Chapters Health System neprofitna je zdravstvena organizacija koja pruža palijativnu medicinu, hospicijsku skrb i podršku u žalovanju na području srednjeg Atlantika i jugoistoka Sjedinjenih Američkih Država. Njezin koordinirani model skrbi podržava pacijente svih dobi i sa svim vrstama zdravstvenih stanja, pritom uz medicinsku skrb uvažavajući i njihove emocionalne i duhovne potrebe. Organizacija svoj fokus na zajednicu dodatno ostvaruje kroz volonterske programe, pojedinačne i korporativne donacije te trgovine Life’s Treasures Thrift Stores. Chapters Health System surađuje s pacijentima, obiteljima, njegovateljima i zdravstvenim djelatnicima kako bi pružio suosjećajnu podršku tijekom teške bolesti i skrbi na kraju života.
Izvršni administrativni asistent – rad na daljinu na Floridi
Pružanje podrške rukovoditeljima Chapters Health Systema u organizaciji rasporeda, putovanja, evidencije, sastanaka, troškova i povjerljivih operacija. Ovo radno mjesto na puno radno vrijeme na daljinu služi zdravstvenim povezanim organizacijama na Floridi.
Opis
- Pružanje podrške jednom ili više glavnih rukovoditelja u izvršnoj administraciji i upravljanju uredom
- Koordiniranje kalendara, termina, izvještaja o troškovima, korespondencije, putovanja, itinerara, dnevnih redova i materijala za sastanke
- Predviđanje potreba dodijeljenih rukovoditelja i pružanje sveobuhvatne administrativne podrške
- Osiguravanje zamjene za recepcionara i područje recepcije
- Vođenje evidencija, priručnika, baza podataka i datoteka
- Izrada i distribucija korespondencije, obavijesti, memoranduma, proračunskih tablica i povezanih dokumenata
- Zaštita povjerljivih informacija Društva i operativnih evidencija
- Koordiniranje komunikacije između dodijeljenih rukovoditelja i internih odjela
- Obrada računa, narudžbenica i izvještaja o troškovima prema potrebi
- Vođenje evidencije proračuna odjela i dokumentacije o troškovima
- Osiguravanje pokrivenosti administrativnog prostora prema uputama
- Organiziranje sastanaka izvršnog odbora i sjednica strateškog planiranja
- Vođenje zapisnika sa sastanaka
- Obavljanje dodatnih dodijeljenih dužnosti
- Profesionalno predstavljanje Društva uz pružanje kvalitetnih usluga klijentima
- Poštivanje primjenjivih propisa, pravila, postupaka i standardnih praksi Društva
- Poštivanje zdravstvenih, sigurnosnih i zaštitnih postupaka
- Zaštita povjerljivih informacija o pacijentima, obiteljima, kolegama i osjetljivim situacijama
- Odgovorno korištenje organizacijskih resursa i sudjelovanje u organizacijskim, odjelnim, individualnim aktivnostima te aktivnostima poboljšanja kvalitete, istraživanja, obrazovanja i profesionalnog razvoja
Zahtjevi
- Potrebna je srednjoškolska diploma ili GED; prednost imaju fakultetska diploma ili istovjetna kombinacija obrazovanja i iskustva
- Najmanje tri godine iskustva u administrativnoj podršci i upravljanju uredom za višeg rukovoditelja
- Izvrsne pisane i usmene komunikacijske vještine za profesionalnu komunikaciju s internim i vanjskim korisnicima
- Napredno poznavanje programa Microsoft Word, Excel, PowerPoint i Outlook
- Izražene organizacijske vještine i sposobnost učinkovitog upravljanja konkurentskim prioritetima uz očuvanje povjerljivosti
- Sposobnost rada uz minimalan nadzor
- Sposobnost predviđanja potreba i preuzimanja inicijative kada je to primjereno
- Dosljedna točnost uz poštivanje rokova
- Sposobnost ostati smiren i profesionalan u stresnim situacijama te održati stabilan učinak pod pritiskom ili suočen s protivljenjem
- Uspješno ispunjavanje zahtjeva za kompetencije za ovo radno mjesto
- Pristanak na testiranje na droge i alkohol nakon primitka uvjetne ponude za zaposlenje
- Trajno poštivanje Pravila o radnom mjestu bez droga
- Provjera podobnosti putem Clearinghousea za provjeru prošlosti pružatelja skrbi na Floridi nakon uvjetne ponude, uz obvezno trajno ispunjavanje uvjeta