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Humin
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11 – 50 Mitarbeitende
BildungWissenschaftWohlbefinden
Humin ist eine wissenschaftlich ausgerichtete Organisation für Wohlbefinden, die früher unter dem Namen Healthy Minds Innovations bekannt war. Sie unterstützt Menschen und Gemeinschaften dabei, psychisches Wohlbefinden aufzubauen und aufzublühen. Das Angebot umfasst digitale Tools und Kurse wie das Emotions-Quiz, Phone Habits und den Flourishing Course, Ressourcen für Lehrkräfte und pädagogische Fachkräfte sowie wissenschaftliche Dienstleistungen, die Organisationen und Forschenden helfen, Ergebnisse im Bereich Wohlbefinden zu messen und anzuwenden. Durch die Verbindung evidenzbasierter Interventionen mit der Wohlbefindensforschung richtet sich Humin an Einzelpersonen, Bildungsgemeinschaften und Organisationen, die praktische Wege suchen, psychisches Wohlbefinden zu verstehen und zu fördern.
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Stellen im Unternehmen

Operationskoordinator:in

Koordination der administrativen Abläufe bei Humin – von Recruiting und Personalprozessen bis zu Veranstaltungen, Geschäftsführungsunterstützung, Philanthropie und Vorstandsarbeit. Hybride Position mit etwa einem Präsenztag pro Woche im Büro in Madison, Wisconsin, sowie erforderlichen Dienstreisen.

USVereinigte StaatenWIWisconsin
70.000 $ / Jahr
HybridVollzeitJuniorMittlere StufeKein Abschluss erforderlichErforderliche Sprache: EnglischBetrieb

Beschreibung

  • Koordiniert die administrative Abwicklung von Einstellungen, die Nachverfolgung von Bewerbungen, die Terminplanung für Vorstellungsgespräche und die Kommunikation mit Bewerber:innen.
  • Unterstützt das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden, das Performance-Management, wiederkehrende Personalprozesse sowie den Zugang zu Tools und Technologie.
  • Organisiert Termine und Abläufe für Sitzungen des Führungsteams und aller Mitarbeitenden, Klausuren und Veranstaltungen der Organisation.
  • Koordiniert Veranstaltungsorte, Reisen und Unterkünfte, Catering, Materialien und Unterstützung vor Ort.
  • Pflegt Organisationskalender und unterstützt Teams dabei, Termine und funktionsübergreifende Arbeit abzustimmen.
  • Verantwortet Ausstattung und Verbrauchsmaterialien, Einkauf und Versand, eingehende Post, gemeinsame Operations-Postfächer und Teamfeiern.
  • Kümmert sich um Registrierungen, Lizenzen und weitere administrative Anforderungen der Organisation.
  • Unterstützt Google Workspace, gemeinsam genutzte Dateien und andere Technologiesysteme der Organisation.
  • Verwaltet den Zeitplan, Kalender, Reisen, Ausgaben und administrativen Bedarf des CEO.
  • Koordiniert Informationen, Abläufe und Nachfassaktionen für den CEO.
  • Unterstützt die Kommunikation mit Spender:innen und Partner:innen, die Beziehungspflege, Ansprache, Danksagungen und administrative Nachverfolgung.
  • Pflegt CRM-Datensätze und Kontaktlisten und unterstützt die Recherche potenzieller Spender:innen und Partner:innen.
  • Organisiert Termine, Abläufe, Unterlagen und Protokolle für Vorstandssitzungen sowie administrative Aufgaben der Governance.
  • Übernimmt Sonderprojekte, einzelne administrative Aufgaben und neue organisatorische Bedarfe.

Anforderungen

  • Mindestens zwei Jahre Erfahrung in administrativen Aufgaben, Operations, Koordination, Unterstützung von Führungskräften, Veranstaltungskoordination oder vergleichbarer Arbeit.
  • Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu bewältigen, detaillierte Aufgaben zu koordinieren und zuverlässig nachzuverfolgen.
  • Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
  • Sicherer Umgang mit Google Workspace sowie die Fähigkeit, neue Technologieplattformen und Tools zu erlernen und zu nutzen.
  • Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Informationen.
  • Starkes Interesse an und Engagement für Wohlbefinden, Achtsamkeit und die Wissenschaft menschlichen Gedeihens – durch persönliche Erfahrung oder inhaltliche Übereinstimmung.
  • Bereitschaft, etwa einmal pro Woche ins Humin-Büro in Madison zu reisen und bei Bedarf auch zu anderen Zeiten vor Ort zu arbeiten.
  • Berechtigung, ohne Sponsoring in den Vereinigten Staaten zu arbeiten.
  • Eine Hintergrundüberprüfung ist Teil des Einstellungsverfahrens.
  • Erfahrung in einer gemeinnützigen, philanthropischen, werteorientierten oder spendernahen Umgebung.
  • Erfahrung in einem technologieorientierten Umfeld.
  • Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, Vorständen, Spender:innen oder anderen externen Interessengruppen.
  • Erfahrung mit der Koordination von Organisationssitzungen, Klausuren, Veranstaltungen oder anderen mehrstufigen Projekten.
  • Bewusstsein für und Engagement für die Grundsätze von Vielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion.

Zusatzleistungen

  • Umfassendes Gesundheits- und Leistungspaket.
  • Großzügige bezahlte Freizeit.
  • Flexible und ortsunabhängige Arbeitsmodelle.
  • Ressourcen für die berufliche Weiterentwicklung.
  • Organisationsweite Foren und Weiterbildungsangebote mit Schwerpunkt auf kultureller Kompetenz, Gleichstellung und Inklusion.

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