行政助理，營運 - DSV，米爾頓現場辦公
在米爾頓現場全職工作，為DSV合約物流營運提供行政支援。職責包括高階主管與文書支援、報告、入職、設施協調、稽核及第一線客戶服務。
說明
- 透過協調預約、會議、活動、差旅、費用、貨運和文件，支援合約物流行政工作
- 為高階主管提供行政與文書支援
- 建立並維護信函、會議資料、會議記錄、報告、試算表、追蹤表和檔案
- 協助稽核、審查及處理文件與表格
- 準備、彙整並分發營運報告
- 協助合約物流計畫，包括安全鞋計畫
- 維持辦公室和儲存區域整潔，安排維修並維護現場狀況
- 視需要與供應商協調
- 支援空間與基礎設施規劃，包括工作站搬遷、增設和調整
- 協助並支援訪客
- 協助新員工入職，包括採購與管理設備
- 組織內部及場外的團隊與客戶活動
- 支援現場參與業務持續計畫
- 參與特別專案與計畫
- 保護機密資訊並遵守公司政策與程序
- 透過歸檔、影印、電子郵件、電話及相關工作，為管理層與營運團隊提供文書支援
- 在多個系統中研究、審查並輸入資訊
- 彙整資料並提交定期及臨時管理報告
- 作為客戶諮詢的第一聯絡人，適當解決問題或升級處理
- 在每月稽核活動期間支援管理層
- 改善流程以提升營運效能
- 完成其他指派的職責
職位要求
- 相關領域的大專文憑
- 至少兩年行政或類似工作經驗
- 熟悉Microsoft Office應用程式，包括Outlook、Excel、PowerPoint、Word、Teams和SharePoint
- 具備良好的組織能力和決策能力
- 具備出色的人際交往與溝通能力，能處理敏感及機密資訊
- 注重細節，能安排工作優先順序並按時完成任務
- 具備良好的書面與口頭溝通能力
- 具備良好的商業判斷力與專業素養
- 具備強烈的緊迫感與客戶服務承諾
- 能適應不斷變化的工作優先順序
福利待遇
- 福利資格取決於工作經驗和內部公平性
- 具包容性的工作環境，為身心障礙候選人提供招募便利