Paired ist ein strategisches Personalvermittlungsunternehmen, das Unternehmen beim Aufbau globaler Teams unterstützt, indem es internationale Fachkräfte sucht, prüft und vorstellt. Die Vermittlung umfasst Positionen von administrativer Unterstützung und Führungsaufgaben bis hin zu Stellen in Marketing, Engineering und Vertrieb. Durch die Übernahme wichtiger Teile des Einstellungsprozesses ermöglicht Paired Unternehmen den Zugang zu qualifizierten internationalen Talenten und unterstützt zugleich ein kosteneffizienteres Wachstum der Belegschaft.
Assistenz der Geschäftsführung für den Gründer einer Marketingagentur
Unterstütze den Gründer einer Marketingagentur mit Sitz in Dubai remote bei geschäftlichen und persönlichen Aufgaben und koordiniere Reisen, Termine, Haushaltsabläufe und Lifestyle-Logistik. Koordiniere internationale Dienstleister und dringende Anfragen über die Zeitzonen von Dubai und Europa hinweg.
Beschreibung
- Organisiere private Reisen, einschließlich Flügen, Unterkünften, Transport, Restaurantreservierungen und Reiseplänen.
- Verwalte private Termine und Verpflichtungen, von Arzt- und Fitnessterminen bis hin zu Pflege- und Freizeitaktivitäten.
- Kümmere dich vorausschauend um Visumsverlängerungen, Aufenthaltsdokumente, Lizenzen und andere private Verwaltungsaufgaben.
- Behalte die Haushaltsabläufe im Blick und koordiniere Dienstleister, Wartungsarbeiten, Lieferungen, Installationen, Reparaturen und die Kommunikation rund um Immobilien.
- Erledige Besorgungen, recherchiere Bezugsquellen, kümmere dich um Rückgaben und Umtausch sowie um Geschenkekäufe.
- Stimme dich mit Buchhaltern, Anwälten, der Hausverwaltung, Concierge-Diensten und anderen Dienstleistern ab.
- Reagiere effizient auf dringende und kurzfristige organisatorische Anfragen.
- Halte den Kalender über mehrere Zeitzonen hinweg aktuell.
- Erkenne mögliche Probleme und löse sie eigenständig.
- Wahre die Vertraulichkeit und handle professionell und diskret.
- Erkenne Herausforderungen frühzeitig und gehe sie proaktiv an.
- Arbeite selbstständig und treffe zeitnah fundierte Entscheidungen.
- Kommuniziere klar, präzise und professionell.
- Bewahre auch unter Druck Ruhe und Leistungsfähigkeit.
- Koordiniere und betreue internationale Dienstleister eigenständig.
Anforderungen
- Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in der Unterstützung eines Gründers, einer Führungskraft, eines Unternehmers oder einer Person auf C-Level.
- Verfügbarkeit über die Zeitzonen von Dubai und Europa hinweg.
- Umfangreiche Erfahrung in der ortsunabhängigen Zusammenarbeit über mehrere Zeitzonen hinweg.
- Ein gepflegtes, professionelles Auftreten.
- Sicheres Auftreten im gesellschaftlichen Umfeld und ausgeprägte emotionale Intelligenz.
- Nachweisliche Erfahrung in anspruchsvollen Umfeldern mit vermögenden und leistungsstarken Persönlichkeiten.
- Hohe Reaktionsfähigkeit, Genauigkeit und Zuverlässigkeit.
- Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Englischkenntnisse sowie starke Kommunikationsfähigkeiten.
- Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten zu bewältigen.
- Eine proaktive, pragmatische Arbeitsweise und die Fähigkeit, ohne enge Anleitung zu arbeiten.
- Sicherheit im Umgang mit großer Verantwortung, wechselnden Zeitplänen und dringenden Anfragen.
- Ausgeprägte Fähigkeiten in der Online-Recherche und Problemlösung.
- Professionelle Gelassenheit auch unter Druck.
- Erfahrung mit internationaler Reise- und Lifestyle-Logistik ist ausdrücklich erwünscht.
- Bewerberinnen und Bewerber, die ausschließlich über Junior-Erfahrung als virtuelle Assistenz oder Berufseinsteiger-Erfahrung in der Verwaltung verfügen, werden möglicherweise nicht berücksichtigt.
- Diese Stelle ist nicht für Junior-Assistenzen geeignet, die eine Einarbeitung oder Schulung suchen.
- Diese Stelle ist nicht für Personen geeignet, die kontinuierliche Anleitung benötigen.
- Diese Stelle ist nicht für Personen geeignet, die Schwierigkeiten mit Dringlichkeit oder wechselnden Prioritäten haben.
- Diese Stelle ist nicht für Personen geeignet, die ein stark strukturiertes Unternehmensumfeld bevorzugen.
- Diese Stelle ist nicht für Personen geeignet, die nicht über feste Arbeitszeiten hinaus arbeiten können.
- Personen ohne vorherige Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften oder Gründern sind für diese Stelle nicht geeignet.
Zusatzleistungen
- Wettbewerbsfähige Vergütung.
- Zusammenarbeit mit schnell wachsenden Premiummarken.
- Vollständig ortsunabhängige Arbeit in einem dynamischen, wachstumsorientierten Team.
- Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und zum Aufstieg.