University of Alberta to publiczny uniwersytet badawczy w Edmonton w prowincji Alberta w Kanadzie, z kilkoma kampusami i ponad tuzinem wydziałów. Uczelnia łączy kształcenie na poziomie licencjackim, magisterskim, doktorskim i ustawicznym z badaniami w dziedzinach sztucznej inteligencji, energii i środowiska, zdrowia i dobrostanu, rolnictwa oraz studiów nad ludnością rdzenną. Wspiera przedsiębiorczość, tworzenie spółek typu spin-off, zaangażowanie społeczności oraz partnerstwa z przemysłem i szerszym otoczeniem społecznym, kształcąc studentów z całego świata. Jej liczna kadra pracuje w obszarach edukacji, badań naukowych, administracji i powiązanych usług uniwersyteckich, ze szczególnym uwzględnieniem dostępności, różnorodności i inicjatyw na rzecz ludności rdzennej.
Administrator przestrzeni studenckiej Student Commons — University of Alberta (praca hybrydowa)
Wsparcie studentów i odwiedzających w przestrzeni Student Commons na University of Alberta w ramach hybrydowej pracy na część etatu. Obsługa rezerwacji, pomoc techniczna, wydarzenia, procedury bezpieczeństwa, działalność kawiarni i administracja biura ogólnego.
Opis
- Otwieranie i zamykanie Student Commons, w tym odblokowywanie głównego wejścia
- Administrowanie systemem rezerwacji przestrzeni i szkolenie użytkowników w zakresie dokonywania rezerwacji
- Spokojne radzenie sobie z sytuacjami dotyczącymi odwiedzających oraz eskalowanie spraw w razie potrzeby
- Dbanie o czystość i porządek w Student Commons oraz w strefie kawiarni
- Obsługa i konserwacja wyposażenia kawiarni, w tym ekspresów do kawy, zlewów i lodówek
- Wspieranie obsługi technologicznej poprzez rozwiązywanie problemów, zgłaszanie usterek i potwierdzanie ich usunięcia
- Wydawanie i przyjmowanie materiałów technologicznych oraz innych przedmiotów, prowadzenie ewidencji zapasów i monitorowanie brakujących zwrotów
- Egzekwowanie zasad korzystania z przestrzeni oraz interweniowanie lub eskalowanie spraw w razie potrzeby
- Pomaganie najemcom przestrzeni w uzyskiwaniu dostępu do obiektów i korzystaniu z nich
- Przekazywanie studentom informacji o usługach kampusu, zasobach dotyczących zdrowia i dobrostanu oraz doradztwie
- Wyjaśnianie studentom, jak rezerwować spotkania z doradcami akademickimi i zawodowymi, oraz promowanie tych usług
- Wyszukiwanie i wdrażanie sposobów poprawy doświadczeń studentów
- Koordynowanie aktywności studenckich i współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług
- Wspieranie wydarzeń Alberta School of Business organizowanych w Carruthers Student Commons
- Zapewnianie zastępstwa w biurze ogólnym podczas urlopów, sytuacji awaryjnych i chorób
- Kontaktowanie się, zależnie od pilności sprawy, z ekipami technicznymi, służbami budynkowymi, AICT, działem pomocy, zespołami technologicznymi i służbami technologii sal wykładowych
- Informowanie wszystkich odpowiednich osób w trakcie realizacji zgłoszeń serwisowych i spraw operacyjnych
- Obsługa zakupów w Business Boutique i dokumentowanie sprzedanych towarów
- Organizowanie materiałów biura ogólnego i pomieszczeń magazynowych w piwnicy
- Monitorowanie korzystania z kluczy i sprzętu oraz potwierdzanie zwrotu przedmiotów
- Odprowadzanie osób do piwnicznego pomieszczenia magazynowego
- Stemplowanie i zatwierdzanie ogłoszeń na tablicach zgodnie z zasadami i procedurami
- Rejestrowanie i monitorowanie wykorzystania apteczki pierwszej pomocy
- Przygotowywanie przesyłek i materiałów do dystrybucji
- Wykonywanie zadań związanych z otwieraniem i zamykaniem biura ogólnego, w tym obsługa alarmów, kluczy, szuflad i pomieszczeń magazynowych
- Administrowanie przydzielaniem, odbiorem i ewidencją kluczy oraz powiązaną dokumentacją
- Odbieranie, bezpieczne przechowywanie i przekazywanie czeków dla wydziałów i studenckich organizacji biznesowych
- Monitorowanie zabezpieczonych sejfów używanych przez kluby studenckie
- Wykonywanie wstępnych prac konserwacyjnych i usuwanie usterek kopiarek, sprzętu audiowizualnego i laptopów; organizowanie serwisu oraz zgłaszanie potrzeb w zakresie wymiany
Wymagania
- Co najmniej dwa lata edukacji policealnej
- Preferowane wykształcenie policealne w pokrewnej dziedzinie, takiej jak organizacja wydarzeń, administracja biurowa, biznes, edukacja lub bibliotekoznawstwo i informacja, albo równoważne doświadczenie
- Od roku do dwóch lat doświadczenia biurowego, najlepiej w placówce policealnej
- Silne umiejętności obsługi klienta
- Doskonałe umiejętności pisemnej i ustnej komunikacji, organizacji pracy oraz relacji interpersonalnych
- Dobre umiejętności komputerowe i zdolność szybkiego uczenia się aplikacji
- Biegłość w obsłudze Microsoft Office i Google Workspace
- Umiejętność pracy w dynamicznym środowisku z częstymi przerwami w wykonywaniu zadań
- Umiejętność samodzielnej pracy i podejmowania proaktywnej inicjatywy
- Udokumentowane umiejętności rozwiązywania problemów, ograniczania ryzyka, oceny sytuacji, adaptacji i reagowania
- Znajomość tematów związanych ze zdrowiem i dobrostanem oraz wrażliwość na te kwestie
- Certyfikat z zakresu pierwszej pomocy w sytuacjach związanych ze zdrowiem psychicznym będzie dodatkowym atutem; w razie potrzeby zapewnione zostanie szkolenie
- Znajomość technologii wydarzeń, w tym systemów panelowych, wejść i wyjść audio-wideo, przepływu sygnału, podstawowych konfiguracji dźwięku, mikrofonów, głośników i podstawowego diagnozowania problemów z dźwiękiem
- Skuteczne zarządzanie czasem i doprowadzanie zadań do końca
- Gotowość do nauki i rozwijania nowych umiejętności
Benefity
- Praca hybrydowa łącząca pracę zdalną i stacjonarną
- Praca na część etatu w wymiarze 25 godzin tygodniowo
- Możliwość pracy w pełnym wymiarze do 40 godzin tygodniowo w celu zastępstwa podczas urlopów, sytuacji awaryjnych lub chorób
- W razie potrzeby zapewnione szkolenie z pierwszej pomocy w sytuacjach związanych ze zdrowiem psychicznym
- Zatrudnienie objęte układem zbiorowym między władzami University of Alberta a NASA
- Włączający i dostępny proces rekrutacji z możliwością zapewnienia udogodnień podczas rozmowy kwalifikacyjnej