Vanderbilt University Medical Center är ett akademiskt hälsosystem med fokus på patientvård, biomedicinsk forskning och medicinsk utbildning. Dess nätverk av sjukhus och kliniker erbjuder primärvård samt specialist- och högspecialiserad vård i hela Mid-South-regionen, medan forsknings- och utbildningsprogrammen bidrar till framsteg inom hälso- och sjukvården och utbildningen av framtidens vårdpersonal. Centret fungerar också som en viktig remissinstitution där klinisk expertis och innovation samlas inom en och samma organisation.
Biträdande administrativ handläggare, forskningsadministration (hybrid)
Ansvara för komplex ekonomisk och administrativ verksamhet för forskningsportföljer inom Vanderbilt Universitys School of Medicine Basic Sciences. Ge fakulteten råd, hantera budgetar och rapportering, samordna inköp och stödja efterlevnaden av regler för externfinansierade projekt.
Beskrivning
- Självständigt hantera ekonomiadministrationen för utvalda institutioner, fakultetsportföljer samt externfinansierade och icke-externfinansierade projekt.
- Ta fram, analysera och presentera månatliga ekonomiska rapporter och prognoser för fakultet och institutionsledningar.
- Bedöma löner, personalomkostnader och övriga kostnader samt kommunicera ekonomisk status, risker, trender och rekommenderade åtgärder.
- Identifiera underskott, otillåtna eller felklassificerade kostnader, finansieringsbrister och avvikelser samt leda arbetet med att lösa dem.
- Ta fram och granska rapporter om arbetstid, projekt, portföljer och anpassade ekonomiska rapporter.
- Bedöma, upprätta, lämna in och följa upp retroaktiva kostnadsöverföringar och andra ekonomiska justeringar.
- Granska slutrapporter och uppgifter för projektavslut, stämma av poster och lösa avvikelser tillsammans med Research Finance och centrala kontor.
- Skapa interna projektbudgetar och ge fakulteten råd om resursfördelning, utgiftsstrategier och förväntade ekonomiska resultat.
- Bidra till den årliga budgetplaneringen genom att samla in, validera och utvärdera ekonomiska data.
- Samarbeta med inköpskollegor för att hantera åtaganden, reserverade medel, betalningsfrågor, underleverantörsfakturor, fakturering och budgetöverenskommelser.
- Underhålla och verifiera personal- och faktureringsdata i universitets- och sjukvårdscentersystem, inklusive iLab.
- Ge intressenter råd i frågor som rör ekonomi, forskningsadministration, inköp och verksamhet.
- Leda tilldelade initiativ och särskilda projekt genom dokumenterade planer, prioriteringar, milstolpar och uppföljning.
- Skapa och vidareutveckla institutionens ekonomiska och administrativa rutiner.
- Bygga arbetsrelationer med fakultet, personal, Research Finance, inköp, gemensamma resurser och universitetspartner.
- Delta i möten, utbildningar och rundabordssamtal, dela expertis och bidra till teamets resurser.
- Använda gott professionellt omdöme och diskretion vid hantering av konfidentiell eller känslig information.
Krav
- En kandidatexamen i företagsekonomi, finans, redovisning eller ett närliggande ämne från en ackrediterad utbildningsinstitution är meriterande.
- Minst fyra års successivt mer kvalificerad erfarenhet av ekonomistyrning, forskningsadministration, redovisning eller ett närliggande område krävs.
- Erfarenhet av att ansvara för ekonomi inom externfinansierad forskning vid ett lärosäte, ett akademiskt medicinskt centrum eller en liknande komplex organisation är starkt meriterande.
- Avancerade kunskaper i Microsoft Excel.
- Yrkesmässig arbetsförmåga i Microsoft Word och PowerPoint.
- Erfarenhet av Oracle Cloud eller en jämförbar plattform för verksamhetsresursplanering är meriterande.
- Förmåga att tolka komplexa ekonomiska data, förutse problem, formulera praktiska rekommendationer och genomföra korrigerande åtgärder.
- Förståelse för ekonomiska kontroller, kostnadsanalys, budgetering, prognostisering, avstämning och ekonomisk rapportering.
- Kännedom om revisionsstandarder för ideella organisationer eller externfinansierade program är meriterande.
- Stark kommunikationsförmåga och förmåga att bygga relationer.
- Förmåga att arbeta självständigt, balansera motstridiga prioriteringar, hålla tidsfrister och samarbeta i team.
- Professionalitet, mognad, gott omdöme och diskretion vid hantering av konfidentiell och mycket känslig information.
- En inställning präglad av kontinuerliga förbättringar samt förmåga att hitta effektiviseringar, stärka processer och anpassa sig till förändringar är meriterande.
Förmåner
- Anställning enligt principen om lika möjligheter.
- Tillgång till möjligheter till kompetensutveckling och karriärutveckling.
- Hybrid arbetsform.