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WVU Online ist die Initiative für digitales Lernen der West Virginia University, einer 1867 gegründeten Land-Grant-Universität. Das Angebot umfasst flexible Online-Bildung für Studierende, die ihr Studium mit Beruf, Familie oder anderen Verpflichtungen vereinbaren möchten, sowie Zugang zu Studienprogrammen, akademischen Ressourcen und Unterstützung über ein digitales Format. Als Teil der Bildungsorganisation der West Virginia University richtet sich WVU Online an Studierende, die ihre Ausbildung ortsunabhängig weiterführen möchten.
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Spezialassistenz Verwaltung – WVU Online (Hybrid)

Unterstützt die Gremien der West Virginia University, rechtliche Abläufe, Forschungsverwaltung und Initiativen der Hochschulleitung. Koordiniert vertrauliche Sitzungen, Compliance-Aktivitäten, Unterlagen, Logistik und die Nachverfolgung durch die Hochschulleitung.

USVereinigte StaatenVAVirginiaWVWest VirginiaHybridVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischVerwaltung

Beschreibung

  • Leistet logistische und operative Unterstützung für das WVU Board of Governors, die WVU Research Corporation, das Office of General Counsel und Initiativen der Hochschulleitung
  • Koordiniert Tagesordnungen, Zeitpläne, Logistik, Unterlagen, öffentliche Bekanntmachungen und Fristen für Sitzungen des Boards und seiner Ausschüsse
  • Bearbeitet Einreichungen für Tagesordnungspunkte und stellt Sitzungsunterlagen für das Board zusammen
  • Verwaltet das papierlose Sitzungssystem des Boards und überwacht die Unterlagen des Boards
  • Bucht Reisen und Unterkünfte für Mitglieder des Boards und bearbeitet Erstattungsanträge
  • Informiert die Mitglieder des Boards über Sitzungsdetails und organisatorische Vorkehrungen
  • Erfasst, transkribiert und veröffentlicht offizielle Sitzungsprotokolle
  • Bearbeitet genehmigte Beschlüsse des Boards und erstellt die erforderlichen Berichte
  • Verwaltet öffentliche Bekanntmachungen, Richtlinienkommentare, Überarbeitungen und damit verbundene Compliance-Verpflichtungen
  • Überwacht die Schulungs- und Weiterbildungsanforderungen für Mitglieder des Boards
  • Pflegt historische Unterlagen des Boards und die Website des Board of Governors
  • Leistet administrative Unterstützung für den Vorsitz des Boards und die Ausschussvorsitzenden
  • Fungiert als Verbindungsperson zur Higher Education Policy Commission
  • Unterstützt die Sitzungen des WVURC Boards durch Terminplanung, Tagesordnungen, Logistik, Protokolle, Unterlagen und Nachverfolgung
  • Unterstützt Rechtsanwälte bei Sonderprojekten, Fällen, Rechtsstreitigkeiten, Fallverwaltung, Zeitplänen, Zeitabläufen und Fristen
  • Leistet administrative Unterstützung für Initiativen der Hochschulleitung und externe Partnerschaften
  • Erstellt Briefing-Unterlagen, pflegt Nachverfolgungsaufzeichnungen, entwirft Korrespondenz, sammelt Informationen, koordiniert Sitzungen und erledigt Aufgaben

Anforderungen

  • Bachelorabschluss
  • Mindestens fünf Jahre Erfahrung im Hochschulbereich, in einer Rechtsabteilung oder im juristischen Bereich oder in einem anderen komplexen und regulierten Umfeld
  • Nachgewiesene Verantwortungsbereitschaft und Erfahrung in der administrativen Unterstützung
  • Erfahrung in einem rechtlichen oder regulatorischen Umfeld ist von Vorteil
  • Gleichwertige Kombinationen aus einschlägiger Ausbildung und Berufserfahrung werden berücksichtigt
  • Ausgeprägtes Bekenntnis zu ethischem Verhalten und Integrität
  • Sehr gute Organisation mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu verwalten und Fristen einzuhalten
  • Fähigkeit, streng vertrauliche und sensible Informationen zu bearbeiten
  • Fähigkeit, gleichzeitig komplexe Aufgaben und Projekte zu verwalten
  • Fähigkeiten in Recherche und kritischer Analyse
  • Ausgezeichnete schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Fähigkeit, umfangreiche Informationen zu sammeln und zu organisieren sowie komplexe Sachverhalte klar zusammenzufassen
  • Fähigkeit, selbstständig präzise Korrespondenz, Memoranden, Berichte und umfassende Sitzungsagenden zu erstellen
  • Fähigkeit, wirksame Beziehungen zu Einzelpersonen, Abteilungen, externen Stakeholdern und Regulierungsbehörden aufzubauen und zu pflegen
  • Fähigkeit, sich schnell in Richtlinien und Verfahren der Universität, des Bundesstaates und der zuständigen Aufsichtsstellen einzuarbeiten und die Kenntnisse kontinuierlich zu aktualisieren
  • Fähigkeit, das Portal für papierlose Board-Unterlagen zu erlernen und zu nutzen
  • Fähigkeit, die Website des WVU Board of Governors mit geeigneter Software und nach geeigneten Protokollen zu pflegen und zu aktualisieren
  • Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und dabei Diskretion und fundiertes Urteilsvermögen einzusetzen
  • Alle Qualifikationen müssen zum Beschäftigungsbeginn erfüllt sein

Zusatzleistungen

  • 37,5-Stunden-Woche
  • 13 bezahlte Feiertage
  • 24 Urlaubstage pro Jahr
  • 18 Krankheitstage pro Jahr
  • Krankenversicherung und weitere Leistungen
  • Altersvorsorgeplan nach 401(a) mit einem Arbeitgeber-Matching von 6 % des Arbeitnehmerbeitrags
  • Berechtigung zur Fortführung der Krankenversicherung und anderer Leistungen für Rentnerinnen und Rentner
  • Wellnessprogramme

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