsatz von KI-Tools wie Gemini und Claude zur Automatisierung von Ergebnissen, Vereinfachung von Abläufen und Steigerung der Produktivität

Anforderungen

  • Mindestens sechs Jahre einschlägige Berufserfahrung
  • Mindestens drei Jahre direkte Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung oder als Executive Business Partner
  • Bereitschaft, über Zeitzonen hinweg und bei Bedarf gelegentlich außerhalb der üblichen Arbeitszeiten zu arbeiten
  • Nachgewiesene Anpassungsfähigkeit und Bereitschaft, neue Technologien einschließlich KI-Plattformen zu erlernen
  • Umfassendes Verständnis der Abläufe in Führungsteams und von Unternehmensumgebungen
  • Fortgeschrittene Kenntnisse in der Verwaltung komplexer Kalender und der Koordination von Terminen für mehrere Führungskräfte
  • Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich professioneller Formatierung von Präsentationen
  • Ausgeprägte Organisations-, Problemlösungs- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie große Liebe zum Detail
  • Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen
  • Praktische Erfahrung mit Google Workspace, KI-Tools – vorzugsweise Claude –, Navan, Expensify und UKG
  • Erfahrung mit KI-gestützten Tools zur Verbesserung administrativer Prozesse und der Teamproduktivität
  • Fähigkeit, längere Zeit zu sitzen und Computer sowie Tastaturen intensiv zu nutzen, mit gelegentlichem Gehen und Heben
  • Bereitschaft, über Zeitzonen hinweg und bei Bedarf gelegentlich außerhalb der üblichen Arbeitszeiten zu arbeiten

Zusatzleistungen

  • Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zur Remote-Arbeit stehen für viele Positionen zur Verfügung
  • Kranken-, Zahn- und Sehkostenschutz wird für Mitarbeitende, Angehörige und Lebenspartner zu bis zu 80 % übernommen
  • Mitarbeitende erhalten ein umfangreiches Urlaubsmodell, einschließlich 21 PTO-Tagen im ersten Jahr
  • Zwei bezahlte Freistellungstage für ehrenamtliches Engagement und 11 bezahlte Feiertage werden gewährt
  • Alle neuen Eltern erhalten 12 Wochen bezahlten Elternurlaub
  • Nach sechs Dienstjahren erhalten Mitarbeitende ein sechswöchiges bezahltes Sabbatical
  • Es gibt Bildungszuschüsse und Erstattungsprogramme für klinisch tätige Mitarbeitende
  • Die 401(k)-Beiträge beinhalten einen Arbeitgeberzuschuss von bis zu 4 %
  • Aktienoptionen sind vorgesehen
  • Aledade bietet Chancengleichheit und fördert ein vielfältiges, inklusives Arbeitsumfeld

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