Remote Raven yhdistää yritykset pätevien virtuaaliassistenttien ja etätyön ammattilaisten kanssa Filippiineillä. Sen henkilöstöpalvelu tukee tehtäviä asiakaspalvelussa, kirjanpidossa, digitaalisessa markkinoinnissa, henkilöstöhallinnossa, terveydenhuollossa, verkkokehityksessä, logistiikassa, konsultoinnissa ja muissa niihin liittyvissä liiketoimintatoiminnoissa. Yritys keskittyy englannin kieltä sujuvasti puhuviin ehdokkaisiin, joilla on tehtävään sopiva koulutus, valmennus, tutkinto tai sertifikaatti, ja auttaa työnantajia rekrytoimaan etätiimin jäseniä suoraviivaisen prosessin kautta ilman aloitusmaksuja.
Etätyönä työskentelevä henkilökohtainen ja johdon assistentti – Filippiinit
Etätyönä työskentelevä henkilökohtainen ja johdon assistentti tukee eteläkalifornialaisen keittiö- ja kylpyhuoneremontteihin erikoistuneen yrityksen johtoa. Tehtäviin kuuluvat kalenterinhallinta, viestintä, kokousten koordinointi, raportointi ja henkilökohtaisten asioiden järjestäminen.
Kuvaus
- Hallinnoi johtajan työ- ja henkilökohtaista kalenteria
- Koordinoi kokouksia, tapaamisia, puheluita, seurantatehtäviä, kodin tapaamisia ja perheen menoja
- Seuraa ja priorisoi saapuvia sähköposteja, tekstiviestejä ja puheluita
- Laatii, lähettää ja seuraa johtajan kirjeenvaihtoa
- Vastaa puheluihin ja laatii niistä täsmälliset yhteenvedot
- Osallistuu kokouksiin ja laatii hyvin jäsennellyt pöytäkirjat
- Seuraa toimenpiteitä, vastuuhenkilöitä ja määräaikoja
- Jakaa kokousmuistiot ja seuraa avoimia tehtäviä
- Laatii esityslistoja, valmisteluasiakirjoja ja taustamateriaaleja
- Ylläpitää Excel-taulukoita, seurantalistoja ja tiedostoja
- Järjestää ja tiivistää tietoja johdon tarkastelua varten
- Laatii raportteja ja niihin liittyviä tukimateriaaleja
- Pitää digitaaliset tiedostot järjestyksessä ja ajan tasalla
- Koordinoi henkilökohtaisia aikatauluja, varauksia, kodin käytännön asioita, asiointeja ja tiedonhakua
- Avustaa johtajan puolisoa aikataulutuksessa, viestinnässä ja koordinoinnissa
- Hyväksyy asiakirjoja tai lähetyksiä ohjeiden mukaan
- Selvittää toimittajia, palveluita ja muita tietoja sekä antaa suosituksia
- Ennakoi tarpeita oma-aloitteisesti ja toimii itsenäisesti
- Suojaa luottamuksellisia henkilökohtaisia ja liiketoimintatietoja
Vaatimukset
- Osoitettua kokemusta kiireisen ja monimutkaisen, useita sidosryhmiä koskevan kalenterin hallinnasta
- Edistynyt Microsoft Excel -osaaminen, mukaan lukien tietojen järjestäminen, peruskaavat, yhteenvetoraportointi, Pivot-taulukot, VLOOKUP ja XLOOKUP
- Kokemusta täsmällisten kokouspöytäkirjojen laatimisesta ja jakamisesta
- Erinomainen suullinen ja kirjallinen englannin kielen taito
- Microsoft 365 -sovellusten, kuten Outlookin, Wordin ja Teamsin, hyvä hallinta
- Aikataulutusalustojen, kuten Google Calendarin tai Outlook Calendarin, tuntemus
- Luotettava nopea internetyhteys
- Erillinen, ammattimainen työtila kotona
- Valmius kokoaikatyöhön maanantaista perjantaihin
- Kokemus johtajien tukemisesta rakennus-, remontointi-, kiinteistö- tai vastaavalla alalla katsotaan eduksi