Wellness Road Psychology est un cabinet de santé mentale qui propose des thérapies fondées sur des données probantes aux personnes confrontées à l’anxiété, à la dépression, au TDAH, au TSPT, au deuil, à des questionnements liés à la communauté LGBTQIA+ et à d’autres difficultés émotionnelles. Son équipe de psychologues, de travailleurs sociaux et de conseillers en santé mentale agréés propose des thérapies individuelles, de couple, familiales, pour enfants, adolescents et femmes, en présentiel comme en ligne. Le cabinet reçoit ses clients dans ses locaux à New York, Tarrytown, Jersey City et Houston, et accepte plusieurs grands régimes d’assurance maladie. Les soins comprennent des consultations gratuites de 15 minutes ainsi qu’une aide pour la prise de rendez-vous et les démarches liées à l’assurance.
Responsable administratif à distance pour un cabinet de psychologie
Gérez l’accueil des clients, les rendez-vous, les accréditations, la facturation et l’intégration des cliniciens au sein d’un cabinet de psychologie à distance. Contribuez au respect des obligations dans plusieurs États et à l’amélioration des opérations quotidiennes à mesure que le cabinet se développe.
États-Unis65 000 $ – 70 000 $ / an
À distanceTemps pleinIntermédiaireSeniorLangue Requise : anglaisAdministrationDescription
- Répondre aux demandes des nouveaux clients par téléphone et par e-mail
- Orienter les clients vers des cliniciens selon leur assurance, les autorisations d’exercice, la spécialité et les disponibilités
- Vérifier la couverture d’assurance ou le mode de paiement, puis programmer les premières séances
- Gérer les agendas des cliniciens dans SimplePractice, Headway et Zocdoc
- Coordonner les accréditations et renouvellements des cliniciens, les profils CAQH, les attestations, les licences et les échanges avec les organismes payeurs
- Traiter les paiements le jour même et assurer la liaison avec le prestataire externe de facturation
- Suivre les finances chaque semaine, préparer les rapports de paie et gérer la rémunération des cliniciens
- Intégrer les membres de l’équipe via Rippling et tenir à jour les dossiers des salariés et des prestataires
- Contribuer à la gestion de la paie et aux déclarations fiscales de l’employeur dans plusieurs États
- Coordonner les demandes de dossiers, les citations à comparaître et les questions de conformité
- Tenir à jour les procédures opérationnelles standard, les modèles de contrats et les dossiers administratifs
- Recruter des cliniciens et les intégrer aux systèmes et annuaires du cabinet
- Mettre à jour les profils des cliniciens, le contenu du site web, les enquêtes auprès des patients et les formulaires de retour des cliniciens
- Coordonner les opérations quotidiennes à distance avec la direction générale et les directeurs de clinique
- Améliorer l’expérience des clients, suivre les indicateurs clés de performance et la productivité des cliniciens, et soutenir les initiatives de développement
Exigences
- Maîtriser les logiciels CRM et de gestion de cabinet, ou apprendre rapidement à utiliser de nouvelles technologies
- Faire preuve d’une grande attention aux détails et gérer plusieurs tâches sur différents systèmes
- Une expérience en accréditation auprès des assurances, en facturation médicale ou en administration des soins de santé constitue un atout majeur
- Faire preuve de solides compétences en communication, en organisation et en résolution de problèmes
- Remplir le court questionnaire écrit requis
- Être disponible pendant les heures de bureau et faire preuve de flexibilité pour traiter des problèmes occasionnels le soir ou le week-end
Avantages
- Recevoir une commission de 10 $ pour chaque nouveau client dont le rendez-vous est planifié et qui assiste à au moins huit séances