ASPCA è un’organizzazione per il benessere degli animali impegnata a prevenire la crudeltà e a migliorare la vita degli animali. Le sue attività comprendono il salvataggio degli animali, l’assistenza veterinaria, l’educazione al rispetto degli animali e la promozione di leggi più rigorose per la loro protezione. L’organizzazione sostiene il benessere degli animali domestici e degli animali da fattoria, promuovendo un trattamento più sicuro e compassionevole degli animali.
Senior Manager, Amministrazione - ASPCA (Da remoto)
Fornisce supporto a due vicepresidenti senior di ASPCA per amministrazione dirigenziale, gestione degli impegni, trasferte, budget, riunioni e coordinamento di progetti. Contribuisce a rafforzare le attività amministrative dei programmi nazionali dell’organizzazione per il benessere degli animali.
Descrizione
- Fornisce supporto a due vicepresidenti senior della divisione Programmi di ASPCA per le attività di amministrazione dirigenziale
- Gestisce calendari complessi, conflitti di agenda, riunioni e comunicazioni della dirigenza
- Organizza la logistica dei viaggi, gli itinerari, le note spese e la preparazione delle trasferte
- Redige le note delle riunioni, tiene traccia delle decisioni, documenta le azioni da intraprendere e coordina il follow-up
- Monitora i calendari dell’organizzazione e prepara i dirigenti senior e i team per la pianificazione, le revisioni, la formazione sulla conformità e la preparazione del budget
- Collabora con il direttore e il team amministrativo per migliorare le attività dei Programmi e fornire copertura di supporto
- Collabora con il reparto IT per sostenere l’adozione e l’uso efficace delle nuove tecnologie
- Pianifica e coordina riunioni ed eventi interni ed esterni, inclusi viaggi, forniture, allestimento delle sale, esigenze audiovisive e catering
- Raccoglie feedback e migliora i processi relativi a riunioni, comunicazione e lavoro di squadra
- Supporta la raccolta, la revisione, l’analisi preliminare, la reportistica e la manutenzione dei dati di budget
- Coordina i progetti monitorando tempistiche, risultati, documentazione, comunicazioni e problemi
- Sviluppa presentazioni e riepiloghi visivi delle informazioni
Requisiti
- Diploma di scuola secondaria superiore, GED o esperienza lavorativa equivalente
- Almeno quattro anni di esperienza nel supporto amministrativo, di cui un anno a supporto di dirigenti
- Esperienza nella gestione di calendari e nella fornitura di supporto logistico per priorità continuative
- Almeno un anno di esperienza nell’organizzazione di viaggi per altre persone
- Almeno un anno di esperienza nell’organizzazione di riunioni virtuali e in presenza per altre persone
- Almeno due anni di esperienza nella redazione di note di riunione, nella documentazione dei passaggi successivi e nel supporto alle attività di follow-up
- Almeno un anno di esperienza nel supporto alla preparazione e alla revisione del budget
- Almeno un anno di esperienza nella compilazione di note spese per altre persone
- Spiccate capacità organizzative e capacità di gestire priorità e scadenze concorrenti
- Buon senso, diplomazia, discrezione e rispetto della riservatezza
- Capacità di lavorare in autonomia in un ambiente da remoto
- Capacità di pianificare, organizzare e facilitare riunioni
- Spiccate capacità di comunicazione scritta e verbale, comprese grammatica, editing e revisione dei testi
- Padronanza di Microsoft Office, inclusi Outlook e Teams
- Capacità di imparare rapidamente nuovi software
- Capacità di dimostrare i valori fondamentali e le competenze comportamentali di ASPCA
- La familiarità con Workday, Airtable, Box e Canva costituisce un requisito preferenziale
- L’esperienza nella pianificazione di eventi o conferenze costituisce un requisito preferenziale
- L’esperienza nella raccolta e nella gestione di insiemi di dati costituisce un requisito preferenziale
- L’esperienza in rifugi per animali, medicina veterinaria o benessere animale costituisce un plus
- È richiesta la conoscenza dell’inglese
Benefit
- Copertura sanitaria conveniente con assicurazione medica, copertura dentistica a carico del datore di lavoro e assicurazione oculistica facoltativa
- Flessibilità nelle ferie e nei permessi, inclusi ferie, congedo per malattia, congedo per lutto, congedo parentale retribuito, 10 festività pagate dall’azienda e tempo personale retribuito
- Incentivi finanziari competitivi e opzioni di risparmio previdenziale
- Piano 401(k) con contribuzione del datore di lavoro pari al 100% fino al 4%, oltre a un ulteriore contributo del datore di lavoro del 4%
- Sviluppo professionale attraverso corsi, formazione sul lavoro, coaching e mentoring
- Opportunità di mobilità interna
- Opportunità di fornire supporto sul campo