Heartland Business Systems
Heartland Business Systems
501 – 1.000 Mitarbeitende
BeratungBildungGesundheitswesen
Heartland Business Systems ist ein Anbieter von IT-Beratung und Cybersicherheit, der Organisationen dabei unterstützt, Technologieentscheidungen mit geschäftlichen Prioritäten zu verbinden. Das Leistungsspektrum umfasst Cloud-Lösungen, Rechenzentrumsmanagement, Managed IT, Anwendungsentwicklung, KI und Analytik sowie Bewertungen von Cybersicherheitsrisiken. HBS arbeitet mit Kunden aus den Bereichen Beratung, Gesundheitswesen und Bildung zusammen, um Abläufe zu modernisieren, die Zusammenarbeit zu fördern, die Widerstandsfähigkeit zu verbessern und kritische Daten, Systeme und Menschen durch maßgeschneiderte Technologieprogramme zu schützen.

Executive Assistant für CRO und Vertriebsleitung – Hybrid

Sie leisten umfassende administrative und operative Unterstützung für den CRO und das Vertriebsteam von Heartland Business Systems. Zu Ihren Aufgaben gehören Kalenderverwaltung, Meetings, Reisen, Veranstaltungen, Spesen, Kommunikation und Abläufe auf Führungsebene.

Beschreibung

  • Sie agieren als strategische administrative Unterstützung für den CRO und das Vertriebsteam
  • Sie verantworten den Führungskalender des CRO einschließlich Priorisierung, Terminplanung, Konfliktlösung und Zugriffsverwaltung
  • Sie koordinieren interne und externe Meetings, Routinen der Führungsebene, bereichsübergreifende Initiativen und Vertriebsforen
  • Sie organisieren wichtige Vertriebsmeetings und die zugehörige Kommunikation, einschließlich monatlicher Gespräche, Tagesordnungen, Inhaltsvorbereitung und Versand von Nachfassinformationen
  • Sie organisieren komplexe Inlandsreisen einschließlich Flügen, Unterkünften und Bodentransport
  • Sie verwalten die Spesenprozesse des CRO von der Einreichung bis zur Prüfung und Genehmigung
  • Sie steuern die Planung von Führungs- und Vertriebsveranstaltungen von Anfang bis Ende, einschließlich QBRs und Sales Kick-offs
  • Sie setzen künstliche Intelligenz ein, um Arbeitsabläufe und operative Effizienz zu verbessern
  • Sie unterstützen das Marketing bei der Kommunikation der Führungsebene und bei professionellen Aktivitäten in sozialen Medien
  • Sie übernehmen administrative und operative Aufgaben wie Rechnungsverarbeitung, Genehmigung von Urlauben, Koordination von Leistungsbeurteilungen und die Logistik von Führungskräfte-Meetings
  • Sie vertreten bei Bedarf andere administrative Funktionen

Anforderungen

  • Bachelorabschluss oder gleichwertige Berufserfahrung
  • Mindestens sechs Jahre Erfahrung im administrativen Bereich
  • Mindestens drei Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften
  • Sie treffen eigenständig fundierte Entscheidungen, wenn dies angemessen ist, und eskalieren Themen bei Bedarf. Dabei zeichnen Sie sich durch ausgeprägte Verantwortungsübernahme und Lösungsorientierung aus
  • Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Aufgaben mit hoher Priorität zu organisieren, zu priorisieren und die Zeit effektiv einzuteilen
  • Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
  • Ergebnisorientierte Arbeitsweise
  • Ausgeprägte Fähigkeit, konkurrierende Anforderungen zu priorisieren
  • Ausgeprägte Team- und Kooperationsbereitschaft
  • Professionelles und respektvolles Auftreten

Zusatzleistungen

  • Wettbewerbsfähiges Vergütungspaket, das Boni, Incentives, Provisionen, faire Vergütung, Altersvorsorge und HSA-kompatible Leistungen umfassen kann
  • Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
  • Möglichkeiten, sich in der Gemeinschaft zu engagieren
  • Unterstützung bei der persönlichen Entwicklung
  • Feiern für Mitarbeitende und ihre Familien
  • Initiativen für ökologische Nachhaltigkeit
  • Bezahlte persönliche Freistellung
  • Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
  • Anerkennung und Auszeichnungen

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