人事部シニアエグゼクティブアドミニストレーティブアシスタント（ハイブリッド）
シグナ・グループの人事担当シニアエグゼクティブ2名を支援し、複雑なスケジュール管理、経営層向けコミュニケーション、レポート作成、出張、部門横断の調整を担当します。大規模なヘルスケア組織の業務を支える、コネチカット州勤務のハイブリッド職です。
仕事内容
- 2名の人事担当エグゼクティブの複雑なカレンダーを管理し、予定の重複を解消するとともに、適切なスケジュール判断を行う。
- 全社の経営会議やフォーラムを調整し、議題、事前資料、ロジスティクス、テクノロジー、バーチャルQ&A、アンケート、フォローアップの連絡を管理する。
- 組織発表、チーム更新、プレゼンテーション、人事活動に関するメッセージなど、経営層とチーム向けのコミュニケーションを作成する。
- 人材管理、予算提出、オンボーディング、臨時の経営層からの依頼など、部門横断の取り組みや定期的な人事プログラムを調整する。
- 人員および従業員インサイトに関するレポートを作成し、主要な傾向を特定して、意思決定に役立つ形で結果を提示する。
- 管理部門の同僚、エグゼクティブIT、社内コミュニケーション、トラベル・アビエーション、不動産、その他の社内チームと連携する。
- エグゼクティブの出張を手配し、経費の準備と照合、取引先請求書および支払いの調整を行い、Concurの代理担当者を務める。
- 組織図、配布リスト、機器・備品の申請、スペース計画の記録など、部門情報を最新の状態に保つ。
- リスクを早期に特定し、問題を先回りして解決するとともに、慎重な判断力をもって機密情報を管理する。
応募要件
- エグゼクティブアドミニストレーション、シニア管理職支援、またはプロジェクト調整の分野で、段階的に責任を拡大してきた7年以上の経験。
- 複雑なエグゼクティブのカレンダーを管理し、複数の上級関係者が参加する会議を調整した実績。
- Microsoft Word、Outlook、PowerPoint、Excelを高度に使いこなせること。
- Microsoft Teams、Zoom、Webex、または同等の会議プラットフォームの使用経験。
- 優れた文書および口頭でのコミュニケーション能力。
- 明確なメッセージを作成し、完成度の高いプレゼンテーション資料を作成できること。
- 高い組織力と優先順位付け能力。
- 自律的に働き、競合する優先事項のバランスを取り、プレッシャー下でも効果的に業務を遂行できること。
- 機密情報を保護し、適切な判断を下し、バーチャルまたはハイブリッドのチーム全体で信頼関係を構築できること。
- 日常的な技術上の問題を解決し、技術サポートチームと効果的に連携できること。
- 一時的または恒久的なリモート勤務の場合、下り10 Mbps以上、上り5 Mbps以上のケーブルブロードバンドまたは光ファイバーインターネットにアクセスできること。
- 望ましい条件：人事担当エグゼクティブの支援、または大規模で複雑な企業での勤務経験。
- 望ましい条件：人員レポート、従業員インサイト、人材プロセス、予算調整、取引先支払い、または部門運営の経験。
- 望ましい条件：Concur、SharePoint、Slido、または類似の業務アプリケーションに関する知識。
- 望ましい条件：学習が速く、臨機応変で協調性があり、不確実な状況にも対応できること。
福利厚生
- 年間ボーナス制度の対象資格。
- 医療保険。
- 視力保険。
- 歯科保険。
- ウェルビーイングおよび行動医療プログラム。
- 401(k)プラン。
- 会社負担の生命保険。
- 授業料補助。
- 年間18日以上の有給休暇。
- 有給祝日。
- 休職制度。