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HireHawk ist ein Recruiting-Dienstleister, der Unternehmen dabei unterstützt, geprüfte globale Teams in den Bereichen Beratung, Logistik und Marketing aufzubauen. Die ganzheitliche Unterstützung bei der Personalgewinnung umfasst die Personalplanung, die Suche und Vorauswahl von Kandidatinnen und Kandidaten, die Einstellung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Darüber hinaus legt das Unternehmen Wert auf eine reibungslose Candidate Experience durch eine schnelle Personalsuche und eine rollenbezogene Prüfung und unterstützt Organisationen beim Ausbau ihrer verteilten Teams.
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Stellen im Unternehmen

Executive Assistant – Remote in Brasilien

Unterstütze den Gründer einer Investmentgesellschaft bei Kalenderverwaltung, Korrespondenz, Reisen und CRM-Administration. Koordiniere Investorenbeziehungen und Investmentmöglichkeiten über mehrere Zeitzonen hinweg.

BRBrasilienRemoteVollzeitMittlere StufeSeniorErforderliche Sprache: EnglischAssistenz der Geschäftsleitung

Beschreibung

  • Verwalte den Kalender des Gründers und koordiniere Meetings zu Investoren, Portfoliounternehmen und Transaktionen über mehrere Zeitzonen hinweg
  • Löse Terminkonflikte, priorisiere konkurrierende Anfragen und reagiere effektiv auf Änderungen der Planung
  • Überwache und organisiere den Posteingang des Gründers und leite dringende sowie transaktionsbezogene Korrespondenz weiter
  • Sorge für eine zeitnahe Nachverfolgung wichtiger Kontakte und aktiver Investmentmöglichkeiten
  • Organisiere komplexe nationale und internationale Reisen
  • Erstelle detaillierte Reisepläne und überwache die gesamte Reiselogistik
  • Nimm bei veränderten Umständen schnell Anpassungen an Reiseplänen vor
  • Bereite Besprechungsunterlagen, Hintergrundinformationen und den Beziehungskontext für den Gründer vor
  • Halte die CRM-Daten aktuell, einschließlich Kontakten, Beziehungshistorien und Aktivitäten in der Investment-Pipeline

Anforderungen

  • Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, Partnern oder Principals
  • Erfahrung in der Investmentverwaltung, im Private-Equity- oder Venture-Capital-Bereich, in einem Family Office oder im Finanzdienstleistungssektor ist stark bevorzugt
  • Sehr gute Fähigkeiten in Kalenderverwaltung und Priorisierung, mit hoher Genauigkeit auch unter Druck und bei konkurrierenden Anforderungen
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, ein angenehmes Auftreten sowie das Urteilsvermögen, Bedürfnisse vorauszusehen und selbstständig zu arbeiten
  • Hohes Maß an Integrität, Professionalität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Beziehungen
  • Sehr gute Kenntnisse in Gmail, Google Kalender und Google Workspace
  • Gute praktische Kenntnisse in Zoom und CRM-Systemen
  • Erfahrung mit HubSpot ist von Vorteil
  • Eine geeignete, professionelle Umgebung für die Remote-Arbeit
  • Bereitschaft, in Vollzeit während der Arbeitszeiten der US-Ostküste zu arbeiten
  • Fähigkeit, auch bei häufig wechselnden Prioritäten effektiv zu bleiben

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