菲律賓遠端私人及行政助理
為一家位於南加州的廚房與浴室改造公司提供遠端支援，協助高階主管團隊。職責包括行事曆管理、溝通、會議協調、報告製作及個人事務安排。
說明
- 管理高階主管的工作與個人行事曆
- 協調會議、預約、通話、後續跟進、家庭預約及家庭事務
- 監控並分流收到的電子郵件、簡訊和電話溝通
- 為高階主管準備、寄送並追蹤信函及其他通信
- 接聽電話並提供準確摘要
- 參與會議並準備條理清晰的會議紀錄
- 追蹤行動事項、負責人及截止日期
- 傳送會議紀錄並跟進未完成的任務
- 制定議程、簡報文件及背景資料
- 維護Excel試算表、追蹤表及資料檔案
- 整理並摘要供領導層審閱的資訊
- 製作報告及相關支援資料
- 保持數位檔案井然有序並即時更新
- 協調個人行程、預訂、家庭事務、跑腿工作及研究
- 協助高階主管配偶處理行程安排、溝通及協調
- 依指示核准文件或提交內容
- 調查供應商、服務及其他資訊，並提供建議
- 主動預判需求並獨立行事
- 保護個人及業務機密資訊
職位要求
- 具備管理繁忙且複雜行事曆的實務經驗，能夠協調多方利害關係人
- 熟練使用Microsoft Excel，包括資料整理、基本公式、摘要報告、樞紐分析表、VLOOKUP及XLOOKUP
- 具備記錄及分發精確會議紀錄的經驗
- 英語書寫及口語能力優異
- 熟悉Microsoft 365應用程式，包括Outlook、Word及Teams
- 熟悉Google Calendar或Outlook Calendar等行程安排平台
- 擁有可靠的高速網際網路連線
- 擁有專用且專業的居家工作空間
- 週一至週五可全職工作
- 具備支援建築、翻修、房地產或相關領域高階主管的經驗者優先