Cluttons bietet Dienstleistungen rund um Gewerbe- und Wohnimmobilien an, darunter Verwaltung, Investitionen und Projektentwicklung. Die partnergeführten Teams beraten Unternehmen, Projektentwickler und private Investoren und stimmen ihre Unterstützung darauf ab, Immobilien zu verwalten und ihren Wert sowie ihre Effizienz zu steigern. Mit einer Präsenz in mehr als 50 Ländern ist Cluttons auf einem breit gefächerten internationalen Immobilienmarkt tätig.
Senior Sachbearbeiter:in für Bewertungsunterstützung
Unterstützen Sie die Bewertungsteams von Cluttons mit administrativen Aufgaben, Datenpflege und Berichten. Die hybride Vollzeitstelle ist in London angesiedelt und Teil einer kooperativen Immobilienberatung.
Beschreibung
- Koordinieren Sie administrative Aufgaben für die Bewertungsteams – von der Aufnahme neuer Kunden und Rechnungsstellung bis zu Pipeline-Aktualisierungen und Dokumentformatierung.
- Halten Sie elektronische Auftragsakten auf gemeinsamen Laufwerken und in SharePoint vollständig, geordnet und regelkonform.
- Pflegen Sie genaue und aktuelle Daten zu Bewertungsaufträgen.
- Überwachen Sie das gemeinsame Business-Support-Postfach und das Aufgabenboard.
- Übernehmen Sie bei Bedarf Empfangs- und Betreuungsaufgaben für das gesamte Business-Support-Team.
- Unterstützen Sie den Bewertungsberichtsprozess in Valos, halten Sie die Aufzeichnungen korrekt und helfen Sie Kolleg:innen bei der Nutzung des Systems.
- Bearbeiten Sie überlaufende Anrufe an die Telefonzentrale.
- Vertreten Sie Kolleg:innen während ihrer Abwesenheit.
- Machen Sie sich mit den Anforderungen von Kunden und Kreditgebern vertraut und berücksichtigen Sie diese in den Verwaltungsabläufen.
- Erkennen Sie Aufgaben, die von den Bewertungsverantwortlichen an den Business Support übergehen können, damit diese mehr Zeit für technische und kundenbezogene Tätigkeiten haben.
- Setzen Sie konkurrierende Prioritäten der Bewertungsteams in Einklang und kommunizieren Sie klar, wenn Fristen oder Anforderungen miteinander kollidieren.
Anforderungen
- Erfahrung in Business Support, Betriebsabläufen, Teamunterstützung oder einer vergleichbaren Funktion.
- Ausgeprägte Kommunikations- und Sozialkompetenz.
- Sehr gute Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, mehrere konkurrierende Prioritäten zu bewältigen.
- Sicherer Umgang mit leitenden Ansprechpartner:innen sowie die Fähigkeit, Kolleg:innen respektvoll an vereinbarte Aufgaben und Fristen zu erinnern, sie darauf anzusprechen und deren Einhaltung einzufordern.
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office sowie Erfahrung mit Systemen, Prozessen und Daten.
- Erste Erfahrung in der Koordination oder Umsetzung kleinerer Projekte und Prozessverbesserungen.
- Professionelles Auftreten und angemessener Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Positive, proaktive und zuverlässige Arbeitsweise.
- Sicheres Arbeiten in einem geschäftigen Umfeld mit Fristen.
- Interesse daran, Fachwissen aufzubauen und ein wichtiger Teil der unterstützten Teams zu werden.
- Von Vorteil: Erfahrung mit Valos oder einer anderen Bewertungs- oder Berichtsplattform.
- Von Vorteil: Hintergrund in der Immobilienbranche, im Vermessungswesen oder in der Bewertung.
- Von Vorteil: Erfahrung mit Bewertungsberichten oder Immobilienaufträgen.
- Von Vorteil: Erfahrung mit Monday.com.
- Von Vorteil: Erfahrung mit Kundenaufnahme, Abrechnung oder Verwaltungsaufgaben in den Bereichen Audit und Compliance.
Zusatzleistungen
- 25 Urlaubstage pro Jahr, mit steigender Betriebszugehörigkeit bis zu maximal 30 Tagen.
- Verbessertes automatisches Pensionsbeitrittssystem.
- Lebensversicherung.
- Zinsfreie Darlehen für Fahrkarten im öffentlichen Nahverkehr.
- Fahrrad-Leasing-Programm Cycle to Work.
- Gutscheine für Grippeimpfungen und Augenpflege.
- Mitarbeiter-Unterstützungsprogramm mit rund um die Uhr verfügbarer Unterstützung für Gesundheit und Wohlbefinden.
- Zugang zur telemedizinischen Hausarzt-App Help@Hand.
- Rabatte bei Einzelhändlern, Restaurants, Supermärkten sowie für Freizeit- und Fitnessangebote.
- Familien- und Wohlbefindensrichtlinien mit verbessertem Mutterschaftsgeld sowie Angeboten zu Menopause, Neurodiversität, Unterstützung für pflegende Angehörige und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.
- Flexibles Leistungspaket.
- Möglichkeit, bis zu fünf zusätzliche Urlaubstage zu erwerben.
- Ermäßigte Fitnessstudio-Mitgliedschaft.
- Vergünstigte Zahnzusatzversicherung.
- Vergünstigte private Krankenversicherung.
- Vergünstigte Versicherung gegen schwere Erkrankungen.