Cyber Valley est un pôle européen consacré à l’intelligence artificielle et à la robotique moderne. Il réunit des chercheurs, des entreprises et le grand public pour échanger des idées et faire progresser l’IA appliquée. Son réseau comprend l’Institut Max-Planck, Amazon, BMW, Mercedes-Benz et d’autres partenaires de la recherche et de l’industrie. Fondé en 2016, Cyber Valley fait le lien entre la recherche scientifique et des applications commerciales et sociétales dans différents secteurs.
Responsable événementiel à temps partiel
Planifier et organiser des événements en présentiel, hybrides et en ligne pour Cyber Valley, un centre européen consacré à l’intelligence artificielle et à la robotique. Le poste comprend la logistique événementielle, la coordination des parties prenantes et des missions régulières à Tübingen et Stuttgart.
Description
- Planifier et organiser des événements en présentiel, hybrides et en ligne
- Demander des devis et négocier avec les prestataires de lieux, de restauration, de technologie, de sécurité et d’autres services
- Coordonner les parties prenantes internes et externes
- Gérer la logistique des événements, notamment l’aménagement des salles, la technologie, les inscriptions, l’accueil des invités, les déplacements des intervenants, la sécurité et les autorisations
- Coordonner les supports événementiels, notamment les stands d’exposition, les objets promotionnels et les présentations
- Contribuer au bon déroulement des événements sur place
- Participer à l’élaboration des programmes avec des équipes spécialisées
- Accueillir et accompagner les invités
- Réaliser l’évaluation et la documentation après les événements et consigner les enseignements tirés
- Tenir à jour les bases de données des contacts et les listes de fournisseurs
- Participer à l’élaboration de normes événementielles, de listes de contrôle et de guides de procédure
- Travailler régulièrement à Tübingen et Stuttgart, ainsi qu’à d’autres endroits du Bade-Wurtemberg, généralement pendant les heures de bureau, avec quelques soirées travaillées et de rares week-ends
Exigences
- Formation professionnelle en gestion événementielle ou hôtelière, ou qualification équivalente
- Sens aigu du service et plaisir à accueillir des invités
- Excellentes capacités d’organisation, souci du détail et aptitude à travailler sous pression
- Très bonnes compétences en communication et en service, avec aisance dans les échanges avec des responsables du monde universitaire, des affaires et de la politique
- Maîtrise des logiciels bureautiques couramment utilisés
- Une expérience des systèmes d’inscription et de gestion d’événements constitue un atout
- Disponibilité pour effectuer des déplacements professionnels de plusieurs jours à des conférences, salons et événements similaires ailleurs en Europe
- Volonté d’apprendre et capacité à se familiariser rapidement avec de nouveaux sujets
- Connaissance du règlement du Bade-Wurtemberg relatif aux lieux de réunion (VStättVO BW) et de son application pratique
- Permis de conduire de catégorie B valide pour conduire des véhicules ailleurs en Europe
- Très bonne maîtrise de l’allemand à l’écrit et à l’oral et bonne maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral
Avantages
- Rémunération selon la convention collective allemande de la fonction publique des Länder (TV-L), échelon E8, à 50 % à temps partiel, avec possibilité d’augmenter le temps de travail par la suite
- Possibilité de prendre des décisions et de façonner les processus
- Collaboration étroite avec les milieux universitaires, économiques et politiques
- Lieu de travail moderne, hiérarchie horizontale et équipe conviviale
- Télétravail selon accord
- Aide à l’équilibre entre vie professionnelle et vie familiale
- Travail porteur de sens au sein d’un écosystème d’innovation connecté à l’international
- Égalité des chances et environnement de travail inclusif et diversifié