Job Duck brengt professionals in contact met fulltime banen op afstand ter ondersteuning van bedrijven in de Verenigde Staten. De mogelijkheden omvatten juridische ondersteuning, marketing, managementondersteuning en casemanagement voor klanten en teams in de advies-, marketing- en juridische sector. Het bedrijf helpt professionals op afstand om vanuit huis een duurzame carrière op te bouwen, met voortdurende ondersteuning en middelen voor professionele ontwikkeling.
Virtuele executive- en administratieve coördinator I bij Job Duck (op afstand vanuit Honduras)
Bied op afstand executive- en administratieve ondersteuning aan senior managers die werken voor werkgevers in de Verenigde Staten. Coördineer agenda’s, communicatie, marketinglogistiek, persoonlijke taken en reisarrangementen.
Beschrijving
- Coördineer persoonlijke en huishoudelijke boodschappen, waaronder afspraken voor stomerij, het ophalen van boodschappen en aanverwante taken.
- Beheer professionele, gezins- en persoonlijke agenda’s en afspraken.
- Verzorg de communicatie voor raceseries en organiseer bijbehorende bestellingen en logistiek.
- Houd marketingactiviteiten, bestellingen, zendingen en opvolgingen in de gaten.
- Beheer lijsten met verwijzingspartners en coördineer mailings, lanceringen en verzendingen van promotiemateriaal.
- Organiseer zakelijke en gezinsreizen, waaronder vluchten, accommodaties, autoverhuur en aanverwante regelingen.
- Fungeer als vertrouwde poortwachter voor een senior manager.
- Houd toezicht op de communicatie en beheer prioriteiten nauwkeurig en discreet.
Vereisten
- Zet u in voor een toegewijde, fulltime functie als Executive Assistant.
- Stem uw werktijden af op de zakelijke uren in EST.
- Beschik over goede Engelse taalvaardigheid.
- Behandel ongeveer 10 telefoongesprekken per dag.
- Ervaring met het ondersteunen van een leidinggevende of bedrijfseigenaar heeft sterk de voorkeur.
- Gebruik Lawmatics, RingCentral, Google Workspace en Microsoft Office Suite vakkundig.
- Heb minstens één jaar ervaring als executive assistant of in administratieve ondersteuning.
- Beschik over sterke vaardigheden in agendabeheer en planning.
- Voer geavanceerde e-mailtriage uit en communiceer professioneel schriftelijk.
- Breng uitzonderlijke nauwkeurigheid en organisatorische vaardigheden mee.
- Anticipeer proactief op behoeften.
- Pas u gemakkelijk aan veranderende prioriteiten aan.
- Pas sterke probleemoplossende en besluitvormingsvaardigheden toe.
- Gebruik goed beoordelingsvermogen en discretie bij het optreden als poortwachter.
- Voel u prettig bij het beheren van zowel zakelijke als persoonlijke verantwoordelijkheden.
- Engels en Spaans worden als talen genoemd.
Voordelen
- Mogelijkheid om op afstand te werken.
- Werkplek gecertificeerd als Great Place to Work.