City Brewing Company stellt Getränke für Marken in den gesamten Vereinigten Staaten her und verpackt sie. Die Produktionsstätten verarbeiten ein breites Sortiment, darunter Bier, Tee, Erfrischungsgetränke und Energy-Drinks. Zusammen verfügen sie über eine Verpackungskapazität von mehr als 50 Millionen Kartons. Das Unternehmen betreibt große Standorte in La Crosse, Latrobe, Memphis und Irwindale und nutzt spezialisierte Verpackungsanlagen für unterschiedliche Getränkeformate. Als Getränkehersteller in der Lebensmittel- und Getränkebranche ist City Brewing Company in den Bereichen Produktion, Verpackung und Logistik tätig.
Executive Assistant für den CEO und das Führungsteam
Unterstützung des CEO und des Führungsteams der City Brewing Company bei Kalendern, Reisen, Besprechungen, Kommunikation und vertraulichen Abläufen. Koordination des organisatorischen Tagesgeschäfts und vorausschauende Unterstützung der Unternehmensleitung.
Beschreibung
- Vertrauliche administrative Unterstützung auf höchster Ebene für den CEO leisten.
- Die Organisation und Kommunikation für das Executive Leadership Team (ELT) koordinieren.
- Den komplexen und häufig wechselnden Kalender des CEO verwalten.
- E-Mails, Anrufe und Korrespondenz des CEO sichten und priorisieren.
- Besprechungen, Briefings und Termine für den CEO und die Mitglieder des ELT planen.
- Inlands- und Auslandsreisen einschließlich Flügen, Unterkünften, Transfers und Reiseplänen organisieren.
- Korrespondenz, Präsentationen, Berichte und Mitteilungen der Unternehmensleitung erstellen, Korrektur lesen und verwalten.
- Die Organisation von Führungskräfte-, ELT-, externen und Vorstandssitzungen übernehmen.
- Tagesordnungen und Briefingunterlagen vorbereiten sowie Protokolle und Aufgaben festhalten oder weiterleiten.
- Nachverfolgungen und Fristen für den CEO und das ELT überwachen.
- Als Schnittstelle zwischen dem Büro des CEO und Führungskräften, Vorstandsmitgliedern, Investoren, Kunden und weiteren Beteiligten agieren.
- Termine und organisatorische Abläufe über mehrere Führungskalender hinweg koordinieren.
- Das ELT bei Spesenabrechnungen, der Dokumentenvorbereitung und administrativen Aufgaben unterstützen.
- Akten und Unterlagen pflegen und vertrauliche Informationen diskret behandeln.
- Spesenabrechnungen und Rechnungen bearbeiten und die Zusammenarbeit mit Dienstleistern koordinieren.
- Vom CEO und ELT geleitete Projekte und Initiativen durch Recherche und Informationsbeschaffung unterstützen.
- Möglichkeiten zur Verbesserung administrativer Abläufe und der Büroeffizienz finden.
- Bedarf vorausschauend erkennen und Probleme lösen, bevor sie eskalieren.
- Bei Bedarf weitere Aufgaben übernehmen.
Anforderungen
- Abgeschlossenes Bachelorstudium oder gleichwertige Berufserfahrung.
- Mindestens fünf Jahre Erfahrung als Executive Assistant zur Unterstützung von Führungskräften auf C-Level, idealerweise in einem mittelständischen oder wachsenden Unternehmen.
- Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten und Fristen zu bewältigen.
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
- Professionalität, Diskretion und gutes Urteilsvermögen im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, Terminplanungs- und Projektmanagementtools sowie Plattformen für virtuelle Besprechungen.
- Erfahrung in der Unterstützung eines vollständigen Führungsteams oder eines Vorstands.
- Bewerbungen werden unabhängig von ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Veteranenstatus oder Behinderung berücksichtigt.
Zusatzleistungen
- Kollegiales Arbeitsumfeld mit Fokus auf Wachstum.
- Möglichkeiten für Mitarbeitende, Neues zu lernen, Verantwortung zu übernehmen und etwas zu bewirken.
- Begrenzte Reisetätigkeit kann erforderlich sein.