ASPCA — организация по защите животных, занимающаяся предотвращением жестокого обращения и улучшением жизни животных. Её деятельность включает спасение животных, ветеринарную помощь, гуманное просвещение и продвижение более строгих законов о защите животных. Организация поддерживает благополучие домашних и сельскохозяйственных животных, выступая за более безопасное и гуманное обращение с ними.
Старший менеджер по административным вопросам — ASPCA (удалённо)
Оказывайте административную поддержку двум старшим вице-президентам ASPCA: управляйте расписанием, поездками, бюджетами, встречами и координацией проектов. Помогайте укреплять административные процессы в национальных программах организации по защите животных.
Описание
- Оказывайте административную поддержку двум старшим вице-президентам подразделения ASPCA по программам
- Управляйте сложными календарями, конфликтами в расписании, встречами и коммуникациями руководства
- Организуйте поездки, маршруты, отчёты о расходах и подготовку к командировкам
- Ведите протоколы встреч, отслеживайте решения, документируйте задачи и координируйте последующие действия
- Отслеживайте организационные календари и готовьте руководителей и команды к планированию, проверкам, обучению по вопросам соблюдения требований и подготовке бюджета
- Работайте с директором и административной командой над улучшением работы подразделения по программам и обеспечивайте резервное покрытие
- Сотрудничайте с ИТ для поддержки внедрения и эффективного использования новых технологий
- Планируйте и координируйте внутренние и внешние встречи и мероприятия, включая поездки, материалы, подготовку помещений, аудиовизуальное оборудование и кейтеринг
- Собирайте обратную связь и улучшайте процессы проведения встреч, коммуникации и работы команд
- Оказывайте поддержку в сборе, проверке, предварительном анализе, подготовке отчётности и ведении бюджетных данных
- Координируйте проекты, отслеживая сроки, результаты, документацию, коммуникации и проблемы
- Разрабатывайте презентации и визуальные сводки информации
Требования
- Диплом о среднем образовании, сертификат GED или эквивалентный опыт работы
- Не менее четырёх лет опыта административной поддержки, включая не менее одного года поддержки руководителей
- Опыт ведения календарей и логистической поддержки текущих приоритетов
- Не менее одного года опыта организации поездок для других сотрудников
- Не менее одного года опыта организации виртуальных и очных встреч для других сотрудников
- Не менее двух лет опыта ведения протоколов встреч, документирования дальнейших шагов и помощи в координации последующих действий
- Не менее одного года опыта поддержки подготовки и проверки бюджета
- Не менее одного года опыта оформления отчётов о расходах для других сотрудников
- Отличные организаторские навыки и способность управлять конкурирующими приоритетами и сроками
- Здравый смысл, дипломатичность, осмотрительность и уважение к конфиденциальности
- Способность самостоятельно работать в удалённой среде
- Способность планировать, организовывать и проводить встречи
- Отличные письменные и устные коммуникативные навыки, включая грамматику, редактирование и корректуру
- Уверенное владение Microsoft Office, включая Outlook и Teams
- Способность быстро осваивать новое программное обеспечение
- Способность демонстрировать основные ценности ASPCA и поведенческие компетенции
- Знание Workday, Airtable, Box и Canva будет преимуществом
- Опыт планирования мероприятий или конференций будет преимуществом
- Опыт сбора и управления наборами данных будет преимуществом
- Опыт работы в приютах для животных, ветеринарной медицине или сфере защиты животных будет преимуществом
- Требуется владение английским языком
Преимущества
- Доступное медицинское страхование, стоматологическое страхование за счёт работодателя и дополнительное страхование зрения
- Гибкий оплачиваемый отпуск, включая отпуск, больничные, отпуск в связи с утратой близкого, оплачиваемый отпуск по уходу за ребёнком, 10 оплачиваемых компанией праздничных дней и оплачиваемое личное время
- Конкурентоспособные финансовые стимулы и варианты пенсионных накоплений
- План 401(k) с софинансированием работодателя в размере доллара к доллару до 4%, а также дополнительным взносом работодателя в размере 4%
- Профессиональное развитие благодаря курсам, обучению на рабочем месте, коучингу и наставничеству
- Возможности внутреннего карьерного перехода
- Возможности оказывать поддержку непосредственно на местах