Vanderbilt University Medical Center is een academisch gezondheidszorgsysteem dat zich richt op patiëntenzorg, biomedisch onderzoek en medisch onderwijs. Het netwerk van ziekenhuizen en klinieken biedt eerstelijnszorg, specialistische en subspecialistische diensten in het hele zuiden van de Verenigde Staten. De onderzoeks- en opleidingsprogramma's dragen bij aan vooruitgang in de gezondheidszorg en aan de ontwikkeling van toekomstige medische professionals. Het centrum is daarnaast een belangrijke verwijsinstelling die klinische expertise en innovatie binnen één organisatie samenbrengt.
Medewerker administratieve zaken, onderzoeksadministratie (hybride)
Beheer complexe financiële en administratieve activiteiten voor onderzoeksportefeuilles binnen de Basic Sciences van Vanderbilt University’s School of Medicine. Adviseer docenten, beheer budgetten en rapportages, coördineer inkoop en ondersteun de naleving voor gesponsorde projecten.
Beschrijving
- Beheer zelfstandig de financiële administratie voor toegewezen afdelingen, portefeuilles van docenten en gesponsorde en niet-gesponsorde projecten.
- Stel maandelijkse financiële rapportages en prognoses op, analyseer deze en presenteer ze aan docenten en afdelingshoofden.
- Beoordeel salaris-, secundaire arbeidsvoorwaarden- en overige kostenactiviteiten en communiceer over financiële status, risico’s, trends en aanbevolen maatregelen.
- Signaleer tekorten, niet-toegestane of verkeerd geclassificeerde kosten, financieringstekorten en afwijkingen en leid de oplossing ervan.
- Stel inspannings-, project-, portefeuille- en aangepaste financiële rapportages op en controleer deze.
- Beoordeel, stel op, dien in en volg retroactieve kostenoverboekingen en andere financiële correcties.
- Controleer eindrapportages en informatie over de afsluiting, reconcilieer de administratie en los afwijkingen op met Research Finance en centrale afdelingen.
- Stel interne projectbudgetten op en adviseer docenten over de verdeling van middelen, uitgavenstrategieën en verwachte financiële resultaten.
- Draag bij aan de jaarlijkse begrotingsplanning door financiële gegevens te verzamelen, te valideren en te evalueren.
- Werk samen met collega’s van Inkoop aan verplichtingen, reserveringen, betalingskwesties, facturen van onderaannemers, facturering en budgetafspraken.
- Beheer en controleer personeels- en factureringsgegevens in de systemen van de universiteit en het medisch centrum, waaronder iLab.
- Adviseer belanghebbenden over financiën, onderzoeksadministratie, inkoop en operationele kwesties.
- Leid toegewezen initiatieven en speciale projecten aan de hand van gedocumenteerde plannen, prioriteiten, mijlpalen en opvolging.
- Stel financiële en administratieve procedures voor de afdeling op en verbeter deze.
- Bouw werkrelaties op met docenten, medewerkers, Research Finance, Inkoop, gedeelde voorzieningen en universitaire partners.
- Neem deel aan vergaderingen, trainingen en rondetafelbijeenkomsten, deel expertise en draag bij aan teamresources.
- Gebruik professioneel beoordelingsvermogen en discretie bij het omgaan met vertrouwelijke of gevoelige informatie.
Vereisten
- Een bachelordiploma in bedrijfskunde, financiën, accountancy of een verwante studierichting van een geaccrediteerde instelling heeft de voorkeur.
- Minimaal vier jaar steeds verdergaande ervaring in financieel management, onderzoeksadministratie, accountancy of een verwant vakgebied is vereist.
- Ervaring met het toezicht op de financiën van gesponsord onderzoek in het hoger onderwijs, een academisch medisch centrum of een vergelijkbaar complexe organisatie heeft sterk de voorkeur.
- Gevorderde vaardigheden in Microsoft Excel.
- Werkkennis van Microsoft Word en PowerPoint.
- Ervaring met Oracle Cloud of een vergelijkbaar enterprise-resource-planningsplatform heeft de voorkeur.
- Vermogen om complexe financiële gegevens te interpreteren, problemen te voorzien, praktische aanbevelingen te formuleren en corrigerende acties af te ronden.
- Kennis van financiële controles, kostenanalyses, budgettering, prognoses, reconciliatie en financiële rapportage.
- Kennis van auditnormen voor non-profitorganisaties of gesponsorde programma’s heeft de voorkeur.
- Sterke communicatieve en relationele vaardigheden.
- Vermogen om zelfstandig te werken, concurrerende prioriteiten in balans te brengen, deadlines te halen en binnen een team samen te werken.
- Professionaliteit, volwassenheid, goed beoordelingsvermogen en discretie bij het omgaan met vertrouwelijke en zeer gevoelige informatie.
- Een oriëntatie op continue verbetering, met het vermogen om efficiëntieverbeteringen te vinden, processen te versterken en zich aan veranderingen aan te passen, heeft de voorkeur.
Voordelen
- Werkgelegenheid met gelijke kansen.
- Toegang tot mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en groei.
- Hybride werkregeling.