營運支援專員（現場辦公）
為All Native Group醫學局提供行政營運、紀錄管理、差旅協調、庫存控管及案件追蹤支援。
說明
- 為醫學局提供行政支援並協助計畫管理。
- 整理文件、行程、差旅、庫存、案件轉介、必要文件、基礎資料分析及試算表。
- 準備並管理信函、電子郵件、備忘錄、簡報、報告及問題摘要。
- 以面對面及遠端方式個別協助客戶。
- 管理辦公用品、材料、心理測驗資源及服務庫存，同時辨識新出現的需求。
- 建立並監控工單。
- 提交IT服務中心請求並追蹤至完成。
- 協調新進人員到職流程，包括在E2、OpenNet、ClassNet、JWICS及薪資系統中設定帳戶。
- 透過E2管理員工差旅。
- 維護計畫辦公室行事曆，記錄行程、工作事項、期限及休假。
- 準備新外交護照申請請求。
- 將紙本紀錄轉換為掃描電子檔案。
- 維護、定期檢視、保護並封存電子文件檔案。
- 使用Microsoft Excel支援計畫經理及主管追蹤生產力指標與案件轉介進度。
- 彙整預算資訊，並與供應商合作取得報價及發票。
- 執行支援政策、營運或臨床職能的複雜行政及文書工作。
職位要求
- 高中畢業或同等學歷。
- 副學士或學士學位。
- 至少兩年支援類似行政或營運職能的工作經驗。
- 必須持有或能夠取得並維持SECRET安全許可；職缺資訊亦說明此職位需要最高機密安全許可。
- 熟悉Microsoft Office，包括Word、Excel及PowerPoint，以及辦公技術設備。
- 具備優秀的書面、口語、人際溝通及批判性思考能力。
- 能夠促進協作型團隊環境。
- 可於週一至週五上午8:00至下午5:00工作；由於該單位全天候運作，可能需要輪班或固定的晚間及週末班次。
- 能夠在專業辦公環境中工作，並於工作日75%的時間保持坐姿或固定位置。
- 能夠經常搬運重量不超過25磅的標準辦公設備。
- 可能需要本地出差，偶爾也可能需要在區域外過夜出差。
福利待遇
- 完整福利方案。
- 平等就業機會。