11 – 50 Medewerkers
OnderwijsFull Stack Academy is een onderwijsaanbieder die in 2012 is opgericht en technologiebootcamps verzorgt op het gebied van softwareontwikkeling, cybersecurity, data-analyse en kunstmatige intelligentie. De voltijdse en deeltijdse programma’s combineren intensief, praktijkgericht onderwijs met ondersteuning voor cursisten in verschillende fasen van hun ontwikkeling, van beginners tot ervaren professionals. Daarnaast biedt de academie middelen voor loopbaanontwikkeling en brengt zij afgestudeerden in contact met een breder netwerk van werkgevers die geïnteresseerd zijn in technologietalent.
Office Manager – Plano (Hybride functie)
Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor faciliteiten, de agenda van de directie, reizen, IT-assets en financiële administratie. Je ondersteunt de activiteiten in Plano binnen een overwegend remote hybride werkmodel.
Beschrijving
- Toezien op kantoorvoorzieningen, leveranciers, onderhoud, servicecontracten en de inkoop van benodigdheden
- Beheren van inkomende post, pakketten en leveringen en uitvoeren van de bedrijfsprocedures voor verzending
- Handhaven van veiligheidsbeleid op de werkplek en operationele standaarden
- Afstemmen van kasgeld en lokale uitgaven met het Finance-team
- Coördineren van een groot aantal vergaderverzoeken voor de CEO, concurrerende prioriteiten afwegen en agendaconflicten proactief oplossen
- Organiseren van binnenlandse en internationale reizen, accommodaties en vervoer
- Opstellen van uitgebreide reisplanningen
- Bijhouden van gegevens over de toewijzing, inlevering en staat van laptops en hardware
- Samenwerken met de interne IT-afdeling aan het beheer van hardware-assets
- Verwerken van administratieve facturen en bewaken van factureringsschema’s van leveranciers
- Opstellen en indienen van onkostendeclaraties
- Maandelijkse operationele kosten volgen ten opzichte van goedgekeurde budgetten
- Samenwerken met Finance om budgetafwijkingen te onderzoeken en op te lossen
Vereisten
- Een bacheloropleiding in bedrijfskunde, management, hospitality of een verwante richting heeft de voorkeur
- Minimaal 10 jaar ervaring in office management, directieondersteuning, facilitair management of een vergelijkbare functie
- Zeer georganiseerd, met sterke vaardigheden op het gebied van tijdmanagement en het vermogen om meerdere prioriteiten in balans te houden
- Ervaring met het beheren van directieagenda’s en complexe planningsbehoeften
- Ervaring met het coördineren van binnenlandse en internationale reizen
- Aantoonbare ervaring met het beheren van leveranciers en het coördineren van dienstverleners
- Ervaring met het beheren van kantoorbenodigdheden, faciliteiten en administratieve activiteiten
- Praktische kennis van het bijhouden van uitgaven, factuurverwerking en budgetcoördinatie
- Ervaring met het beheren van IT-assets en inventaris heeft de voorkeur
- Sterke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden
- Vaardig met Microsoft Office, Google Workspace en gangbare platforms voor planning en samenwerking
- In staat en bereid om zelfstandig op afstand te werken en effectief samen te werken met teams en leveranciers
- In staat en bereid om indien nodig periodiek naar het kantoor van het bedrijf in Plano, Texas, te reizen en daar te werken
Voordelen
- Mogelijkheid om deel te nemen aan het 401(k)-plan van het bedrijf
- Werknemersvoorzieningen zijn beschikbaar onder voorbehoud van de toepasselijke planvoorwaarden en deelnamevereisten
- Hybride en remote werkregeling
- Vereiste kantoorbezoeken worden waar praktisch mogelijk doorgaans met een redelijke voorafgaande kennisgeving aangekondigd