Clyde & Co to międzynarodowa firma prawnicza obsługująca przedsiębiorstwa zaangażowane w handel i działalność gospodarczą na rynkach międzynarodowych. Praktyka prawna firmy obejmuje sektory kluczowe dla globalnej infrastruktury, w tym ubezpieczenia, infrastrukturę, handel, energetykę, ochronę zdrowia, budownictwo i logistykę. Dzięki biurom w 26 krajach firma łączy międzynarodowy zespół, który koncentruje się na praktycznych poradach prawnych, partnerskiej współpracy z klientami i wysokiej jakości obsługi.
Koordynator ds. fakturowania — praca hybrydowa, Kansas City
Koordynowanie fakturowania usług prawnych, e-fakturowania, wyciągów dla klientów i windykacji dla działalności Clyde & Co w Kansas City na pełnoetatowym stanowisku hybrydowym.
Opis
- Weryfikowanie faktur wstępnych pod kątem wytycznych klientów, stawek rozliczeniowych i wyjątków dotyczących kosztów.
- Przygotowywanie i dystrybucja miesięcznych faktur wstępnych.
- Spotkania z partnerami w celu przeglądu niewykonanej pracy ujętej do rozliczenia oraz portfela należności.
- Przetwarzanie zmian w opisach oraz korekt czasu lub kosztów.
- Gromadzenie rachunków i dokumentacji potwierdzającej wydatki klientów poniesione u podmiotów zewnętrznych.
- Przygotowywanie wyciągów dla klientów, zestawień osób rejestrujących czas pracy i stron przewodnich faktur.
- Przesyłanie faktur LEDES za pośrednictwem centrów e-fakturowania i stron internetowych klientów.
- Odpowiadanie na pytania dotyczące kwot zafakturowanych i niezafakturowanych, statusu płatności oraz historii spraw.
- Zapewnianie terminowej dystrybucji, wysyłki pocztowej i elektronicznego składania faktur.
- Wprowadzanie szacunkowych honorariów i kosztów do platform e-fakturowania klientów.
- Prowadzenie dokumentacji fakturowania i wyszukiwanie dokumentacji potwierdzającej.
- Wspieranie windykacji oraz eskalowanie kwestii potrąceń lub problemów z odzyskiwaniem należności.
- Kontaktowanie się z klientami, prawnikami i pracownikami telefonicznie, mailowo oraz osobiście.
- Wspieranie prawników, klientów, sekretarzy i pracowników windykacji w sprawach dotyczących fakturowania i windykacji.
- Realizacja specjalnych projektów fakturowania, analiz oraz wdrażanie próśb dotyczących rozliczeń.
- Przygotowywanie raportów zgodnie z wymaganiami.
- Ochrona poufnych informacji firmy i klientów.
- Wykonywanie innych powierzonych obowiązków.
Wymagania
- Od dwóch do pięciu lat doświadczenia w fakturowaniu, najlepiej w kancelarii prawnej.
- Orientacja na obsługę, samodzielność i motywacja do osiągania wysokich wyników.
- Umiejętność przewyższania oczekiwań wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy.
- Doświadczenie z systemem Elite 3E będzie dodatkowym atutem.
- Pożądana znajomość złożonych systemów fakturowania lub e-fakturowania z wieloma przepływami pracy.
- Zaawansowana znajomość programu Microsoft Excel i pakietu Microsoft Office.
- Bardzo dobre umiejętności komunikacji pisemnej, ustnej i interpersonalnej.
- Umiejętność budowania i utrzymywania relacji z partnerami, prawnikami, pracownikami finansowymi, klientami, brokerami i innymi zewnętrznymi dostawcami.
- Wymagane wykształcenie średnie.
Benefity
- Hybrydowy grafik łączący pracę zdalną z czasem spędzanym w biurze.
- Duży wymiar płatnego urlopu i dni świąteczne firmy.
- Premie za polecenie wykwalifikowanych współpracowników.
- Mentoring, globalne szkolenia i wsparcie rozwoju kariery.
- Wydarzenia towarzyskie, programy wolontariatu i działań na rzecz społeczności oraz możliwości rozwoju zawodowego.
- Sześć miesięcy w pełni płatnego urlopu rodzicielskiego dla wszystkich rodziców, niezależnie od płci lub drogi do rodzicielstwa.
- Do 300 USD w roku kalendarzowym na aktywności związane z dobrym samopoczuciem oraz dodatkowy Dzień Dobrostanu poświęcony zdrowiu psychicznemu, fizycznemu i emocjonalnemu.
- Ubezpieczenie medyczne, stomatologiczne, okulistyczne, na życie i od niezdolności do pracy dla pracownika i jego rodziny.
- Świadczenia emerytalne obowiązują od pierwszego dnia i są w 100% nabyte.