エグゼクティブアシスタント - IAファイナンシャルグループ ハイブリッド勤務
IAファイナンシャルグループで、2名の副社長を支援するエグゼクティブアシスタントです。この職務では、経営幹部の調整、ガバナンス会議、コミュニケーション、文書管理、管理業務を担当します。
仕事内容
- 2名の副社長に対して、予定、コミュニケーション、優先事項、出張、経営幹部関連の業務を管理し、先回りした管理・運営サポートを提供する
- 経営会議、ガバナンス委員会、戦略イベントを企画し、議題、会議資料、アクション管理、フォローアップまで担当する
- 経営幹部向けの書簡、レポート、プレゼンテーション、その他の業務文書を作成、編集、翻訳、書式設定する
- エグゼクティブアシスタント、社内チーム、社外の関係者と連携し、業務活動を効果的に調整・遂行する
- 入社手続き、セキュリティ申請、組織変更、従業員エンゲージメント施策、その他の業務プロセスを支援する
- 正確性と機密性に細心の注意を払い、従業員データと組織図を管理する
- 管理プロセスを改善し、経験の浅い管理部門の同僚を指導または支援する
- 必要に応じて、特別プロジェクトや変化する事業上の優先事項を支援する
応募要件
- 複雑で変化の速い組織で、経営幹部または上級管理職を支援する業務において、段階的に責任範囲を広げながら5～10年の経験があること
- 競合する優先事項や緊急の期限に対応できる、高度な組織力と時間管理能力
- 機密性の高い業務情報や従業員情報を扱う際の慎重さ、適切な判断力、プロフェッショナリズム
- 確立された手順や前例に基づいて実務的な意思決定を行う、優れた問題解決能力
- 社内各チームのリーダー、同僚、関係者と生産的な関係を築き、協働できる実績
- 明確で洗練された口頭および文書によるコミュニケーション能力
- Teams、Outlook、Word、Excel、PowerPoint、SharePoint、OneNoteを含むMicrosoft 365の高度なスキル
- 効率を高め、管理業務を合理化するために、AIや新しいデジタルツールを責任を持って活用できること
- 直属の監督権限がなくても、同僚を支援し指導できること
- トロントまたはモントリオール/ブロサールのオフィスで勤務し、変化する経営幹部および事業上の要件に適応できること
- 高度な英語力が必須
- 高度なフランス語力が必須。さらにフランス語に対応できることは大きな強みとなる
福利厚生
- 専門能力の開発と、卓越性への共通の取り組みを両立する職場環境
- 個人の業務効率と組織の成長を支援するAIツールの利用
- 従業員が能力を伸ばせる、健康、安全、公平でインクルーシブな環境
- 柔軟性のあるハイブリッド勤務と、刺激的で革新的なワークスペースの利用
- 柔軟な団体保険プラン
- 競争力のある退職貯蓄プラン
- 従業員株式購入プラン
- 休暇、ウェルネス、自己啓発のための休暇日
- 遠隔医療サービス
- 従業員・家族支援プログラム
- 人間工学に基づく家具プログラム
- 業績賞与
- IA製品の割引