ASPCA je organizace na ochranu zvířat zaměřená na prevenci týrání a zlepšování života zvířat. Její činnost zahrnuje záchranu zvířat, veterinární péči, vzdělávání v oblasti humánního zacházení a prosazování přísnějších zákonů na ochranu zvířat. Organizace podporuje dobré životní podmínky domácích i hospodářských zvířat a prosazuje bezpečnější a soucitnější zacházení se zvířaty.
Seniorní manažer/ka administrativy — ASPCA (práce na dálku)
Poskytujte administrativní podporu dvěma seniorním viceprezidentům ASPCA v oblasti vedení, plánování, cest, rozpočtů, schůzek a koordinace projektů. Pomáhejte posilovat administrativní procesy v celostátních programech organizace zaměřených na ochranu zvířat.
Spojené státy35 $ – 45 $ / hodina
Na dálkuPlný úvazekSeniorPožadovaný Jazyk: angličtinaAdministrativaPopis
- Poskytujte administrativní podporu dvěma seniorním viceprezidentům programové divize ASPCA
- Spravujte složité kalendáře, konflikty v rozvrhu, schůzky a komunikaci vedení
- Zajišťujte logistiku cest, itineráře, vykazování výdajů a přípravu na cesty
- Pořizujte zápisy ze schůzek, sledujte rozhodnutí, dokumentujte úkoly a koordinujte následné kroky
- Sledujte organizační kalendáře a připravujte vedoucí pracovníky a týmy na plánování, kontroly, školení v oblasti dodržování předpisů a přípravu rozpočtu
- Spolupracujte s ředitelem a administrativním týmem na zlepšování fungování programové divize a zajišťujte zastupování
- Spolupracujte s IT na podpoře zavádění a efektivního využívání nových technologií
- Plánujte a koordinujte interní i externí schůzky a akce včetně cest, materiálů, přípravy místnosti, audiovizuálního vybavení a cateringu
- Shromažďujte zpětnou vazbu a zlepšujte procesy schůzek, komunikace a týmové práce
- Podporujte sběr, kontrolu, předběžnou analýzu, vykazování a údržbu rozpočtových údajů
- Koordinujte projekty sledováním harmonogramů, výstupů, dokumentace, komunikace a problémů
- Vytvářejte prezentační materiály a vizuální souhrny informací
Požadavky
- Středoškolské vzdělání, certifikát GED nebo rovnocenná pracovní zkušenost
- Nejméně čtyři roky zkušeností s administrativní podporou, z toho jeden rok s podporou vedoucích pracovníků
- Zkušenost se správou kalendářů a poskytováním logistické podpory pro průběžné priority
- Nejméně jeden rok zkušeností s organizováním cest pro jiné osoby
- Nejméně jeden rok zkušeností s organizováním virtuálních a prezenčních schůzek pro jiné osoby
- Nejméně dva roky zkušeností s pořizováním zápisů ze schůzek, dokumentováním dalších kroků a podporou následných aktivit
- Nejméně jeden rok zkušeností s podporou přípravy a kontroly rozpočtu
- Nejméně jeden rok zkušeností s vyplňováním výkazů výdajů za jiné osoby
- Vynikající organizační schopnosti a schopnost řídit konkurenční priority a termíny
- Dobrý úsudek, diplomacie, diskrétnost a respekt ke konfidencialitě
- Schopnost samostatné práce na dálku
- Schopnost plánovat, organizovat a facilitovat schůzky
- Vynikající písemné a ústní komunikační dovednosti včetně gramatiky, úprav textu a korektur
- Dobrá znalost Microsoft Office včetně Outlooku a Teams
- Schopnost rychle se učit nové programy
- Schopnost prokazovat základní hodnoty ASPCA a behaviorální kompetence
- Znalost systémů Workday, Airtable, Box a Canva je výhodou
- Zkušenost s plánováním akcí nebo konferencí je výhodou
- Zkušenost se sběrem a správou datových souborů je výhodou
- Zkušenost z útulků pro zvířata, veterinární medicíny nebo oblasti ochrany zvířat je výhodou
- Vyžaduje se znalost angličtiny
Benefity
- Cenově dostupné zdravotní pojištění, zubní pojištění hrazené zaměstnavatelem a volitelné pojištění zraku
- Flexibilní placené volno zahrnující dovolenou, nemocenskou, volno při úmrtí blízké osoby, placenou rodičovskou dovolenou, 10 firemních placených svátků a placené osobní volno
- Konkurenceschopné finanční pobídky a možnosti spoření na důchod
- Plán 401(k) s příspěvkem zaměstnavatele v poměru dolar za dolar až do výše 4 % a s dalším příspěvkem zaměstnavatele ve výši 4 %
- Profesní rozvoj prostřednictvím kurzů, školení při práci, koučování a mentoringu
- Možnosti interního kariérního postupu
- Možnosti poskytovat podporu přímo v terénu