Die University of Alberta ist eine öffentliche Forschungsuniversität in Edmonton, Alberta, Kanada, mit mehreren Standorten und mehr als einem Dutzend Fakultäten. Ihre Arbeit verbindet grundständige Studiengänge, Graduiertenprogramme und Weiterbildung mit Forschung in den Bereichen künstliche Intelligenz, Energie und Umwelt, Gesundheit und Wohlbefinden, Landwirtschaft sowie indigene Studien. Die Universität fördert Unternehmertum, Ausgründungen, gesellschaftliches Engagement und Partnerschaften mit der Industrie und der weiteren Gemeinschaft und heißt Studierende aus aller Welt willkommen. Ihre große Belegschaft leistet Beiträge in Lehre, wissenschaftlicher Forschung, Verwaltung und verwandten Hochschuldienstleistungen, wobei der Schwerpunkt auf Zugang, Vielfalt und Initiativen für indigene Gemeinschaften liegt.
Administrator/in des Student Commons – University of Alberta (hybrid)
Unterstützung von Studierenden und Besucherinnen und Besuchern im Student Commons der University of Alberta in einer hybriden Teilzeitstelle. Verantwortung für Buchungen, technische Unterstützung, Veranstaltungen, Sicherheitsverfahren, Cafébetrieb und allgemeine Büroverwaltung.
Beschreibung
- Das Student Commons öffnen und schließen, einschließlich des Aufschließens des Haupteingangs
- Das Raumbuchungssystem verwalten und Nutzerinnen und Nutzer in der Reservierung von Räumen schulen
- Situationen mit Besucherinnen und Besuchern ruhig bewältigen und bei Bedarf Unterstützung anfordern
- Das Student Commons und den Cafébereich sauber und ordentlich halten
- Cafégeräte einschließlich Kaffeemaschinen, Spülen und Kühlschränken bedienen und warten
- Den technischen Betrieb durch Fehlerbehebung, Meldung von Problemen und Bestätigung ihrer Behebung unterstützen
- Technische Materialien und andere Gegenstände aus- und zurückgeben, Bestandsaufzeichnungen führen und fehlenden Rückgaben nachgehen
- Den Verhaltenskodex für die Räumlichkeiten durchsetzen und bei Bedarf eingreifen oder eskalieren
- Mieterinnen und Mietern der Räumlichkeiten beim Zugang zu den Einrichtungen und deren Nutzung helfen
- Studierende über Campusangebote, Gesundheits- und Wellnessressourcen sowie Beratungsangebote informieren
- Erklären, wie Studierende Termine für die akademische und berufliche Beratung buchen können, und diese Angebote bekannt machen
- Möglichkeiten zur Verbesserung der studentischen Erfahrung finden und umsetzen
- Studierendenaktivitäten koordinieren und mit beauftragten Dienstleistern zusammenarbeiten
- Veranstaltungen der Alberta School of Business im Carruthers Student Commons unterstützen
- Während Urlaubszeiten, Notfällen und Krankheitsfällen die allgemeine Büroverwaltung vertreten
- Je nach Dringlichkeit Handwerksbetriebe, Gebäudedienste, AICT, den Helpdesk, technische Teams und den technischen Klassenzimmerservice kontaktieren
- Alle relevanten Beteiligten während Serviceanfragen und betrieblichen Angelegenheiten auf dem Laufenden halten
- Einkäufe in der Business Boutique bearbeiten und verkaufte Waren dokumentieren
- Materialien der allgemeinen Büroverwaltung und Lagerräume im Untergeschoss organisieren
- Die Nutzung von Schlüsseln und Geräten überwachen und die Rückgabe von Gegenständen bestätigen
- Personen zum Lagerraum im Untergeschoss begleiten
- Aushänge am Schwarzen Brett gemäß Richtlinien und Verfahren stempeln und genehmigen
- Die Nutzung des Erste-Hilfe-Kastens dokumentieren und überwachen
- Pakete und Materialien für die Verteilung vorbereiten
- Aufgaben zur Öffnung und Schließung der allgemeinen Büroverwaltung erledigen, einschließlich Alarme, Schlüssel, Schubladen und Lagerräume
- Die Ausgabe, Rücknahme und Bestandsführung von Schlüsseln sowie die zugehörige Dokumentation verwalten
- Schecks für Abteilungen und studentische Organisationen der Wirtschaftsfakultät entgegennehmen, sicher verwahren und verteilen
- Die gesicherten Tresore der Studierendenclubs überwachen
- Erste Wartungs- und Fehlerbehebungsarbeiten an Kopierern, AV-Geräten und Laptops durchführen, Wartungen veranlassen und den Bedarf an Ersatzgeräten melden
Anforderungen
- Mindestens zwei Jahre postsekundäre Ausbildung
- Eine einschlägige postsekundäre Ausbildung ist bevorzugt, beispielsweise in Veranstaltungsmanagement, Büroverwaltung, Wirtschaft, Pädagogik oder Bibliotheks- und Informationswissenschaften, oder gleichwertige Erfahrung
- Ein bis zwei Jahre Berufserfahrung im Büro, vorzugsweise im postsekundären Bildungsbereich
- Ausgeprägte Kundenservicekompetenzen
- Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie organisatorische und zwischenmenschliche Kompetenzen
- Gute Computerkenntnisse und die Fähigkeit, neue Softwareanwendungen schnell zu erlernen
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Google Workspace
- Fähigkeit, in einer arbeitsreichen Umgebung mit häufigen Unterbrechungen zu arbeiten
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und proaktiv Initiative zu ergreifen
- Nachgewiesene Fähigkeiten in Problemlösung, Risikominderung, Urteilsvermögen, Anpassungsfähigkeit und Reaktion
- Kenntnisse und Sensibilität in Bezug auf Gesundheits- und Wellnessthemen
- Eine Ausbildung in psychologischer Erster Hilfe ist von Vorteil; bei Bedarf wird eine Schulung angeboten
- Kenntnisse der Veranstaltungstechnik, einschließlich Panel-Systemen, AV-Ein- und -Ausgängen, Signalfluss, grundlegenden Tonaufbauten, Mikrofonen, Lautsprechern und grundlegender Fehlerbehebung im Audiobereich
- Effektives Zeitmanagement und zuverlässige Nachverfolgung
- Bereitschaft, neue Fähigkeiten zu erlernen und weiterzuentwickeln
Zusatzleistungen
- Hybrides Arbeitsmodell mit einer Kombination aus mobiler Arbeit und Arbeit vor Ort
- Teilzeitstelle mit 25 Stunden pro Woche
- Mögliche Vertretung in Vollzeit während Urlaubszeiten, bei Notfällen des Personals oder Krankheitsfällen mit bis zu 40 Stunden pro Woche
- Bei Bedarf wird eine Schulung in psychologischer Erster Hilfe angeboten
- Geltung des Tarifvertrags zwischen dem Board of Governors der University of Alberta und NASA
- Inklusiver und barrierefreier Einstellungsprozess mit möglichen Anpassungen für Vorstellungsgespräche