1 – 10 Mitarbeitende
BildungThe Ohio State University, Main Campus ist eine öffentliche Forschungsuniversität in Columbus, Ohio, die 1870 gegründet wurde. Ihre akademische Gemeinschaft umfasst Bachelor-, Master- und berufliche Studiengänge sowie Forschungsinitiativen und Partnerschaften, die Studierende, Lehrende und Kooperationspartner aus der Wirtschaft miteinander verbinden. Die Universität unterstützt außerdem das Campusleben mit akademischen, Freizeit- und Gesundheitsangeboten und fördert gesellschaftliches Engagement, die Entwicklung von Führungskompetenzen sowie ein inklusives Umfeld an ihren Standorten in Ohio.
Verwaltungsassistent/in II, kardiovaskuläre Medizin — Hybrid
Administrative und operative Unterstützung für Lehrkräfte und klinische Aktivitäten der kardiovaskulären Medizin an der Ohio State University. Koordination von Terminen, Reisen, Personal, Finanzen, Räumlichkeiten und Abteilungsveranstaltungen.
Beschreibung
- Administrative, operative und geschäftliche Unterstützung für Lehrkräfte der nicht-invasiven kardiovaskulären Medizin leisten
- Die täglichen Geschäftsaktivitäten für zwölf Lehrkräfte verwalten
- Klinische Einsätze in QGenda, IHIS und Outlook pflegen
- Urlaubszeiten von Ärztinnen und Ärzten sowie die Eröffnung und Schließung von Sprechstunden koordinieren
- Spesenabrechnungen für Ärztinnen und Ärzte vorbereiten und einreichen
- Geschäftsreisen organisieren und die zugehörigen Unterlagen fertigstellen
- Das Onboarding, Offboarding und Übergangsaktivitäten für Lehrkräfte und Mitarbeitende unterstützen
- Kalender verwalten und die Kommunikation koordinieren
- Sitzungen, Konferenzen, Workshops und besondere Veranstaltungen organisieren
- Tagesordnungen, Sitzungsunterlagen und Nachfasskommunikation vorbereiten und verteilen
- Anforderungen an Räumlichkeiten und Arbeitsflächen für Lehrkräfte und Mitarbeitende im Bereich Herzinsuffizienz bearbeiten
- Die Entwicklung und Pflege der klinischen Dienst- und Bereitschaftspläne der Abteilung leiten
- Ärztinnen und Ärzte über Termindetails, Orte, Probleme und Anliegen informieren
- Dringende Anfragen zur Patiententerminierung und priorisierte Terminierungsinitiativen verwalten
- Vorlagenänderungen, verfügbare Zugänge und Kennzahlen zur Terminplanung verfolgen
- Nicht-invasive Kardiologinnen und Kardiologen administrativ und bei Projekten unterstützen
- Tägliche Aktivitäten in den Bereichen Finanzen, Personal, Öffentlichkeitsarbeit, Marketing, Einrichtungen und Räumlichkeiten koordinieren
- Administrative Richtlinien und Verfahren umsetzen, bewerten und überarbeiten
- Informationen für Abteilungsberichte und die strategische Planung recherchieren und zusammenstellen
- Prozesse für Reisen, eRequest und Personalmaßnahmen einleiten
- Als Schnittstelle zu Universitätsstellen, Lehrkräften, Mitarbeitenden und externen Behörden fungieren
Anforderungen
- Endkandidatinnen und Endkandidaten müssen erfolgreich eine Hintergrundprüfung absolvieren
- Nach einem Angebot kann ein Drogentest oder eine körperliche Untersuchung erforderlich sein
- Terminplanungs- und Vorlagensoftware zur Pflege klinischer Zeitpläne verwenden
- Klinische Terminplanung, Unterstützung von Lehrkräften, Finanztransaktionen, Personalprozesse, Anforderungen an Einrichtungen und Räumlichkeiten, Kommunikation, Reisen und Veranstaltungslogistik koordinieren
- Spesenabrechnungen innerhalb der erforderlichen Fristen vorbereiten und einreichen
- Geschäftsreisen koordinieren sowie Ausgabengenehmigungen und Reisedokumente fertigstellen
- Das Onboarding, Offboarding und Übergänge für Lehrkräfte und Mitarbeitende unterstützen
- Kalender verwalten sowie Sitzungen, Konferenzen, Workshops und besondere Veranstaltungen organisieren
- Informationen für komplexe Abteilungsberichte recherchieren, sammeln und zusammenführen
- Als Schnittstelle zu Universitätsstellen, Lehrkräften, Mitarbeitenden und externen Behörden fungieren
Zusatzleistungen
- Reguläre Beschäftigungsposition
- Arbeitszeit in der Frühschicht mit 40 geplanten Wochenstunden
- Hintergrundprüfung für Endkandidatinnen und Endkandidaten erforderlich
- Nach einem Angebot kann ein Drogentest oder eine körperliche Untersuchung erforderlich sein