Cyber Valley to europejski ośrodek sztucznej inteligencji i nowoczesnej robotyki, który łączy naukowców, firmy i szeroką społeczność, by wymieniać się pomysłami i rozwijać zastosowania AI. W jego sieci znajdują się Instytut Maxa Plancka, Amazon, BMW, Mercedes-Benz oraz inni partnerzy ze świata nauki i przemysłu. Założony w 2016 roku Cyber Valley łączy badania naukowe z zastosowaniami komercyjnymi i społecznymi w różnych sektorach.
Koordynator wydarzeń na część etatu
Planowanie i organizacja wydarzeń stacjonarnych, hybrydowych i online dla Cyber Valley, europejskiego centrum sztucznej inteligencji i robotyki. Stanowisko obejmuje logistykę wydarzeń, koordynację interesariuszy oraz regularną pracę w Tybindze i Stuttgarcie.
Opis
- Planowanie i organizacja wydarzeń stacjonarnych, hybrydowych i online
- Zbieranie ofert i negocjowanie warunków z dostawcami obiektów, cateringu, technologii, ochrony i innych usług
- Koordynowanie współpracy z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami
- Zarządzanie logistyką wydarzeń, w tym układem pomieszczeń, technologią, rejestracją, obsługą gości, podróżami prelegentów, ochroną i pozwoleniami
- Koordynowanie materiałów na wydarzenia, w tym stoisk wystawienniczych, upominków i prezentacji
- Wspieranie obsługi wydarzeń na miejscu
- Pomoc zespołom specjalistycznym w opracowywaniu programów
- Witanie i obsługa gości
- Przeprowadzanie ocen i przygotowywanie dokumentacji po wydarzeniach oraz zapisywanie wniosków
- Prowadzenie baz kontaktów i list dostawców
- Pomoc w opracowywaniu standardów wydarzeń, list kontrolnych i instrukcji procesowych
- Regularna praca w Tybindze, Stuttgarcie i innych miejscach Badenii-Wirtembergii, zwykle w godzinach pracy biura; okazjonalnie wieczorami, rzadko w weekendy
Wymagania
- Wykształcenie handlowe w zakresie zarządzania wydarzeniami lub hotelarstwem albo równoważne kwalifikacje
- Silne nastawienie na obsługę i entuzjazm w witaniu gości
- Doskonałe umiejętności organizacyjne, dbałość o szczegóły i umiejętność pracy pod presją
- Wybitne umiejętności komunikacyjne i obsługi, swoboda w kontaktach z kadrą kierowniczą ze środowiska akademickiego, biznesu i polityki
- Biegła obsługa powszechnie używanego oprogramowania biurowego
- Doświadczenie w obsłudze systemów rejestracji i zarządzania wydarzeniami będzie dodatkowym atutem
- Gotowość do wielodniowych podróży służbowych na konferencje, targi i podobne wydarzenia w innych częściach Europy
- Chęć do nauki i umiejętność szybkiego wdrażania się w nowe obszary tematyczne
- Znajomość rozporządzenia Badenii-Wirtembergii dotyczącego miejsc zgromadzeń (VStättVO BW) i jego praktycznego stosowania
- Prawo jazdy kategorii B ważne do prowadzenia pojazdów w innych krajach Europy
- Bardzo dobra znajomość niemieckiego w mowie i piśmie oraz dobra znajomość angielskiego w mowie i piśmie
Benefity
- Wynagrodzenie zgodne z niemieckim układem zbiorowym dla pracowników sektora publicznego (TV-L), grupa E8, przy zatrudnieniu na pół etatu; później możliwe zwiększenie wymiaru godzin
- Możliwość podejmowania decyzji i kształtowania procesów
- Bliska współpraca ze środowiskiem akademickim, biznesem i polityką
- Nowoczesne miejsce pracy, płaska hierarchia i koleżeński zespół
- Praca zdalna po uzgodnieniu
- Wsparcie w godzeniu pracy z życiem rodzinnym
- Znacząca praca w międzynarodowym ekosystemie innowacji
- Równe szanse oraz inkluzywne i różnorodne środowisko pracy