Chapters Health System to niedochodowa organizacja medyczna zapewniająca opiekę paliatywną, opiekę hospicyjną oraz wsparcie w żałobie na obszarze środkowego Atlantyku i południowo-wschodnich Stanów Zjednoczonych. Skoordynowany model opieki wspiera pacjentów w każdym wieku i z różnymi schorzeniami, uwzględniając ich potrzeby emocjonalne i duchowe obok opieki medycznej. Organizacja angażuje się również w działania na rzecz społeczności poprzez programy wolontariackie, darowizny od osób prywatnych i firm oraz sklepy charytatywne Life’s Treasures Thrift Stores. Chapters Health System współpracuje z pacjentami, ich rodzinami, opiekunami i pracownikami ochrony zdrowia, zapewniając pełne troski wsparcie w trakcie poważnej choroby i u kresu życia.
Asystent administracyjny kadry zarządzającej — praca zdalna na Florydzie
Zapewniaj kadrze kierowniczej Chapters Health System wsparcie w zakresie harmonogramów, podróży, dokumentacji, spotkań, wydatków i poufnych operacji. Pełnoetatowa praca zdalna na rzecz podmiotów medycznych na Florydzie.
Opis
- Zapewnianie jednemu lub kilku członkom kadry kierowniczej wsparcia administracyjnego i zarządzanie pracą biura
- Koordynowanie kalendarzy, spotkań, raportów wydatków, korespondencji, podróży, planów podróży, agend i materiałów na spotkania
- Przewidywanie potrzeb wyznaczonych członków kadry kierowniczej i zapewnianie kompleksowego wsparcia administracyjnego
- Zastępowanie recepcjonisty i zapewnianie obsady recepcji w razie potrzeby
- Prowadzenie dokumentacji, instrukcji, baz danych i akt
- Przygotowywanie i dystrybuowanie korespondencji, ogłoszeń, memorandum, arkuszy kalkulacyjnych i powiązanych dokumentów
- Ochrona poufnych informacji Firmy i dokumentacji operacyjnej
- Koordynowanie komunikacji między wyznaczonymi członkami kadry kierowniczej a działami wewnętrznymi
- Przetwarzanie faktur, zamówień zakupu i raportów wydatków zgodnie z potrzebami
- Prowadzenie dokumentacji budżetowej działu i dokumentacji wydatków
- Zapewnianie obsady części administracyjnej zgodnie z poleceniami
- Organizowanie posiedzeń komitetu wykonawczego i sesji planowania strategicznego
- Sporządzanie protokołów spotkań
- Wykonywanie dodatkowych obowiązków zgodnie z przydziałem
- Profesjonalne reprezentowanie Firmy przy zapewnianiu wysokiej jakości obsługi klientów
- Przestrzeganie obowiązujących przepisów, polityk, procedur i standardowych praktyk Firmy
- Przestrzeganie procedur dotyczących zdrowia, bezpieczeństwa i ochrony
- Ochrona poufnych informacji dotyczących pacjentów, rodzin, współpracowników i wrażliwych sytuacji
- Odpowiedzialne korzystanie z zasobów organizacji oraz udział w działaniach organizacyjnych, działowych i indywidualnych, a także w inicjatywach na rzecz poprawy jakości, badaniach, działaniach edukacyjnych i rozwoju zawodowego
Wymagania
- Wymagane świadectwo ukończenia szkoły średniej lub GED; preferowane wykształcenie wyższe albo połączenie wykształcenia i doświadczenia równoważne tym wymaganiom
- Co najmniej trzy lata doświadczenia we wsparciu administracyjnym i zarządzaniu biurem na rzecz członka kadry kierowniczej wyższego szczebla
- Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i ustnej umożliwiające profesjonalną współpracę z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi
- Zaawansowana znajomość programów Microsoft Word, Excel, PowerPoint i Outlook
- Silne umiejętności organizacyjne oraz zdolność do sprawnego zarządzania konkurencyjnymi priorytetami przy zachowaniu poufności
- Umiejętność pracy przy minimalnym nadzorze
- Umiejętność przewidywania potrzeb i podejmowania inicjatywy w odpowiednich sytuacjach
- Stała dokładność przy dotrzymywaniu terminów
- Umiejętność zachowania spokoju i profesjonalizmu w stresujących sytuacjach oraz utrzymania stabilnej wydajności pod presją lub w obliczu sprzeciwu
- Pomyślne spełnienie wymagań kompetencyjnych dla danego stanowiska
- Zgoda na testy na obecność narkotyków i alkoholu po otrzymaniu warunkowej oferty zatrudnienia
- Stałe przestrzeganie Polityki miejsca pracy wolnego od narkotyków
- Weryfikacja uprawnień za pośrednictwem systemu weryfikacji dostawców usług opiekuńczych na Florydzie po otrzymaniu warunkowej oferty, z obowiązkiem utrzymania uprawnień