Job Duck vermittelt Fachkräften Vollzeitstellen im Homeoffice zur Unterstützung von Unternehmen mit Sitz in den Vereinigten Staaten. Die Tätigkeitsbereiche umfassen unter anderem juristische Assistenz, Marketing, Unterstützung von Führungskräften und Fallmanagement für Kundinnen, Kunden und Teams aus Beratung, Marketing und Rechtswesen. Das Unternehmen unterstützt Remote-Fachkräfte dabei, von zu Hause aus nachhaltige Karrieren aufzubauen, und bietet kontinuierliche Betreuung sowie Ressourcen zur beruflichen Weiterentwicklung.
Virtuelle/r Executive- und Verwaltungskoordinator/in I bei Job Duck (Remote in Honduras)
Sie leisten remote Unterstützung in den Bereichen Executive- und Verwaltung für Führungskräfte von Arbeitgebern mit Sitz in den USA. Sie koordinieren Kalender, Kommunikation, Marketinglogistik, persönliche Aufgaben und Reisevorbereitungen.
Beschreibung
- Koordinieren Sie persönliche und häusliche Erledigungen, einschließlich Terminen für die Reinigung und Abholung von Lebensmitteln sowie ähnlicher Aufgaben.
- Verwalten Sie berufliche, familiäre und persönliche Kalender und Termine.
- Bearbeiten Sie die Kommunikation für Rennserien und organisieren Sie damit verbundene Bestellungen und logistische Abläufe.
- Überwachen Sie Marketingaktivitäten, Bestellungen, Lieferungen und Nachfassaktionen.
- Pflegen Sie Listen von Empfehlungspartnern und koordinieren Sie Mailings, Produkteinführungen und den Versand von Werbematerialien.
- Organisieren Sie Geschäfts- und Familienreisen, einschließlich Flügen, Unterkünften, Mietwagen und damit verbundenen Arrangements.
- Agieren Sie als vertrauenswürdige Schnittstelle und Gatekeeper für eine Führungskraft.
- Überwachen Sie die Kommunikation und verwalten Sie Prioritäten präzise und diskret.
Anforderungen
- Verpflichten Sie sich zu einer festen Vollzeitstelle als Executive Assistant.
- Richten Sie Ihre Arbeitszeiten an den Geschäftszeiten der EST-Zeitzone aus.
- Weisen Sie Englischkenntnisse nach.
- Bearbeiten Sie ungefähr 10 Anrufe pro Tag.
- Erfahrung in der Unterstützung einer Führungskraft oder eines Unternehmers ist stark bevorzugt.
- Beherrschen Sie Lawmatics, RingCentral, Google Workspace und die Microsoft Office Suite sicher.
- Verfügen Sie über mindestens ein Jahr Erfahrung als Executive Assistant oder in der administrativen Unterstützung.
- Zeigen Sie ausgeprägte Fähigkeiten in Kalenderverwaltung und Terminplanung.
- Führen Sie eine anspruchsvolle E-Mail-Triage durch und kommunizieren Sie schriftlich professionell.
- Bringen Sie außergewöhnliche Detailgenauigkeit und Organisationsfähigkeit mit.
- Erkennen Sie Bedürfnisse durch eine proaktive Arbeitsweise frühzeitig.
- Passen Sie sich sicher an wechselnde Prioritäten an.
- Wenden Sie ausgeprägte Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten an.
- Üben Sie bei der Tätigkeit als Gatekeeper ein gutes Urteilsvermögen und Diskretion aus.
- Fühlen Sie sich wohl dabei, sowohl geschäftliche als auch persönliche Aufgaben zu verwalten.
- Englisch- und Spanischkenntnisse werden genannt.
Zusatzleistungen
- Möglichkeit zur Remote-Arbeit.
- Als Great Place to Work zertifizierter Arbeitsplatz.