シニア管理アシスタント
がん治療薬を手がけるBeOne Medicinesで、シニアレベルの管理サポートを担当します。 幹部の予定、出張、イベント、調達、経費、面接、従業員の入社手続きを調整します。
仕事内容
- 担当チームに先回りした管理サポートを提供します。
- 日々の業務が円滑に進むよう、運営業務を処理します。
- 複雑なカレンダーと日々のスケジュールを管理します。
- 会議やイベントを企画・調整し、ロジスティクスも手配します。
- 国内外の出張を手配します。
- 候補者の面接日程を調整し、州外から来る候補者の移動を手配します。
- オフィス用品の在庫を確保します。
- 事業の優先事項に沿って管理プロセスを改善します。
- ベンダーや調達部門と連携し、入社手続き、購買申請、発注書、請求書や支払いのフォローアップを調整します。
- 経費報告書を提出し、法人カードの利用明細を照合します。
- 幹部の通信を管理し、関連する記録や書類を保管します。
- 通信内容や文書の機密性を守ります。
- 新入社員の入社手続き、機器の準備、オリエンテーション、関連会議を手配します。
- 社内チームとの関係を構築し、維持します。
- 来訪者の一般的な要望に対応します。
- ケータリングの手配を含め、社内イベントの企画・運営を支援します。
- 必要に応じて追加の業務を担当します。
応募要件
- シニアリーダーをサポートした経験が5年以上あること。複数分野での経験があれば尚可。
- 複数のビジネスパートナーや競合する優先事項の間で業務を調整した豊富な経験があること。
- 変化が速く曖昧さのある環境で、自立して業務を進められること。
- 優先事項が次々と変わる環境で、自律的に業務を遂行できること。
- 優れた組織力、コミュニケーション力、チームワーク、問題解決力があること。
- あらゆる階層のマネージャーや同僚と効果的な業務関係を築けること。
- 前向きで、主体的に取り組む姿勢があること。
- Microsoft Office、Outlook、Concur、Zoom、Microsoft Teamsを使いこなせること。
- 学士号を有すること。
福利厚生
- 非営業職向けの年間賞与制度。
- 営業職向けのインセンティブ報酬制度。
- 裁量による株式報酬。
- 従業員株式購入制度。
- 医療保険。
- 歯科保険。
- 眼科保険。
- 401(k)プラン。
- フレキシブル支出口座および医療貯蓄口座。
- 生命保険。
- 有給休暇。
- ウェルネスプログラム。
