Das Vanderbilt University Medical Center ist ein akademisches Gesundheitssystem mit Schwerpunkt auf Patientenversorgung, biomedizinischer Forschung und medizinischer Ausbildung. Sein Netzwerk aus Krankenhäusern und Kliniken bietet im gesamten Mittleren Süden der USA allgemeinmedizinische, fachärztliche und spezialisierte Leistungen an. Forschungs- und Ausbildungsprogramme fördern Fortschritte im Gesundheitswesen und die Entwicklung zukünftiger medizinischer Fachkräfte. Darüber hinaus ist das Zentrum eine bedeutende Überweisungseinrichtung, die klinische Expertise und Innovation in einer Organisation vereint.
Assistenzreferent/in Verwaltungsangelegenheiten, Forschungsadministration (Hybrid)
Verantwortung für komplexe Finanz- und Verwaltungsabläufe in Forschungsportfolios innerhalb der Basic Sciences der Vanderbilt University School of Medicine. Beratung von Lehrenden, Budget- und Berichtswesen, Koordination der Beschaffung sowie Unterstützung bei der Compliance für geförderte Projekte.
Beschreibung
- Verwalten Sie selbstständig die Finanzadministration für zugewiesene Abteilungen, Portfolios von Lehrenden sowie geförderte und nicht geförderte Projekte.
- Erstellen, analysieren und präsentieren Sie monatliche Finanz- und Prognoseberichte für Lehrende und Abteilungsleitungen.
- Bewerten Sie Gehalts-, Nebenleistungs- und sonstige Kostenaktivitäten und kommunizieren Sie Finanzstatus, Risiken, Trends und empfohlene Maßnahmen.
- Erkennen Sie Defizite, nicht zulässige oder falsch klassifizierte Kosten, Finanzierungslücken und Abweichungen und leiten Sie deren Behebung.
- Erstellen und prüfen Sie Tätigkeits-, Projekt-, Portfolio- und individuell angepasste Finanzberichte.
- Prüfen, erstellen, übermitteln und verfolgen Sie nachträgliche Kostenumbuchungen und andere finanzielle Anpassungen.
- Prüfen Sie Abschlussberichte und Informationen zum Projektabschluss, stimmen Sie Aufzeichnungen ab und klären Sie Abweichungen mit Research Finance und zentralen Stellen.
- Erstellen Sie interne Projektbudgets und beraten Sie Lehrende zur Ressourcenverteilung, zu Ausgabenstrategien und zu erwarteten finanziellen Ergebnissen.
- Tragen Sie zur jährlichen Budgetplanung bei, indem Sie Finanzdaten sammeln, validieren und bewerten.
- Arbeiten Sie mit Kolleginnen und Kollegen aus der Beschaffung zusammen, um Verpflichtungen, Mittelbindungen, Zahlungsfragen, Subunternehmerrechnungen, Abrechnungen und Budgetvereinbarungen zu bearbeiten.
- Pflegen und überprüfen Sie Personal- und Abrechnungsdaten in den Systemen der Universität und des medizinischen Zentrums, einschließlich iLab.
- Beraten Sie Beteiligte zu Finanzwesen, Forschungsadministration, Beschaffung und betrieblichen Fragen.
- Leiten Sie zugewiesene Initiativen und Sonderprojekte anhand dokumentierter Pläne, Prioritäten, Meilensteine und Nachverfolgungsmaßnahmen.
- Erstellen und verbessern Sie die Finanz- und Verwaltungsverfahren der Abteilung.
- Pflegen Sie Arbeitsbeziehungen zu Lehrenden, Mitarbeitenden, Research Finance, Beschaffung, gemeinsamen Ressourcen und Partnern der Universität.
- Nehmen Sie an Besprechungen, Schulungen und Gesprächsrunden teil, teilen Sie Ihr Fachwissen und tragen Sie zu Teamressourcen bei.
- Wenden Sie bei der Bearbeitung vertraulicher oder sensibler Informationen professionelles Urteilsvermögen und Diskretion an.
Anforderungen
- Ein Bachelorabschluss in Betriebswirtschaft, Finanzwesen, Rechnungswesen oder einer verwandten Fachrichtung an einer akkreditierten Hochschule ist bevorzugt.
- Mindestens vier Jahre zunehmend verantwortungsvollere Berufserfahrung in Finanzmanagement, Forschungsadministration, Rechnungswesen oder einem verwandten Bereich sind erforderlich.
- Erfahrung in der Überwachung von Finanzen geförderter Forschung im Hochschulbereich, in einem akademischen medizinischen Zentrum oder einer vergleichbar komplexen Organisation ist ausdrücklich erwünscht.
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Excel.
- Arbeitskenntnisse in Microsoft Word und PowerPoint.
- Erfahrung mit Oracle Cloud oder einer vergleichbaren Enterprise-Resource-Planning-Plattform ist bevorzugt.
- Fähigkeit, komplexe Finanzdaten zu interpretieren, Probleme vorherzusehen, praktikable Empfehlungen zu formulieren und Korrekturmaßnahmen umzusetzen.
- Verständnis von Finanzkontrollen, Ausgabenanalysen, Budgetierung, Prognosen, Abstimmungen und Finanzberichterstattung.
- Kenntnisse der Prüfungsstandards für gemeinnützige Organisationen oder geförderte Programme sind bevorzugt.
- Ausgeprägte Kommunikations- und Beziehungsfähigkeiten.
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten, konkurrierende Prioritäten auszugleichen, Fristen einzuhalten und im Team zusammenzuarbeiten.
- Professionalität, Reife, gutes Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit vertraulichen und höchst sensiblen Informationen.
- Eine auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtete Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Effizienzsteigerungen zu erkennen, Prozesse zu stärken und sich an Veränderungen anzupassen, sind bevorzugt.
Zusatzleistungen
- Beschäftigung unter Gewährleistung der Chancengleichheit.
- Zugang zu Möglichkeiten der beruflichen Weiterentwicklung und des beruflichen Wachstums.
- Hybrides Arbeitsmodell.