大湖区营房行政助理
在伊利诺伊州大湖区为海军学员提供现场营房管理支持，包括住宿情况核查、档案管理和每日汇报。 使用指挥系统和企业军事住房系统跟踪学员状态、办理入住手续，并协助检查和行政材料准备。
描述
- 在伊利诺伊州大湖区为水面作战工程学校司令部提供现场行政和人员核查支持。
- 准备每日人员核查文件，确认学员状态，并更新课程、医疗和牙科信息。
- 在获准使用的指挥系统中核实学员数据，并编制名册和人员核查报告。
- 按照规定时限，每日提交房间与床位报告及学员人员核查报告。
- 查看官方电子邮件，跟进学员状态、学业、医疗、牙科及行政事项的更新。
- 办理学员入住和退房手续，包括发放钥匙和记录物品清单。
- 在企业军事住房系统（EMH）中录入住宿交易，并维护相关支持文件。
- 将房间检查文件归入学员档案。
- 记录每周营房检查情况并公布结果。
- 根据政府指示，为政府主导的纪律或行政程序准备行政材料包。
- 在 EMH 中录入信息，并将文件转交指定的政府负责人。
- 更新医疗、牙科、学业补救、重新分类和法律状态跟踪清单。
- 确保学员档案和人员核查日志准确无误。
- 使用 Office 365 和 EMH 进行文件处理和报告编制。
- 检查休假申请材料及相关文件是否完整。
- 按照政府指示，在合同范围内完成其他营房行政工作。
任职要求
- 居住在伊利诺伊州大湖区通勤范围内，并能全职到现场工作。
- 须为美国公民。
- 熟练使用 Microsoft Office 365 应用程序，包括 Excel、Word、PowerPoint、SharePoint 和 OneDrive。
- 熟悉数据录入和行政档案管理。
- 组织能力强，注重细节。
- 具备良好的书面和口头沟通能力。
- 能够按指定班次工作：04:30–13:30 或 13:00–21:30。
- 能够偶尔出差，出差比例最高为 25%。
- 有军事行政或住房支持经验者优先。
- 有企业军事住房系统（EMH）使用经验者优先。
- 持有 CPR 认证者优先。
- 有军事训练或学员管理环境工作经验者优先。
- 持有有效的国防部（DoD）机密级安全许可并能够维持该许可者优先。
福利待遇
- 平等机会雇主。
- 须自备交通工具，以便在指定建筑之间往返。