高级行政助理（墨西哥，远程）
通过管理日程、沟通、供应商和项目协调，为一家总部位于墨西哥的公司的创始人提供支持。 通过清晰的跟踪、跟进和决策支持，确保建筑、运营、财务和招聘工作流保持一致。
描述
- 保护公司机密信息，并运用稳妥的专业判断妥善处理
- 准备会议材料、安排会议室、记录会议纪要，并组织特别活动和全员大会
- 作为高管与内部或外部合作伙伴之间的协调纽带
- 负责办公用品和日常行政流程
- 根据太平洋时间管理日程、筛选收件箱、安排出差和准备会议
- 根据需要用英语和西班牙语撰写邮件、演示文稿、单页简报和跟进沟通
- 通过拒绝、重新安排、合并和升级请求来保护创始人的日程
- 监控未解决事项并推动其完成
- 将各项目工作流统一到单一计划中，并持续更新主日程
- 创建和维护跟踪表、标准操作流程、会议机制和决策记录
- 根据约定日期安排并协调建筑师、工程师、贷款方、分包商和代理机构
- 及早识别日程风险，并提出切实可行的下一步行动
- 制作每周记分卡，总结进展、阻碍因素和所需决策
- 及时更新客户关系管理系统和销售管道记录，并维护有序的文件管理
- 支持供应商评估、入驻和发票流转
- 协调招聘活动
任职要求
- 居住在墨西哥，并拥有可靠的家庭办公环境和专业的视频沟通条件
- 具备C1级或更高水平的英语书面和口语能力
- 以西班牙语为母语或达到双语水平
- 至少拥有四年支持创始人、合伙人或总经理的经验，或具备协调多方利益相关者参与项目的经验
- 展现出强烈的责任意识，并持续按时完成工作
- 能够熟练使用Google Workspace、Microsoft Planner、Notion或同类工具、Slack、Zoom，以及Excel或Google Sheets
- 具备建筑、房地产或其他以截止日期为导向的环境中的工作经验者优先，但非必需
- 接触过CAPM、PMP或Scrum实践者优先
- 有支持美国客户或总部位于美国的创始人的经验者优先
- 熟悉加州许可流程、模块化或预制建筑，或设计施工一体化者优先
- 能够将一段无结构的20分钟语音笔记整理成精炼的单页简报者优先
