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Assistant administratif des logements militaires, Great Lakes
Assure la gestion administrative sur site des logements d’étudiants de la Marine à Great Lakes, dans l’Illinois, notamment le suivi des hébergements, des dossiers et les rapports quotidiens. Utilise les systèmes du commandement et Enterprise Military Housing pour suivre la situation des étudiants, traiter les arrivées et contribuer aux inspections et aux dossiers administratifs.
Description
- Assure sur site le soutien administratif et le suivi des effectifs pour le Commandement des écoles d’ingénierie de la guerre de surface à Great Lakes, dans l’Illinois.
- Prépare les documents quotidiens de suivi, vérifie la situation des étudiants et met à jour les informations relatives au programme, à la santé et aux soins dentaires.
- Vérifie les données des étudiants dans les systèmes autorisés du commandement et produit des listes et des rapports de suivi.
- Transmet chaque jour les rapports sur les chambres et les lits ainsi que les rapports de suivi des étudiants dans les délais impartis.
- Consulte la messagerie officielle pour repérer les mises à jour concernant la situation des étudiants et les sujets universitaires, médicaux, dentaires et administratifs.
- Gère les arrivées et les départs des étudiants, notamment la remise des clés et l’enregistrement de l’inventaire.
- Saisit les transactions de logement dans Enterprise Military Housing (EMH) et conserve les pièces justificatives.
- Classe les documents d’inspection des chambres dans les dossiers des étudiants.
- Consigne les inspections hebdomadaires des logements et en publie les résultats.
- Prépare les dossiers administratifs pour les procédures disciplinaires ou administratives menées par le gouvernement, selon ses instructions.
- Saisit les informations dans EMH et transmet les documents aux responsables désignés par le gouvernement.
- Met à jour les listes de suivi des situations médicales et dentaires, du rattrapage scolaire, du reclassement et du statut juridique.
- Veille à l’exactitude des dossiers des étudiants et des registres de suivi.
- Utilise Office 365 et EMH pour la documentation et les rapports.
- Vérifie que les demandes de congé et les documents associés sont complets.
- Effectue d’autres tâches administratives liées aux logements, dans le cadre du contrat et selon les instructions du gouvernement.
Exigences
- Résider à une distance permettant de se rendre quotidiennement à Great Lakes, dans l’Illinois, et travailler à temps plein sur site.
- Être citoyen des États-Unis.
- Maîtriser les applications Microsoft Office 365, notamment Excel, Word, PowerPoint, SharePoint et OneDrive.
- Connaître la saisie de données et la tenue de dossiers administratifs.
- Avoir un bon sens de l’organisation et le souci du détail.
- Posséder de bonnes aptitudes à la communication écrite et orale.
- Pouvoir travailler selon l’horaire attribué : 0430–1330 ou 1300–2130.
- Pouvoir effectuer des déplacements occasionnels, jusqu’à 25 %.
- Une expérience préalable en administration militaire ou dans le soutien au logement est souhaitée.
- Une expérience d’Enterprise Military Housing (EMH) est souhaitée.
- Une certification en RCP est souhaitée.
- Une expérience dans un cadre de formation militaire ou de gestion des étudiants est souhaitée.
- Une habilitation de sécurité DoD Secret en cours de validité, avec la capacité de la conserver, est souhaitée.
Avantages
- Employeur garantissant l’égalité des chances.
- La personne candidate doit disposer d’un moyen de transport pour se déplacer entre les bâtiments attribués.