Cyber Valley is een Europees knooppunt voor kunstmatige intelligentie en moderne robotica. Onderzoekers, bedrijven en een breder publiek komen er samen om ideeën uit te wisselen en toegepaste AI verder te brengen. Het netwerk omvat het Max Planck Instituut, Amazon, BMW, Mercedes-Benz en andere partners uit onderzoek en industrie. Cyber Valley is opgericht in 2016 en verbindt wetenschappelijk werk met commerciële en maatschappelijke toepassingen in uiteenlopende sectoren.
Eventmanager (deeltijd)
Plan en organiseer fysieke, hybride en online evenementen voor Cyber Valley, een Europees centrum voor kunstmatige intelligentie en robotica. De functie omvat de logistiek van evenementen, afstemming met betrokkenen en regelmatige werkzaamheden in Tübingen en Stuttgart.
Beschrijving
- Fysieke, hybride en online evenementen plannen en organiseren
- Offertes aanvragen en onderhandelen met aanbieders van locaties, catering, techniek, beveiliging en andere diensten
- Interne en externe betrokkenen coördineren
- De logistiek van evenementen beheren, waaronder zaalindeling, techniek, registratie, gastendiensten, reizen van sprekers, beveiliging en vergunningen
- Evenementmaterialen coördineren, waaronder beursstands, relatiegeschenken en presentaties
- De uitvoering van evenementen op locatie ondersteunen
- Samen met specialistische teams programma’s ontwikkelen
- Gasten verwelkomen en helpen
- Evenementen evalueren en documenteren, en geleerde lessen vastleggen
- Contactdatabases en leverancierslijsten bijhouden
- Helpen bij het ontwikkelen van evenementstandaarden, checklists en proceshandleidingen
- Regelmatig werken in Tübingen en Stuttgart en op andere locaties in Baden-Württemberg, doorgaans tijdens kantooruren, soms ’s avonds en zelden in het weekend
Vereisten
- Commerciële opleiding in eventmanagement of hotelmanagement, of een gelijkwaardige kwalificatie
- Sterke servicegerichtheid en enthousiasme voor het verwelkomen van gasten
- Uitstekende organisatorische vaardigheden, oog voor detail en het vermogen om onder druk te werken
- Uitstekende communicatie- en servicevaardigheden, en zelfvertrouwen in contact met leidinggevenden uit de wetenschap, het bedrijfsleven en de politiek
- Goede beheersing van gangbare kantoorsoftware
- Ervaring met registratie- en eventmanagementsystemen is een pré
- Bereidheid om meerdaagse dienstreizen te maken naar conferenties, beurzen en vergelijkbare evenementen elders in Europa
- Bereidheid om te leren en het vermogen om nieuwe onderwerpen snel eigen te maken
- Kennis van de Verordening voor vergaderlocaties van Baden-Württemberg (VStättVO BW) en de praktische toepassing ervan
- Een rijbewijs categorie B dat geldig is voor het besturen van voertuigen elders in Europa
- Zeer goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Duits en goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Engels
Voordelen
- Salaris volgens de Duitse collectieve arbeidsovereenkomst voor werknemers van de deelstaten (TV-L), salarisschaal E8, bij een deeltijdaanstelling van 50%, met de mogelijkheid om later meer uren te werken
- Ruimte om beslissingen te nemen en processen vorm te geven
- Nauwe samenwerking met wetenschap, bedrijfsleven en politiek
- Moderne werkplek, weinig hiërarchische lagen en een collegiaal team
- Thuiswerken in overleg
- Ondersteuning bij het combineren van werk en gezinsleven
- Betekenisvol werk in een internationaal verbonden innovatie-ecosysteem
- Gelijke kansen en een inclusieve, diverse werkomgeving